業務のシステム化ってどうすればいいんだろうか？

昨今DX化というキーワードがまことしやかに囁かれていますが、その実具体的に何をどうすれば良いのか手を付けられずお困りの方もいらっしゃるかと思います。
今回は具体的にどういったアクションを起こせばよいのかということを簡単ではありますが、お話させていただきます。

何をシステム化したいのか？

DX化を行うにあたりまず考えなければいけないことは、現在の業務でどういったところをシステム化、ないし自動化したいのかということです。
例えば顧客からの注文は全て電話で受注しており、受注後メールで発注元へ在庫確認を行い、顧客へ配送時期をメールし、発注元へ書面で発注依頼を行うなどフローは続いていきます。
注文から商品の発送まで書くのも面倒になるほど、色々なタスクが存在しており、現在どこに一番人手を割いており、その作業はシステム化することはできないのかというように面倒なことをシステムに委託することがDX化を考える第一歩になります。
そのため現場の運用担当者にヒアリングを行い、業務フローの全容を把握する必要があります。

フローを把握したら？

全ての業務がスムーズに流れるとありがたいのですが、往々にしてイレギュラーな対応だったり、顧客や発注元ごとに対応を変える必要があるなど、業務が定型化されていないことがDX化を促進する上での弊害になります。
ではそういった時はどうするのが良いのでしょうか？

選択肢は、業務フローを定型化する、一部イレギュラーを認めて段階的に定型化する、あきらめるの3つが挙げられます。

何をどう選択するのか？　～業務フローを定型化する～

イレギュラーな対応はDX化を機に全て撤廃して、全て運用をシステム化してしまうということは一見すると暴論にも捉えられますが、実際にやってみるとそこまで重要な作業でない可能性もあります。
こちらに関しては現場担当者の考え方のような主観が入っているので、ヒアリングの際には拾いきれない改善点にはなります。
もちろんそういったことを蔑ろにしてしまうようなことにもなりかねないので、慎重に行って欲しいところではありますが、思い切ってやってみるのも一つの手にはなります。

何をどう選択するのか？　～一部イレギュラーを認めて段階的に定型化する～

一部イレギュラーを認めて段階的に定型化するということは一番選ばれやすい移行方法ではありますが、最もDX化を遅らせてしまう要因にもなります。
この場合は筆者からの暴論になりますが、中途半端にシステム化することで現場が混乱したり、一部イレギュラーが認められたことで独自の運用が導入後に勝手に出来上がるなど、想定外の事態が起こりやすいです。
会社という形態である限り仕方がないのですが、全員のコンセンサスを取ることができず、出来るところでシステム化を推進するという中間択を選んでしまった場合、全員がどこか納得していない状態でプロジェクトが進んでしまうので、社内でも浸透しにくい等の問題は発生します。

何をどう選択するのか？　～あきらめる～

あきらめるにかんしては文字通り追加でのコストもかかることがなく、一番安定した選択肢であると言えます。
ただ何も変わっていないので、システム化を推進するために調査をしたり、ベンダーと打ち合わせを行うなどしたコストは全て無駄になります。
そういったことから少なくとも現段階ではあきらめるだけで、ゆくゆくはシステム化するためにヒアリングを行った業務フローの改善点を洗い出し、現場へ浸透させる方法を実施するなどのシステム化に向けた動きは必須になってくるかと思います。

まとめ

正直事業者様の状況次第でどの選択肢も正解にも不正解にもなりえると思います。
そのため判断することはとても難しいことではあると思いますが、何から手を付ければ良いのかという状況から鑑みると業務としては凄く前進していると思いますし、今後の業務への理解度は格段に変わると思います。

弊社では業務フローから一緒に考えさせていただくことも多くあり、今お悩みの事業者様のご相談をいつでもお待ちしております。
これどうなんだろう？とお思いの担当者様は一度お声がけいただければと思います。