ネットショップの運営において日々発生する業務として挙げられるのが受発注業務です。本記事ではネットショップ運用を初めて担当する方へ向けて受発注業務の仕事内容から効率化する方法を紹介します。受発注業務はユーザーからの注文を受け、商品を発送するまでの大事なフローを担うので業務を理解することはとても重要なので事前に受発注業務の全体像を理解していきましょう。

現在、ネットショップの受発注業務が負担に感じている方は、無料で代行会社をご紹介しておりますので、お気軽にご相談くださいませ。
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受発注業務とは？

ネットショップの受発注業務は商品を購入したユーザーに対する受注業務、商品や材料を工場などに発注する発注業務の2つに分かれます。それぞれの業務内容を説明します。

受注業務

受注業務は商品を購入したユーザーに商品を届けるまでに発生する業務のことを指します。
受注業務の大まかな流れは
①ユーザーの注文内容を確認
②注文内容を自社の管理シートへ入力
③倉庫へ受注伝票を送付
④商品を発送
となっています。

受注後はユーザーが購入した商品、個数、お届け希望日、住所などの注文の詳細を確認します。注文内容をシートやツールに入力した後は受注伝票を作成し、倉庫へ発行します。ネットショップでは注文後〜商品到着までの時間をいかに短縮できるかによって顧客満足度も変わるので、受注後はスピーディー且つ正確に倉庫へ連携することが重要です。

発注業務

発注業務は仕入れ先の企業に対して、商品やサービスを発注する業務です。工場内の在庫を確保し、滞りなくユーザーに商品を発送するために発注業務を行います。発注業務は、受注業務で行われる「ユーザーからの注文を工場へ依頼する業務」とよく混同されるので間違えて覚えないようにしましょう。受注業務では商品をユーザーへ発送するよう工場に依頼するのに対し、発注業務では商品を工場へ発送するよう仕入れ先に依頼をします。月ごとの売上件数や在庫状況を加味して注文書を作成しなければなりません。商品それぞれの売れ行きや在庫状況など総合的に判断することが求められます。

受発注業務における課題

ここまで受発注業務内容を説明しました。次に受発注業務でよくある課題について紹介します。

フローが煩雑

よくあるのが受発注業務が煩雑になってしまうという課題が挙げられます。先述したように受注業務、発注業務ともに多くのタスクがあるため、フローが煩雑しやすくなります。またシステムではなくエクセルなどで管理している場合は管理する工数もかかり、どうしても人的ミスは起こりやすくなります。

連携不足

受発注業務は複数の部署が連携することで成り立っています。在庫があると思っていた商品が実はなかったということや、情報の連携不足で商品の納品スピードが遅くなってしまうなど、受発注進捗の可視化ができていないことも多くの企業が抱える課題の一つです。スピーディーにユーザーに商品を届けるためにも、各部署としっかりコミュニケーションを摂っていくことが大切です。

時間と手間がかかる

楽天市場やAmazon、Yahooなど自社サイト以外で多くのモールに出店している場合、注文情報をCSVでダウンロードしますが、それぞれフォーマットが異なるためエクセルにそれぞれ正しい形に修正しなければいけません。半角や全角など細かいところも違うので、自社専用のエクセルに合わせて正確に変更する必要があります。また、商品の販売状況もそれぞれで管理する必要があるため常にサイトの商品情報が正確なもので保つためには手間がかかります。

受発注業務を効率化する方法

業務フロー可視化による見直し

まずは現在の受発注業務のどの工程に工数がかかっているのか把握しましょう。可視化した上でどのような体制に構築するべきか、今の人的配置は適切かなど見直しをします。全体の体制を見直すだけでなく、各業務内容でも無駄な業務を洗い出したり、廃止や統合できる業務はないかを確認しましょう。定期的に見直すことで無駄な業務を削減し、効率の良い体制にアップデートすることができます。

外注する

外注をすることで、今まで負担であった業務から解放されます。ユーザーの注文の確認やシートへの記載、工場へ受注伝票を送付することなど全て担当してくれます。外注のメリットは、受発注業務の時間削減によるコア業務に専念できることにもあります。ネットショップの運営は受発注業務だけでなく、サイト改善や広告運用など多岐に渡ります。コア業務の方が売り上げに直結するとされているため、コア業務にリソースを割き受発注業務になるべく人数と時間をかけない状態が理想です。受発注業務に時間をかけず、営業活動やマーケティング活動などのコア業務に力を入れたい企業は外注すべきです。

