受注や発注の業務フローは複雑なため、効率化したいと考える企業がある一方で、どのような方法を取り入れたらよいのか悩むケースも少なくないだろう。今回は、受注と発注における一般的な業務フローに触れるとともに、効率化するメリットを紹介する。受発注業務を効率化する具体的な方法も解説するため、ぜひ参考にしてほしい。

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目次

●受注・発注業務とは？
●受注と発注の一般的な業務フロー
●受発注業務を効率化するメリット
●受注・発注の業務フローを効率化する方法
●まとめ

受注・発注業務とは？

自社が提供する商品やサービスの注文を受ける「受注」業務と、相手先企業から提供される商品やサービスを注文する「発注」業務。まずは、受注と発注のそれぞれの業務の内容を詳しく確認していこう。

受注業務

受注業務とは、顧客や取引先から、商品やサービスの生産や納品の依頼を受けることだ。注文を受けることを「受注」と考えると分かりやすいだろう。受注は、電話やFAX、インターネットを介して行われるのが一般的だ。

具体的な業務内容は以下の通りだ。

・注文内容の確認や見積書の作成
・注文内容の登録
・在庫確認や納期の連絡
・受注伝票や注文請書の作成
・納品
・伝票や請求書作成

発注業務

発注業務とは、仕入先に対して商品やサービスの生産や納品を依頼することだ。注文することを「発注」と考えるとよい。発注は、商品やサービスを直接販売しているメーカーに依頼する場合と、一般の小売店や問屋などの仲介業者に依頼する場合があるだろう。発注も、FAXやインターネット経由で注文書を送付し依頼するケースが一般的だ。

具体的な業務内容は以下の通りとなる。

・注文書の作成や送付
・商品の受け取り
・入金

企業によっては、発注業務の前段階として、購買依頼書を作成し、定期発注や定量発注など発注方式の決定を行う業務を行うケースもある。その後、発注先の選定を行い、上記の発注業務に移行する。

受注と発注の一般的な業務フロー

「受注」と「発注」には基本的な業務フローがあるが、その工程が理解されていないことから業務効率の悪化を招いているケースも少なくない。ここでは、それぞれがどのような流れで行われるのか「受注側」と「発注側」に分けて解説する。

見積もり

<発注側>
商品などを発注するために、受注者に見積もりを依頼する。その際、受注者側に商品の名称・品番・個数・希望納期などを伝える。発注側は、見積書の内容をもとに社内で予算の申請を行う。

<受注側>
受注側は、取引価格が変動する場合や新規の取引先には、発注者に見積書を送付する。その際、商品ごとに取引価格や合計金額・納品日・支払い条件などを伝える。見積もり作成は基本的に1回だが、他社と競合している場合には複数回行うケースもある。

発注確定（契約締結）

<発注側>
見積もりの内容を確認し、取引条件や納期・数量などに問題がなければ、受注側に発注書を送付する。受注側がこの発注書を受領・処理した時点で取引の成立となる。

<受注側>
発注書を受け取ったら、受注登録や受注伝票の保管、注文請書の作成・送付などの受注処理を行う。その際、在庫状況の確認や在庫引当、納期調整なども併せて行う。

関連記事：在庫引当とは？重要性や方法、在庫管理システムを導入するメリット

商品の発送・受領

<受注側>
商品を用意し、出荷指示や納品書の作成を行う。出荷時は、出荷指示書を基にピッキング・検品・梱包を行う。その後、注文内容と差がないか最終確認し、商品を納品書とセットにして発注側へ納品する。納品後に、商品の在庫数が不足する場合は、商品を補充する。

<発注側>
発注した商品を受け取ったら検品を行い、検収書を受注側へ返送する。

支払い・請求

<発注側>
商品の受取後、請求書の内容に沿って、期日までに取引代金の入金を行う。入金後、受注者から領収書を受け取る。

<受注側>
商品の出荷をもとに売上伝票を作成し、発注側に送る請求書を作成し送付する。入金確認後は、領収書を再び発注側へ送付し、取引は完了となる。

受発注業務を効率化するメリット

上記のように、受注と発注業務はそれぞれに作業の工程が多く、内容が煩雑化しがちだ。受発注業務の効率化によって得られるメリットを確認しよう。

1.ヒューマンエラーの防止

受発注業務は手作業の場合、入力ミスや転記ミスといったヒューマンエラーが生じやすい。一方で、顧客や取引先との信頼関係に大きく影響する業務であるため正確性は不可欠だ。デジタル技術などの活用で業務効率化を図れれば、人為的なヒューマンエラーは防止でき、受発注業務の正確性向上や信頼獲得につながるだろう。

