どうやって行うの?在庫管理の基本知識を紹介!

ECのミカタ編集部

在庫管理は、お金の管理と同様に健全な会社経営のために重要な業務の一つであり、会社経営の基本です。しかし、在庫管理の大事さはわかっているものの、上手く管理できなかったり、ついつい後回しにしてしまう、という人も少なくありません。本記事では、在庫管理の基本知識とあわせて、適切に在庫管理を行うためのポイントも紹介していきます。

在庫管理とは?

在庫管理とは、部品や商品などを需要に合わせてすぐに供給できるように保管し、在庫数の確認や棚卸しを行って適正量を保ちながら管理をすることです。この在庫管理を行うことで、倉庫や店舗で商品などの在庫切れが起こるリスクや、過剰在庫を抱えることによって生じる無駄な作業の増加、倉庫スペースの圧迫、収益の悪化などを防ぐことができます。

在庫管理は会社にとって重要な業務の一つ

在庫は、会社の経営状況を判断するための大切な指標となるものです。会社の基本的な利益である売上総利益(粗利)は、売上高から売上原価を差し引くことで算出できますが、この売上原価は、期首商品棚卸高と当期商品仕入高を足し、そこから期末商品棚卸高を差し引くことで算出されます。そのため、期首や期末に棚卸ができておらず、在庫が分からない状態であれば、一体どのくらいの利益が出たのかも分からない、ということになります。

どんなにたくさん売上を上げたとしても、手元に残る利益がなければ会社を続けることができません。そして、正しい利益がわからないということは、今後も会社が存続できるかどうかも分からないということを意味します。

在庫管理をこれまで以上に徹底することによるメリット

ここでは、在庫管理をこれまで以上に徹底することによる、4つのメリットについて紹介していきます。

在庫管理でキャッシュフローが良くなる

会社は赤字になってしまった場合でも、すぐに倒産するわけではありません。しかし、手元に現金がない状態になると仕入れや支払いができずに簡単に倒産してしまいます。在庫状況がしっかり把握できていなければ、在庫を在庫のまま抱え続けるなどして、キャッシュフローが悪化してしまいますが、在庫を適正量に保ち、不必要な出費を減らすことができれば、キャッシュフローを安定させることができます。キャッシュフローが良くなれば、銀行にお金を借りに行く必要もなくなり、手元にある現金で投資も可能になります。キャッシュフローの安定はビジネスチャンスを逃さないためにも大切なことです。

生産性が向上する

市場にはあらゆる商品や製品が溢れ、それぞれの会社が顧客獲得のために競争をしています。顧客の満足度の向上のためには「品質(Q)が良いこと」「コスト(C)が安いこと」「納期(D)が早いこと」、この3つのバランスを保つことが重要とされているため、各社「QCD」の向上に取り組んでいます。その中で、製造業などの場合、在庫管理を徹底することで部品を探し出す時間が短縮でき、無駄な時間を費やすことがなくなるので、製造リードタイムや納期までの期間も短くなります。納期短縮は、市場での競争力を高め、利益を向上させることにも繋がります。

欠品が減る

部分や製品の入出庫作業を行っていく中で、種類や数が増えれば増えるほど、在庫の山に埋もれて見つかることのない商品や、長期保管することで劣化してしまう在庫が増えていきます。そのような商品は生産や出荷に使えず欠品となってしまいます。しかし、在庫管理をしっかりと行うことによって、在庫が定位置に収まり、探している物が在庫に埋もれて見つからない、ということを防ぐことができるのです。

品質の安定

部品や商品は、仕入れてから時間が経てば経つほど、湿気や紫外線による経年劣化が進んだり、食品であれば賞味期限切れや消費期限切れなどの品質低下を招きます。適正量仕入れて供給することを続けていけば、結果的に古い商品を持ち続けることがなくなり、品質が安定していきます。また、長期保管することによってホコリなどの異物混入のリスクが高まりますが、それらの混入を防ぐこともできるのです。

適切な在庫管理を行うためには?

ここでは、適切な在庫管理を行うために大切なポイントについて紹介していきます。

在庫管理のルール化と徹底

在庫管理を行う上で、作業のマニュアル化やルール化を進めていくことはとても重要です。在庫管理のルールが曖昧であるために、自己判断での作業が増加し、3S(整理・整頓・清掃)が守られないことによって商品などの品質不良が生じてしまう可能性もあります。単純に在庫ルールを決めるだけでなく、入荷、保管場所や保管方法、ピッキング、出荷までの作業工程ごとにルールを作成し、具体的にどのように扱うかを明確にしておくことが大切です。このようにルール化することで、自己判断での作業が減少し、在庫管理がスムーズに行えるようになります。

棚卸を短期間で実施する

会社の利益を算出するためには期首、期末の棚卸が必要になりますが、この時期の棚卸を正確なものにするためにも、手元にある在庫数と保管データ数が合っているかどうかの棚卸作業は頻繁に行っていくことが重要です。棚卸作業で在庫が合わないとなった場合、その都度原因を探り、カウントミスなのか、返品に関わる商品の記載漏れなのかなど、しっかりと確認していかなければなりません。そして、ミスが分かったときには作業方法やルールに問題がなかったかどうかの見直しも大切です。また、時間をかけて棚卸するのではなく、棚卸作業を短期間で実施することによって原因究明の時間が短縮ができたり、質の高い経営を行うことに繋がります。


連携の取れた在庫管理システム

在庫管理を徹底することで、これまでよりもスムーズな会社経営を行えるようになるでしょう。しかし、それでも人為的なミスを防ぐことは難しいという現状があります。そこで活用したいのが在庫管理システムです。

在庫管理システムは、調達管理システム・販売管理システム・生産管理システムとの連携をとる在庫管理専用のシステムです。このシステムを導入することが在庫管理で生じる様々な問題解決の最も有効な方法です。例えば、調達管理システムと連携がとれていると、入力したデータはそのまま在庫管理システムに反映されるため、仕入れ時に二重のデータ入力が発生しません。

業務効率が大幅にアップするだけでなく、帳簿上と実在庫数との誤差や人為的なミスを減らすことができるのです。

利益の出ている会社は在庫管理を徹底している

名の知れた大企業は、大々的に広告を打ったり、異業種とのコラボレーションなどで魅力的な商品を次々と生み出していますが、それを裏で支えているのが徹底した在庫管理です。この在庫管理なくしては大企業への成長も実現しなかったことでしょう。在庫管理の技術はモノと情報を扱う管理技術です。大企業は理にかなった考え方を持ち、地道な努力の積み重ねをしているのです。

しかし、大企業のような資本力がなくても、在庫管理の本質を理解し、基本に忠実に一つひとつのことを丁寧に実行していくことが重要です。

売り上げがある時こそ在庫管理しよう

売り上げが好調な時ほど、安心からか在庫管理をおろそかにしがちです。しかし、売り上げが低下したときには、これまでおろそかにしていた在庫の存在が会社の経営を圧迫し始めます。そうなってから在庫管理を徹底しようと思っても、人件費や設備に費用をかけることができずに、さらに状況が悪化してしまうことも考えられます。売り上げが好調な時ほど、在庫管理を始める絶好のチャンスなのです。

在庫管理をこれまで以上に徹底しよう!

在庫管理は、企業の収益性や継続性を左右する重要なカギとなるものです。今まで在庫管理を面倒に感じて後回しにしていたり、上手に管理できていなかった場合には、これを機に在庫管理の重要性を再認識し、時間的にも資金的にも余裕の持てる在庫管理を取り入れてみましょう。

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