電話代行サービスを費用面から徹底比較！料金相場やコストカットのポイントは？
電話受付の先任者や事務員を雇用する場合、一定の給与を支払う必要があります。電話代行サービスであれば、月数万の負担でプロのオペレーターに対応してもらい、取り次ぎを受けられる点がメリットといえるでしょう。
また、電話代行サービスは対応できる範囲や費用がサービス・プランによって異なります。そのため、導入を検討する際は、複数のサービスを比較したうえで自社に適したプランを選択することが大切です。
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電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、会社にかかってきた電話をオペレーターが対応し企業へ報告するサービスです。コロナ禍によるリモートワークの普及により、かならずしも社員が会社にいるという状況ではなくなっているため、電話代行サービスの導入を検討する企業が増えています。
電話代行サービスが代行して行う業務の内容は、以下のとおりです。
従業員が電話により業務を中断することなく集中できるので、効率的に業務を行うことが可能です。
秘書代行サービスとの違い
電話代行サービスと似ている名前のサービスとして、秘書代行サービスというものを耳にしたことがある方もいるのではないでしょうか。秘書代行サービスは電話代行だけではなく、スケジュール管理などを含め、幅広い範囲で業務を代行します。ただし、2つのサービス名称を正確に使い分けている人は少なく、実際には同様のサービスとして扱われることも多いでしょう。
コールセンターとの違い
企業の窓口として、コールセンターを委託するという方法もあります。電話対応を代行してもらう点においては、電話代行サービスとほぼ同様です。
しかし、コールセンターは電話代行サービスと比べ、以下の2点が異なります。
コールセンターは、多くの問い合わせが予想される際に利用されることが多いでしょう。
電話代行サービスのメリット
電話をとるという作業は日頃の業務の一環として行われており、わざわざ外注するメリットがあるのか疑問に思う方もいるかもしれません。電話代行サービスを導入するメリットとしては、3つのポイントがあげられます。
以下では、具体的にどのようなメリットがあるのかについて紹介します。
電話応対の質を向上させられる
電話代行サービスでは、電話業務に特化したプロの人材が対応するため、電話の応対品質を向上させられます。応対品質が向上することにより、クレームを防止できたり、企業イメージをアップできたりする点もメリットの一部です。
また、サービスによっては、クレーム対応まで代行するサービスもあるため、慎重な対応が求められる顧客にも高いレベルで対応することが可能です。
業務負担・人件費を削減できる
電話のなかには、勧誘や営業が含まれていることも少なくありません。しかし、電話に出ないわけにはいかず、業務が滞ってしまうことが多くあるのではないでしょうか。電話代行サービスを利用すれば、不要な電話への対応に時間やリソースを奪われることもありません。
また、電話対応を自社でまかなう場合、人員の確保や電話応対の研修を行う必要があります。教育コストを抑えられる点も電話代行サービスのメリットといえるでしょう。
機会損失を防止できる
従業員が電話対応する場合、ほかの業務をしていたり、席を外していて不在だったりすると、電話がとれないケースもあります。しかし、なかには成約につながる問い合わせや発注などの電話が含まれているかもしれません。
ある程度規模の大きな企業であれば、電話がとれないほど人員が不足するリスクは少ないかもしれませんが、少数で運営している企業においては不在時の着信なども少なからずあるはずです。
一方、電話代行サービスを利用すれば、専任のオペレーターが常に待機しているので、貴重な機会を逃すことなく電話対応が可能です。
電話代行サービスのデメリット
ここまでさまざまな電話代行サービスのメリットを紹介しましたが、いくつかのデメリットも存在します。そのため、導入を検討する際にはデメリットを許容できるか確認しておかなければいけません。
以下では、具体的にどのような点がデメリットとなるのかについて解説します。
対応できる範囲が限られる
電話代行サービスにおいて、電話応対をするのはあくまでも外部の会社であるため、機密情報を渡すことはできません。そして、一般的な内容については受け答えができても、専門的な内容になるとやはり自社の社員が回答する必要があります。そのため、すべての電話応対を電話代行サービスに任せられない点はデメリットです。
電話代行サービスを導入したとしても、一部の電話対応は引き続き自社の社員が行わなければなりません。
コストを計算しづらい