2.コア業務への注力

正確性が求められる部分をデジタルにより効率化できれば、対応人員を削減できる。それにより、これまでより多くの人員をコア業務に配置できる。新たな施策の導入など、より収入に直結した業務に注力できるだろう。

3.生産性向上

受発注業務の効率化は、業務の無駄を削減することにつながり生産性向上が見込める。例えば、受注の際に発生する、転記や入力作業の負担を軽減することで、注文から出荷、納品までのリードタイムの短縮が可能だ。

また、効率化によって受注窓口を「メール」「チャット」「SNS」と拡大できれば、発注が容易になることで顧客満足度を高められる。顧客にとって利便性が高くなれば、受注量の増加にもつながるだろう。

受注・発注の業務フローを効率化する方法

効率化によって得られるメリットが大きい一方で、どのような方法を取り入れたらよいのか悩むケースも少なくない。最後に、受発注の業務フローの効率化に向けた具体的な方法を解説する。

業務フローの標準化

受注や発注の業務の効率化を検討する際は、今行っている業務の内容や基本的業務フローを可視化し標準化を図ることから始めよう。標準化とは、いつ・だれが行っても、同じ手順で無駄なく作業を進められるようにすることだ。

受発注業務は作業の数が多いため、以下のように具体的な手順で可視化を進めていくとよいだろう。

1.業務の内容を明確にし、担当者を把握する
2.各業務の担当者に抱えている課題を確認する
3.課題解決を優先事項として捉え、無駄の業務・作業分担や統合、見直しの検討を行う
4.見直しに応じた、業務マニュアルの作成や更新を行う

これらの工程を踏むことで、業務の標準化を実現できる。業務マニュアルをきちんと運用していくことで、作業手順のばらつきがなくなり属人化といったリスクも防ぎやすくなるだろう。

アウトソーシングやBPOサービスの検討

効率化する上で自社にノウハウや人材が足りないと感じる場合は、「アウトソーシング」や「BPOサービス」を検討するのも一つの方法だ。アウトソーシングとは、業務の一部を外部委託すること。一方の、BPOはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略称で、業務の代行にととまらず、業務プロセス自体の見直しから課題解決まで一括して外部業者に任せるものだ。

アウトソーシングやBPOサービスのどちらも、効率よく業務を進めるノウハウや専門性を備えている。そのため、人材確保や設備調達にかかる手間や費用を抑え、迅速な社内の業務効率化を実現したいときにはおすすめの方法といえる。

受発注システムの導入

受発注業務を、電話やFAXなどで対応している場合は、受発注システムを導入することで大幅な効率化を見込める。受発注システムは、従来人の手で行っていた、見積書・注文書・請求書の作成のほか、インターネット上での見積もりと納期の自動表示など、煩雑な各業務フローを自動化できる。業務の自動化は、担当者の負担軽減や作業時間の短縮につながり、生産性向上も期待できるだろう。

既に、受発注システムを取り入れ一部の自動化を図っている場合であっても、導入システム自体の古さによる作業効率の低下もあり得るため、現状のシステムの見直しも大切だ。場合によっては、受発注システムと他業務のシステムを一括で見直すことでシステム同士の連携がスムーズになり、更なる効率化が実現できる。人的な作業が低減することで、誤記や書き損じといった人為ミスの発生も防げるだろう。

まとめ

受注・発注の業務フローは、発注者と受注者間で発生するやり取りのほか、正確性が求められる重要な業務だ。一方で、フローの複雑化から、業務効率の低下や人的ミスなども発生するケースもあるだろう。効率化には、受発注業務の流れを把握し業務フローの最適化が不可欠だ。今回紹介した方法を参考にしながら、受発注業務の効率化を進めていってはいかかだろうか。

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