今導入すべき？ 受注管理システム、外部依頼の検討ポイント

皆様はじめまして株式会社ZONZONの代表の山本哲也と申します。今回、受注管理システムの専門家として受注管理システムの導入から運営まで連載させて頂きます。

実店舗の経営、ネットショップでの経営を経て現在の受注管理システムの会社の経営を行っております。実店舗の運営は20代前半の4年間、ネットショップの経営は20代中盤の5年間、20代後半より現在の受注管理システムの会社へとシフトしております。常に経営者の立場でしたので、その経験を元に経営者視点からの執筆を行いたいと思います。若輩者ではありますがよろしくお願い致します。

方程式で簡単チェック！導入のタイミングはここで判断

受注管理システムを導入する判断基準のお話をさせていただきます。
1.１日の受注件数がどれくらいか
2.人件費はどれくらいかかっているか
3.あなたのショップは人による対応とシステムでの対応どちらがよいか

受注管理システムを導入するかどうかの判断は以下の方程式を使って"簡単に"判断することができます。

【受注管理システム導入で短縮できる時間　×　1時間あたりの人件費】

上記の方程式により"仮に"1日に短縮できる時間を2時間、時給1000円の人件費とすると
「2時間 × 1000円 = 2000円」 (1日2千円のコスト削減)

これを1か月分と計算して
「2000円 x 20日 = 40000円」(1か月4万円のコスト削減)
となり、1か月4万円のコストが受注システムを導入すべきかどうかの判断基準になります。受注システム導入により短縮できる時間は、受注システム会社に問い合わせることによりある程度予測することが可能です。

受注システム会社に問い合わせる上で注意していただきたい点は、社内での事前のミーティングを行い、自社の1日の受注業務を正確に把握することです。1日の業務を把握したら細分化してそれぞれに必要な時間を計ってください。

例として
・サンクスメールの送信完了　45分
・配送伝票の印刷　30分
・ピッキングリスト印刷　25分
・発注書の印刷　75分
・発送完了メールの送信完了　60分
　
上記の様に作業内容と必要時間を把握してください。
　
受注システム会社に、自社の改善したい業務内容を把握しずに問い合わせをしても良い答えを得ることはできません。受注業務の改善点を正確に把握することは、今後のネットショップ運営においてもとても大切なことですので、社内での事前ミーティングには特に力を入れてください。

改善点を受注システム会社に問い合わせて頂ければ、ある程度は短縮できる時間を教えて頂けます。受注システムの会社にはそれぞれ得意とする分野がありますので、自社に合った受注システム会社を選ぶことも重要です。(受注システム会社の選び方については次回掲載予定です)

ぜひ知っていきたい！受注管理システム導入の注意ポイント

受注システム導入により気をつけて頂かないといけないのは「システムは正確にミスをする」ということです。システムは同じ処理を繰り返し行うことは得意ですが、人間のように臨機応変に対応することはできません。

例として
・沖縄、北海道、離島は運送会社が変わるので変更しなければいけない
・予約商品を購入しているお客様にはサンクスメールに追記しなければいけない
・前回購入時にクレームのあったお客様にはサンクスメールにフォローの追記をしなければいけない
・注文時の備考欄にコメントのあった場合には適切な返事をサンクスメールに追記しなければいけない
など、店舗様によってそのバリエーションは多くあります。

効率化の為に導入したシステムに振り回されてしまい、逆に導入前の人が作業したほうが時間が早かった...というのはよく聞く話しです。カスタマイズによって対応可能なケースもありますが、カスタマイズも費用がかかりますので事前の調査が重要です。
　
以上、受注システムを導入する判断基準と注意点をご説明致しました。次回は受注システムの種類とそのメリットデメリットをご説明いたします。