電話代行サービスの料金は、毎月の入電数によって変わるケースが一般的です。そのため、毎月どれくらい入電があるかを予想してコストを試算することになりますが、詳細なコストを計算するのは不可能です。
月によって金額が変動するため、定額制のサービスと比べて、予算をとりにくい点がデメリットといえます。
電話代行サービスの費用相場
前述のとおり、電話代行サービスの費用を詳細に計算することはできません。しかし、利用料の内訳や費用の相場はある程度決まっているため、事前に確認しておくのがおすすめです。
以下では、電話代行サービスの費用目安について解説します。
基本の月額費用
基本料金は入電数によって変動します。目安としては、月50コールまでであれば月額5000円～、月200コールまでになると2～3万円程度です。
初期費用
初期費用の目安は2〜3万円程度です。このなかには、オペレーターの研修費やマニュアルの作成費用が含まれます。そのため、諸々の準備費用を含めて3万円前後と考えておくとよいでしょう。
オプション機能
オプション料金は、平日日中以外の時間で受付する場合にかかる料金です。土日祝日や深夜などが該当します。このような時間外の受付を依頼する場合、基本料金が通常の5倍程度に上がる傾向にあるため、注意しましょう。
また、電話受付だけでなく、データ入力などをともなう場合もオプション料金の対象です。
規定コール数の超過費用
基本料金は入電数によってあらかじめ決められていますが、基本料金で定められた入電数を超えてしまうケースもあります。その場合、超過分についての費用が加算されます。コールオーバー料とも呼ばれており、1件あたり100円から150円程度が目安です。低価格の基本料金ほど、コールオーバー料が高くなる傾向があります。
電話代行サービスの費用を抑えるポイント
電話代行サービスに限らず、サービスを利用する際にできるだけ費用を抑えるのは重要なポイントです。電話代行サービスの場合、コストカットを実現するには主に3つの方法があります。
以下では、それぞれの方法について解説します。
基本料無料のサービスを利用する
電話代行サービスのなかには、基本料金が無料で利用できるものがあります。そのようなサービスを利用すれば基本料金を抑えられるため、月額のコストも大きくなりません。ただし、無料の範囲内を超えた場合に、追加料金がどれくらいかかるのかは事前に確認しておいた方がよいでしょう。
格安プランのあるサービスを利用する
無料ではなくても、相場に比べて安い月額料金で電話代行を提供している会社もあります。ある程度の入電量が想定される場合には、かえって無料プランを選ぶより格安プランを選んだ方がお得になるケースもあるでしょう。各会社の料金を比較して検討することが大切です。
スポットプランで依頼する
繁忙期がある職場であれば、その期間だけ電話代行サービスを利用する手があります。通常の時期は従業員の電話対応だけで済ませ、忙しい時期は電話対応を委託して従業員を本業務に集中させることで、業務効率を上げることが可能です。この方法であれば、毎月固定でかかる費用負担がないため、つねに利用するよりもリーズナブルに利用できるでしょう。
【比較用】費用面でおすすめの電話代行サービス10選
続いて、おすすめの電話代行サービスについて紹介します。初期費用や月額費用がリーズナブルなサービスを中心に紹介しているため、導入を検討する際の参考にしてみてください。
あんしん電話当番サービス
あんしん電話当番サービスは、セコムグループの株式会社TMJが運営する電話代行サービスです。24時間365日のうち、希望する時間帯を1コールから選択して依頼できます。入電時の名乗りを自由に設定でき、対応した内容は随時メール報告可能です。また、よくある質問を5つまであらかじめ設定でき、複雑な疑問や専門的な質問についても代行して回答まで行ってもらえます。
料金プランは、20～120コールまで対応できる6つのベーシックプランのほか、200コール以上の入電に対応した代表電話プランや時間外電話プランも用意されており、用途により使い分けが可能です。
運営会社：株式会社 TMJ
URL：https://www.tmj.jp/anshin_denwa/">https://www.tmj.jp/anshin_denwa/
初期費用：30,000円（無料キャンペーンあり）
月額料金：平日日中80コールまで30,000円～
e秘書
e秘書を運営するベルシステム24は、電話代行サービスの先駆者といえる会社で、その歴史は35年以上です。電話取次のみを行うスタンダードコースや質疑応答にも対応したメッセージコースのほか、多言語対応コースや24時間受付などさまざまなプランが用意されています。また、スポットプランもあるため、1日だけの利用も可能です。
