受注管理とは？業務内容やシステム導入のメリット・デメリット

顧客の注文から発送までを管理する「受注管理」。受注管理とはどのような業務を指すのか、具体的な業務内容や重要性について知りたい担当者もいるのではないだろうか。
　
今回は受注業務の役割や課題に加え、受注業務を自動化することが可能な「受注管理システム」の概要やメリット・デメリットなどを紹介する。自社の受注業務を見直して、受注管理の効率化を目指そう。

目次

●受注管理とは、受注から出荷するまでの管理業務
●受注管理の重要性と課題
●受注管理を効率化する「受注管理システム」とは
●受注管理システムを導入するメリット
●受注管理システムを導入するデメリット
●受注管理システム導入で成功するためのポイント
●まとめ

受注管理とは、受注から出荷するまでの管理業務

受注管理とは販売管理プロセスの1つで、ECサイトなどを通じて顧客から注文を受けた際に、出荷までの過程を管理する業務を指す。受注管理における、一般的な業務内容は次の通り。

1．注文の確認・データ入力
2．商品・サービスの在庫確認
3．納期の確認・顧客への連絡
4．受注伝票の作成
5．顧客向け注文請書の作成

BtoCやBtoBなどのビジネス形態によって業務フローは異なるため、自社のサービスに合わせた対応を取り入れることが重要だ。

受注管理の重要性と課題

受注管理は、発注者である顧客と受注者をつなぐ重要な役割を持つ。しかし、アナログな方法で受注管理を行っている場合、企業によっては次のような課題が生まれるケースもあるだろう。

●各種イベントやセール時期などは、リソースが足りなくなる
●受注件数の増加により、受注管理が煩雑となり人的ミスが起きる
●電話やFAXで受注する際、聞こえにくかったり読みにくかったりする　　　など

受注管理をうまく運用できない場合、自社の問題となるだけでなく、顧客に迷惑がかかり信用を失う可能性があることも知っておく必要があるだろう。

受注管理を効率化する「受注管理システム」とは

先述した受注管理の課題を解決するために、近年では受注管理をシステム化する企業が増えている。ここからは「受注管理システム」について詳しく紹介していく。

受注管理システムとは、受注管理を一元管理・自動化したもの

受注管理システムとは、「注文受付」や伝票を使って行っていた「受注後の処理」などを自動化するシステムのことだ。ECサイトを通じて多店舗展開している場合でも、複数のショッピングモールやカートシステムからの受注を一元管理、自動処理できる点が大きな特徴として挙げられる。

受注管理システムでできること

受注管理システムを導入することで可能となる、主な業務は次の通り。

●注文の受付・システムへの保存
●リアルタイムでの在庫管理
●注文書や見積書の発行
●顧客宛て確認メールの送信
●注文確定後の支払い管理
●他システムとの連携　　など

受注管理システムには、受注業務をサポートする多様な機能が備わっている。システムを導入することで、正確な受注対応が可能となるだろう。

受注管理システムを導入するメリット

受注管理システムを導入することで得られるメリットについて詳しく見ていこう。

工数削減により、ミスやコストを減らせる

受注管理システムを導入することで、これまで受注業務にかかっていた工数や作業時間、人件費を減らすことが可能となる。確認漏れなどの人的ミス削減にもつながるだろう。システムを使ったデータ管理ができるため、ペーパーレス化を実現でき、紙などの消耗品にかかるコストも不要となる。

商品が手元に届くまでのリードタイムを短縮できる

商品の注文から手元に届けるまでの「リードタイム」を短縮できることも、受注管理システム導入のメリットだ。上記で述べたように工数を削減できるほか、24時間いつでも注文の受付が可能となるためだ。

ECサイトでのショッピングでは、商品到着までのスピードや正確さが店舗評価に直結すると言われる。リードタイムの短縮によって、顧客満足度の向上も期待できるだろう。

販売チャネルを増やしても対応しやすい

複数チャネルの受注業務を一元管理できる受注管理システムは、販路拡大にも対応しやすい。売上向上の施策として販売チャネルを増やしたい場合、新たな業務負担を懸念する必要がないのは嬉しいメリットだ。

受注管理システムを導入するデメリット

受注管理システムを導入する場合、いくつかのデメリットがあることも把握しておきたい。

コストが発生する

受注管理システムを導入する場合、導入コストに加え、毎月の固定費がかかる。固定費は導入するシステムによって異なるが、1万円からが相場だろう。自社にとって受注管理システムが本当に効果的であるのか、削減可能なコストと新たにかかるコストを比較し、費用対効果を検証することが大切だ。

導入のハードルが高い

アナログからデジタルへ移行するには、多大な労力が必要となる。新しい業務フローで業務が上手くまわるのか、リスクを踏まえて検証しておく必要がある。従業員も新しいシステムの操作や手順に慣れるまで、ある程度の時間を要するだろう。

現状の活動をとめることなく、受注管理方法を変更する必要があるため、従業員の協力と入念な準備が重要であることを把握しておきたい。

顧客とのコミュニケーション機会が減る

受注管理システムを活用すると、顧客のメール対応も自動で行うことが可能だ。これにより、工数は削減できるものの、顧客とのコミュニケーション機会が減ることも理解しておきたい。定期的にメール配信を行うなど、適した方法で顧客との関係構築に取り組むことが大切だ。

受注管理システム導入で成功するためのポイント

受注管理システムには様々な種類があるため、導入時にどのシステムを選べばよいのか悩む担当者もいるかもしれない。受注管理システム導入時に検討しておきたいポイントを見ておこう。

自社の業務フローにあったシステムか？

受注管理システムを効果的に活用するには、自社の業務フローに合ったシステムを選択することが重要だ。扱う商品やサービスによって、受注管理の流れはさまざまだ。

備わっている機能を確認したり、導入事例などを参考にしたりしてシステムを検討できるとよいだろう。将来的に業務フローが変わることも想定して、導入後に機能の追加や変更が可能かどうかもチェックしておくと安心だ。

対応するショッピングサイトやカートシステムは？

受注管理システムによって対応できる「ショッピングモール」や「カートシステム」は異なる。現在利用しているECサイトとの連携が可能かどうかも、確認したいポイントだ。
　
今後、さらに販売チャネルを拡大していきたいと考えている場合は「連携可能なショッピングサイトが十分であるか」という点も調べておくことが重要である。

他システムと連携は可能か？

受注管理システムは、他のシステムと連携させることで活用の幅が広がり、より効率的なEC運営が可能となる。出荷管理システムなど、既に物流システムを利用している場合や、将来的にシステムを増やす予定がある場合は、連携可能なシステムを確認することも忘れないようにしたい。

まとめ

受注から出荷までを管理する「受注管理」は、販売管理の中でも顧客の満足度を左右する重要な業務だ。アナログな方法を用いた受注管理で課題が生じている場合は、管理を自動化することのできる「受注管理システム」の導入を検討するのも1つの選択肢である。自社においては、現状における受注管理の課題を洗い出し、システム導入の是非を検討してみてはいかがだろうか。