EC事業者の要望に応えメール共有ツール「メールワイズ」が受注管理システムと連携

左：株式会社日本ビジネス・サポート 土井 崇史 氏
右：サイボウズ株式会社 別府 克則 氏

サイボウズ株式会社（以下、サイボウズ）のメール共有ツール「メールワイズ」は、株式会社日本ビジネス・サポート（以下、日本ビジネス・サポート）の受注管理システム「頑張れ♪店長！」「店舗アップ♪」と連携。「メールワイズ」としては、EC系サービスと連携するのは今回が初となる。この連携、実は多くのEC事業者から連携の要望があったのだという。

今回、連携に至った経緯と連携後の展開についてサイボウズの別府克則氏と、日本ビジネス・サポートの土井崇史氏にお話を伺った。

導入件数7,000社の「メールワイズ」と、受注管理を徹底的に効率化する「頑張れ♪店長！」「店舗アップ♪」

――まずは両社のプロフィールから教えて下さい。

別府　サイボウズはチームワークを支援するツールを開発・提供する会社です。サービスの一つであるメール共有ツール『メールワイズ』はもともと自社向けに開発したものでした。2001年頃に、グループウエア『サイボウズ Office』が一気に伸び、受発注やお問い合わせ管理が一般のメーラーでは対応しきれなくなってきました。そこで、社内業務を効率的に処理するために開発したのです。

数年間は社内で使っていたのですが、ある取材を受けてその社内向けシステムを公表する機会がありました。すると、『メールワイズ』に関するお問い合わせが増えたため、一般企業向けに開発をし直し、2003年に販売をスタートしました。導入は現在までに7,500社。顧客対応が多いサービス業や小売、コールセンター、マーケティングの企業が多い傾向にあります。

土井　日本ビジネス・サポートはネット通販向けのシステムを販売する会社です。2001年に北海道でECも手がけるカニ販売店さんから受注管理ソフトのご依頼をいただき、システムを開発しました。そのカニ販売店さんは当時、社長さんが一人で1日中作業をしており、システム化に踏み切られたのです。その後、実際にシステムをお使いになり、『うちのように困っている店舗はたくさんあるから、このシステムを販売してぜひ役立ててもらってほしい』とのお声をいただき『頑張れ♪店長！』というネーミングをつけて広く販売をスタートいたしました。その後、その構造をイチから作り直してバーションアップしたのが『店舗アップ♪』で、こちらは2014年に販売を開始しています。

『頑張れ♪店長！』『店舗アップ♪』はレイアウトの調整や文字の色、サイズの変更などがエクセルで画像を扱うように直感的に変更出来ることをはじめ、店舗さんの運営に応じて柔軟なカスタマイズができるのが特徴です。

「メールワイズと連携してほしい」とのニーズに応え、１年かけて連携に成功！

　　　日本ビジネス・サポート 土井 崇史 氏

ーーどのような背景があり、連携に至ったのでしょうか？

土井　弊社の『頑張れ♪店長！』や『店舗アップ♪』を導入するEC企業の多くが『メールワイズ』を活用しておられ『連携してほしい』というお声をいただいていました。そして、実は弊社自身も『メールワイズ』のユーザーでしたので、ぜひ連携したいという気持ちがありました。そこで昨年の12月くらいから別府さんにアポを取って、一度サイボウズさんに押しかけたんです（笑）。

別府　そのときは『APIも公開していないから』とお断りしたんです。なんとかできないかと開発チームにも相談したんですが、やはり『仕様書は公開しておらず、外向けに整えたドキュメントがないので無理』と言われて。

土井　それでも、弊社の開発担当者がどうしても諦めきれず、その日からいろいろと調べたのですが、ある日開発担当者が裏技を見つけてきたんです。『メールワイズの“JavaScriptカスタマイズ機能”をつかえば連携できる』と。この機能は開発言語であるJavaScriptを利用することで、『メールワイズ』の設定画面以外をカスタマイズできる機能なのですが、早速試してみたら連携できたんです。メールワイズさんとどうしても連携がしたいという情熱が通じた瞬間でした。

別府　実は自社製品以外との連携は初めてのことでした。通常、連携はAPIで行うものなので、日本ビジネス・サポートさんの着眼点はすごいと思います。

土井　うちの開発担当者はよく見つけたなと思います（笑）。弊社のユーザーさんには熱烈な『メールワイズ』のファンがいらっしゃるのですが『メールワイズは機能はもちろん、サポートもすごくいい。他の企業だと無料期間は２週間程度で、気づくと終わっているけれど、『メールワイズ』は１ヶ月あるので、いろいろな機能を使うことができる』など、会うたびにメールワイズの話をされていたんです。そういうファンの声にも応えることができてよかったです。

メールアドレスをキーとして、ボタンひとつで注文履歴を抽出！

　　　株式会社サイボウズ 別府 克則 氏

――連携によって、どのようなメリットが生まれましたか？

土井　お客様からの商品変更や住所変更、注文キャンセルなどのメールが届いたときに、これまではまずメールから個人情報や受注番号をコピーして、『頑張れ♪店長！』や『店舗アップ♪』で注文情報を探し出す必要がありました。複数の画面を行き来するわけですから、結構手間と時間のかかる作業です。それが連携することによって、メールワイズ内のボタンをひとつ押すだけで、メールから注文情報を検索できるようになりました。あるいは件名に受注番号が入っていれば、ピンポイントで、そのお客様の注文を、『頑張れ♪店長！』や『店舗アップ♪』上に表示させることができますので、かなり便利になったのではないかと思います。

別府　今後は、実際に連携して使っていただいているお客様にヒアリングを行い、ニーズを確認した上で、連携に関する専用のページをつくって販売を進めていく予定です。

他のEC向けシステムとの連携については、今回の『頑張れ♪店長！』『店舗アップ♪』のようにやっていけるのであれば、ぜひご一緒していきたいと思っています。

土井　そもそもメール共有システムを使っていない企業もありますが、メールの見逃しや重複対応などが起きてしまうと、お客様からの信頼度が落ちてしまいます。店舗の規模は小さくても、メール担当者が２人以上いるならすぐにでも使ったほうがいいと思っています。

別府　メール共有システムは、有料ツールの中でも優先順位が低くなりがちなのですが、顧客対応に関わる重要な部分ですよね。『メールワイズ』はコストも他社のシステムより安いですから、ぜひご検討いただきたいです。