報告は随時メールで行われますが、オプションで電話での報告や電話転送も可能なため、重要な電話を逃すことなく対応できます。月額40,000円から利用できるエグゼクティブコースでは、予約管理やシステム入力にも対応しており、幅広い業務に活用が可能です。
運営会社：株式会社 ベルシステム24
URL：https://www.tas.bell24.co.jp/">https://www.tas.bell24.co.jp/
初期費用：15,000円＋2か月分の月額料金
月額料金：平日日中80件まで10,000円～
ビジネスアシスト
ビジネスアシストに在籍するオペレーターは、全員が秘書検定を取得している正社員です。社員教育にも力を入れており、「電話の取り次ぎではなく、お客様である上司を支援する秘書」という考えのもと、電話代行サービスを行っています。1か月サービスを利用しても満足しなかった場合、全額返金するサービス満足度保証制度もあります。
月30,000円のスタンダードプランよりも上位のプランであれば、メール報告だけでなく、SNSで応対内容を受け取ることも可能です。さらに、オプションで住所やFAX番号レンタルも行っています。
また、弁護士や不動産業、WEB制作会社などの業種ごとに特化したプランを用意しているのも特徴です。
運営会社：株式会社ビジネスアシスト
URL：https://www.biz-assist.co.jp/">https://www.biz-assist.co.jp/
初期費用：要問い合わせ
月額料金：平日日中60コールまで20,000円～
インターコード
インターコードは、格安にこだわった電話代行サービスです。ホームページの制作サービスとあわせて契約すると、月額980円から利用できます。電話代行サービスのみの利用であっても、月20コールまでであれば2,900円とリーズナブルな価格で利用が可能です。電話の取り次ぎだけでなく、施術の予約やイベントのチケットなどの受付に対応しているプランもあります。
カスタマーセンター代行サービスでは、あらゆる業種のどのような質問にも回答できるサービスも提供しており、NTTの代理店として長年培ったノウハウを発揮しています。そのほかに提供しているサービスは、電話番号の貸出サービスや経理代行、営業代行などです。
運営会社：株式会社インターコード
URL：http://www.deolab.net/html/company.html">http://www.deolab.net/html/company.html
初期費用：要問い合わせ
月額料金：20コールまで2,900円～
電話代行・コールセンター代行サービス
電話代行・コールセンター代行サービスは、さまざまな業種に特化したプランを提供しているのが特徴です。また、クレーム対応や求人対応などの用途に特化したプランも提供しています。電話代行だけなく、イベントやセミナーの申込窓口としてのコールセンター代行にも対応できる点も特徴的です。月額の利用料金は、利用頻度や時間帯などに応じて作成してもらえるため、無駄なく自社に合った金額で利用できます。
業界歴30年以上という長い歴史で培ったオリジナルカリキュラムの研修により、高い顧客満足度を維持しながら運営しているサービスです。そのほか、電話番号の貸出やバーチャルオフィスの提供などのサービスも行っています。
運営会社：電話代行サービス株式会社
URL：https://denwadaikou.jp/">https://denwadaikou.jp/
初期費用：0円～
月額料金：平日日中15コールまで7,000円～
fondesk
fondeskは、申込日当日から利用開始できる電話代行サービスです。サービスに登録するとマイページが作成され、そこから電話応対内容の設定変更や支払いなども完結できます。ただし、対応できる時間帯が平日9時から19時となっており、夜間帯や土休日は対応していない点には注意が必要です。また、クレームや転送などには対応していません。
入電があった際の通知は、メールのほか、TeamsやSlack、ChatWorkなどのチャットツールでも対応できます。普段利用しているビジネスチャットでも連絡が受けられる点もメリットです。14日間の無料トライアルを行っているうえ、申し込みにあたり書類の提出も不要なため、気になった方は一度試してみることをおすすめします。
運営会社：株式会社 TMJ
URL：https://www.fondesk.jp/feature/">https://www.fondesk.jp/feature/
初期費用：0円～
月額料金：50コールまで10,000円～
渋谷オフィス
渋谷オフィスは、25年以上の歴史に加えて、12,000社以上に対応した実績をもつ電話代行サービスです。料金プランは、月3,000円から利用できるスタートプランから、資料請求や求人募集などの応対にも対応できるエグゼクティブコースまで、5つのコースがあります。10日間の無料お試しや30日間の返金保証もあるため、気軽に試してみることが可能です。