受発注のシステムを導入する

受発注業務を効率化するために、システムを導入している企業もあります。導入するメリットは迅速かつ正確に注文情報といった多くのデータを一括で管理できるところにあります。機能としてはユーザーの注文を管理する受注管理、注文が入ったら自動で購入者にメールを送る機能、在庫状況がオンタイムでわかる機能など、受発注業務の負担を減らしてくれます。システムを完璧に運用するまでに時間がかかるという懸念点もありますが、人的ミスや時間と手間がかかる課題を解決します。自社で多少のコストや時間をかけてでも、受発注業務の負担を軽くしたいという企業にピッタリです。

オススメの受発注システム

受発注業務の効率化の方法を解説しました。その中の受発注システムのオススメを紹介します。

ネクストエンジン

ネクストエンジンはネットショップにおいて導入実績No1のシステムです。(2021年4月末時点)
元々、ネットショップを制作していた現場からネクストエンジンは生まれました。受注管理や在庫の確認など、毎日のルーティン作業を自動化することで受発注業務の負担を削減します。ネットショップの運用支援も行っているため、導入した多くの企業が売り上げを上げることに成功しています。時期によって割引をしていることや30日間の無料トライアル期間を設けているので、導入コストを安くできるのも強みの1つです。

TEMPOSTAR

TEMPOSTARは受発注業務のみならず売上管理など、経理にも嬉しいシステムを導入し3,500社以上の企業をサポートしています。10年以上ネットショップを支援し、アパレルや食品など幅広い業界をサポートしてきたので、ネットショップの売り上げupも見込めます。無料お試し期間は30日と長く使った上で判断ができるので、初めてネットショップを担当するという方は安心して使うことができます。

GoQSystem

GoQSystemは受注業務に特化しており、当日からの運用もできることが強みです。注文内容の確認、注文確認のメール、工場への出荷の指示を自動化することができます。カスタマイズも可能なので自社サイトのみならず楽天市場やAmazon、Yahooなどそれぞれのモールを一元管理することでそれぞれのモールにかかっていた時間の削減につながります。20日間無料でお試し使用できるので、実際に触ってみて判断したい企業にオススメのサイトです。

アラジンEC

アラジンECは受発注業務の中でも発注作業に強みを持つシステムです。5,000社以上の導入実績があり、さまざまな業種の在庫管理や発注作業を簡略化してきました。今まで多くの会社の受注業務をデジタル化してきたそのノウハウをもとに、人的ミスを削減します。種類も2種類あり柔軟なカスタマイズが可能なパッケージ型と、低コストで導入することが可能なクラウド型があるので、自社の規模に合わせて選べるのも人気の秘訣です。

オススメの外注サービス

次に受発注業務を効率化するための外注サービスのオススメを紹介します。外注サービスは受発注業務の中でも受注業務を専門とする会社が多いので、今回は受注業務の外注サービスを中心にピックアップしました。

株式会社アプロ総研

株式会社アプロ総研は受注処理から工場への発注まで全て代行してくれるため、受注業務にかかっていた時間を0にすることができます。12年間のサポート実績があることや3-4人のチームを組んで店舗をサポートすることが評判を呼び、今でも多くの会社から選ばれ続けています。導入までの期間も短く最短2週間で外注が可能で、プランも1件あたり◯円ではなく、301件～1,000件で130,000円、1,001件～2,000件で260,000円となっているので、外注を頼む際は1ヶ月あたり処理している件数を把握し、適切なプランを頼むようにしましょう。

株式会社関通

株式会社関通は月間100,000以上の受注作業を行うスペシャリストが代行するので、安心して外注できます。多くの件数を代行しながら徹底チェックを欠かさずおこなっているので、ミス率はほぼ0%です。物流サービスが専門なので受注業務以外でも、倉庫の商品の管理やギフトの梱包の提案などネットショップならではの悩みにも応えてくれるのが特徴です。

KSプレミアムスタッフ株式会社

KSプレミアムスタッフ株式会社は受注業務に関する全ての作業を請け負っています。注文処理や発送作業、さらには電話やメールを含めモールのカスタマーサポートも対応するので、幅広く業務を外注することができます。また、物流の在庫の運搬などのノウハウもあるので、在庫に関する悩みを持っているネットショップにオススメの会社です。

まとめ

本記事ではネットショップの受発注業務の仕事内容から効率化のオススメ方法を紹介しました。記事を読む前より、受発注業務の大変さと重要性を理解できたと思います。1つのミスが売り上げの損失に繋がるため、ミスをしない体制を作ることがまずは大切です。自社で発生する受発注業務を整理した上で、事前に効率化できそうな業務を抑えておくことが重要です。その上で、自社に適した効率化方法を導入しネットショップの運営を成功させましょう。