【BtoB】FAX注文からECサイト化するためのスタートアップガイド

オンライン化が進む中、取引先との受発注にまだFAXを利用しているという「BtoB」事業者も多いのではないでしょうか？しかし、コロナ渦により在宅ワークが増えた今、「昔からのやり方を変えられない」とも言ってられない状況になってしまいました。そこで今回は、FAX注文の課題と、受発注をECサイト化することでのメリットについて解説していきます。FAX注文からECサイト化を検討している事業者の方は、ぜひ参考にしてください。

FAX注文の課題

現在も、多くの企業でFAX注文が使用されている一方で、課題も多いというのが現実です。まずはじめに、受発注をFAXを行うことで生じる課題について解説していきます。

内容不備による人的負担が高い

FAXで注文書や請求書のやり取りを行う場合、印刷で文字がかすれてしまったり、手書きは読み取ることが難しい場合もあります。その際、取引先に電話やメールで確認する作業が増えるため、無駄な時間とコストがかかってしまうという課題がよく挙げられます。また、内容に不備があった場合も同様で、先方に確認する作業に追われ作業スピードが落ちてしまうという問題もあります。

発注管理状況を確認する手間がかかる

発注が遅れてしまうなどのトラブルが起こると、その原因を見つける確認作業に時間を要するという問題が発生します。また、チームで作業している場合、1人が対応している業務内容を全員が把握しきれないため、担当者が急なお休みなどで不在の場合、取引先に迷惑をかけることもあります。

記載ミスによる対応

これはFAXに限らず、人が作業するからには、入力ミスや記載漏れなどミスはつきものです。入力ミスが起こった際、仕入れ先や取引先への訂正作業やお詫びに回るなど、余計な時間がかかってしまう問題が生じます。

FAX注文をEC化するメリットとは

このような問題を、FAX注文をECサイト化するとどのようなメリットがあるのか解説していきます。

作業効率が上がる

ECサイト化することで、在庫状況を確認することができます。そのため、在庫の有無を確認後、すぐに受注の確定を行うことができるため、受発注がスピーディーに行えます。また、注文が入った際はシステム上で在庫の数を減らすことができるため、別のスタッフも現状を把握しながら連携して発注作業を行えるのがメリットです。

入力作業の効率化やミスの軽減

FAXで注文を受けると、その内容をシステムに手入力したり、仕入れ先や見積りを依頼するなどの業務が発生します。先ほども触れましたが、多かれ少なかれヒューマンエラーを防ぐことは難しいです。FAX注文を廃止してECサイト化することで、人がシステムに手入力する作業が無くなるため、ヒューマンエラーを防ぐと同時に、内容の確認作業に使われていた時間と労力も減らすことに繋がります。ミスや入力不備などのトラブルを減らすことで、業務の正確さを維持でき、取引先からの信頼も高まります。

在庫管理が簡単

先ほど、作業効率が上がるという内容の際に在庫管理について少し触れましたが、在庫の管理や調整をスムーズに行うこともシステム導入のメリットです。FAX注文の受注には、在庫を確認して仕入れる数量を決めるなど、どうしても確認作業や発注業務に時間がかかってしまいます。
しかし、ECサイト化することで、在庫システムと連携しながら受発注を行えるため、他の業務に時間を割くことも可能です。

過去のデータが蓄積され売上に繋がる

ECサイト化することで、過去のデータが次々と蓄積されます。これは、紙の注文書よりもはるかに管理がしやすくなり、保管する場所も必要ありません。さらに、注文内容をデータ化する最大のメリットは、顧客ニーズの分析ができるため、販促活動などのマーケティングにも活用できます。ECサイト上で、おすすめ商品をピックアップすることも可能になりますし、売上をアップさせる様々な施策を打つことが出来るのがメリットです。

集計作業や請求書発行の手間が省ける

FAX注文は、銀行振込や口座振替がほとんどで、締め作業や請求書の発行など、月末は大忙しです。さらに、取引先ごとに決済方法や単価が変わることもあるため、入力ミスなどの内容確認に時間を取られることも多く、担当者の負担が大きくなります。ですが、ECサイトを導入することで、取引先ごとに注文を集計し、請求書まで発行する機能を持つシステムを使えば負担は格段に軽くなります。また、発注する側も振込を行う手間が省けるため、両者にメリットがあると言えるでしょう。

スムーズにFAX注文からECサイト化するポイント

続いては、FAX注文からECサイト化する上で、システム導入前に知っておくべき必要な機能についてご紹介します。事前に、便利な機能を知っておくことでサイト構築の際、スムーズにECサイトを導入することができます。

承認印が押印できるシステム

FAX注文では当たり前となっている発注側の「上司の押印」。システム上では、上司の押印を行ってから発注作業を行うことがネックになっていました。しかし、ワークフローを変えることによって、上司の了承を得てから作業に取り掛かることが可能です。

①担当者が商品をカートに入れて発注
②担当者の上司へ「承認確認メール」が自動送信
③上司はメールにあるURLから注文確認画面へ移行
④内容を確認後、「承認ボタン」をクリック
⑤正式発注が完了
上司へ「承認確認メール」を自動送信することで、承認を得るというワークフローになっているシステムです。

取引先ごとに決済方法が分けられるシステム

取引先ごとに決済方法が選択できるため、これまでのFAX注文と変わりなく受発注を完了させることが出来ます。また、取引先ごとに決済方法の表示を変えることも可能です。

例えば、A社とは古い付き合いで信頼関係も築けているため、銀行振込や口座振替の他に「掛売り（後払い）」の選択肢を追加。B社とは、まだ取引を始めたばかりのため、「銀行振込」か「クレジットカード決済」のみ表示などと、決済手段だけでなく表示方法も変更できるシステムです。

取引先ごとに顧客管理ができるシステム

このシステムは、取引先ごとに販売する商品を変更するなど、取引条件を変えられる機能が備わっています。

顧客情報を会員IDなどで紐づけることで、販売単価や割引率を変えられることが可能です。FAX注文では、注文の度に条件の確認を行っていた作業を自動で行ってくれます。

大量購入による割引システム

大量購入による割引システムは、「ボリュームディスカウント機能」と言われ、商品が一定数の数量を超えると、自動で割引が適用されるシステムです。FAX注文の際は、注文の度に割引率を計算していましたが、その作業が不要になる嬉しい機能です。

まとめ

いかがでしたか？FAX注文からECサイト化を検討している事業者向けに、メリットや便利な機能について解説しました。FAX注文から、なかなか抜け出せない背景には、「取引先ごとに単価が違う」や「決済方法が異なる」と言った声が多く挙げられます。しかし、最近ではそのような課題を解決しているシステムが様々あるため、一度課題を洗い出してみることがおすすめです。ペーパーレス化やコロナ渦の今だからこそ、作業効率をアップして売上を更に伸ばせるよう、挑戦してみてはいかがでしょうか？