渋谷オフィスの特徴は、実際の応対を24時間リモートで聞ける通話録音に対応している点、内線電話のような感覚で使用できる通話接続サービスがある点です。いずれもプランを問わず利用できる機能となっています。
運営会社：株式会社 TMJ
URL：https://www.shibuya-office.co.jp/">https://www.shibuya-office.co.jp/
初期費用：0円～
月額料金：平日日中20件まで3,000円～
マイナビBX
マイナビBXは、もともとアタックスという名称でサービスを提供していましたが、吸収合併により名称が変わりました。月額料金のプランは、入電数により価格の変わるライト・A・B・Cのプランがあり、そのほかに土日祝コースと一日ごとに契約できるショートコースがあります。夜間帯は対応しているプランがないため、希望する場合は確認するようにしましょう。
電話代行サービスのほかにコールセンター代行にも対応しており、通信販売の受注から発送・クレーム対応やカスタマーサポート窓口まで幅広く依頼できます。また、発信代行サービスも提供しており、ダイレクトメールのフォローコールや債権の一次督促まで活用できます。他社からの乗り換えで導入する場合は、初期費用と1か月分の月額料金が無料になるキャンペーンも行っているため、気になった方はまず見積もり依頼をしてみましょう。
運営会社：株式会社 マイナビBX
URL：https://www.attacks.co.jp/index.html">https://www.attacks.co.jp/index.html
初期費用：10,000円
月額料金：平日日中10コールまで3,000円～
シンフォネット
シンフォネットは、オペレーターが全員女性で”なごみ系”であることが特徴の電話代行サービスです。プロのオペレーターがテキパキ応対するイメージではなく、一般の会社の事務員が応対するイメージを大切にしており、温かみのある応対を目指しています。月額料金は、毎月の受付コール数によって3つのプランから選択可能です。初期費用が無料であるうえ、会社情報に変更があった場合の修正にも費用がかかりません。
サービス内容としては、単なる電話の取り次ぎだけでなく伝言にも対応しており、電話を受けてから10分以内にメールで内容を伝えてもらえます。1か月利用して満足できない場合は返金も行っており、安心して試してみることが可能です。
運営会社：株式会社シンフォネット
URL：https://www.symphonet.co.jp/">https://www.symphonet.co.jp/
初期費用：0円
月額料金：平日日中10コールまで4,000円～
秘書プラス
秘書プラスは、電話の代行から出張時の手配まで行う秘書サービスまで提供を行っています。プランは、電話取次を行うビジネスプラン、顧客からの問い合わせや注文に対応できるカスタマーコース、社長や役員向けの出張予約や会食の予約にも対応したグランドコースの3種類です。それぞれのプランは、受付時間の長さや土日祝日の対応を行うかどうかによって料金が変わります。
会社の機密情報を守るため、セキュリティ面の対策も万全に行っており、新商品の情報なども安心して任せられるでしょう。秘書プラスのコールセンターシステムは実用新案権を取得している点からも、優れたサービスを提供している様子がわかります。
運営会社：ギミットグループ株式会社
URL：https://hisyo-plus.com/">https://hisyo-plus.com/
初期費用：0円～
月額料金：平日日中30コールまで4,500円～
まとめ
社内で電話受付担当を雇用する際、コスト面に不安がある場合は電話代行サービスの利用を検討してみるのがよいでしょう。月数万円からの負担でプロに依頼できる点がポイントです。サービスによって業務範囲や費用が変わりますので、複数の電話代行業者を比較したうえで選ぶのがおすすめです。
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そのためコールセンターについての知識が全くなくても、マッチ度の高いパートナーさんと出会うことが可能です。希望する会社が決定すれば、最短1営業日で企業との商談のセッティングを行います。商談日や商談方法だけでなく、断りの依頼も全てコンシェルジュに任せることができるため、じっくり選定に時間をかけることが可能です。
記者プロフィール
ECのミカタ編集部
ECのミカタ編集部。素敵なJ-POP流れるオフィスにタイピング音をひたすら響かせる。
日々、EC業界に貢献すべく勉強と努力を惜しまないアツいライターや記者が集う場所。
