ネットショップ運営に必要なメールのテンプレート。作成のポイントや注意点とは

　　公開日：2024/01/19

最終更新日：2024/01/22

ECのミカタ編集部

ネットショップ運営に必要なメールのテンプレート。作成のポイントや注意点とは

ネットショップを運営する中で、必要となるメールテンプレート。メールの文面や対応は顧客に与える印象を左右することもあるため、どのように記載するかは重要だろう。今回の記事では、ネットショップ運営で必要となるメールテンプレートと合わせて、作成時のポイントや注意点を紹介する。

ネットショップ運営で必要なメールとは

ネットショップを運営する際、商品の購入時や決済時など、さまざまなシーンで購入者とのコミュニケーションに利用されるメール。まずは、ネットショップの運営時に必要となるメールの種類を「自動送信したいメール」と、「個別で対応したいメール」の2つに分けて紹介する。

自動送信したいメール

ネットショップを利用して商品を購入した顧客に対し、商品を受け取るまでに必要なメールがある。業務を行う上で必要最低限のメールとなるため、自動送信を活用するとよいだろう。自動送信で対応できるメールは、以下のとおりだ。

・注文確認メール：購入者に注文内容を伝える
・受注確認・承認メール：在庫を確認した上で、購入者の注文が受理されたことを知らせる
・入金確認メール：購入者から入金を確認できたことを知らせる
・納期お知らせメール：予約商品や取り寄せ商品など購入者を待たせてしまう期間がある場合に送る
・発送完了メール：商品発送が完了したことを知らせる
・フォローメール：商品到着後に商品や取引に問題がなかったかを確認する
・注文自動キャンセルメール：購入者による期日までの入金が取れなかった場合に送る

個別で対応したいメール

配送先の住所が異なるなど、注文内容に不備がある場合は個別対応が必要だ。個別対応ではあるが、パターンに合わせてメールテンプレートを備えておくと、迅速な対応につながるだろう。個別対応が必要となるメールは、以下のとおりだ。

・配送先の不備：住所の記載間違いや記入漏れなど、配送先に不備がある場合に確認する
・重複注文の確認：重複注文が疑われる場合に確認する
・商品欠品：商品の欠品や在庫不足により発送ができない場合に伝える
・未入金督促：入金を依頼してから数日経過しても入金が確認できない場合に伝える
・発送遅延のお詫び：発送や配送が遅延する場合の、事実と原因、お詫びを伝える

メール文の構成

メールの基本的な構成は、以下のとおりだ。

（1）件名
（2）ヘッダー
（3）リード文
（4）本文
（5）フッター

件名から本文までは、メールの内容によって毎回異なる。しかし、フッター部分は変えずに、自社の店舗情報を載せるのが一般的だ。以下の例を参考に、購入者が困ったときに問い合わせやすい情報を記載するとよいだろう。

＜フッターのテンプレート＞
店舗名：●●●●●●●●●
URL：●●●●●●●●●
住所：●●●●●●●●●
問合せメールアドレス：●●●●●●●●●
TEL：●●●●●●●●●
営業時間：●●●●●●●●●

ネットショップのメールテンプレート【自動送信用】

ここからは、メールを構成する件名から本文までの内容を紹介する。まずは、自動送信用のメールテンプレートだ。購入者は、ショップからのメールが自動送信だと気づかずに、受信したメールに返信して対応を求める場合もある。自動送信メールであり、直接返信しても対応されない旨を忘れずに記載しよう。

今回は、以下の4つをお伝えする。
・注文確認メール
・受注確認メール
・入金確認メール
・購入後のフォローメール

注文確認メール

注文確認メールは、サンクスメールと呼ばれることもある。消費者が購入した商品名や日時、支払い方法など、注文情報を詳細に伝えよう。注文確認メールを送ることで、注文に間違いがないか確認してもらう意図も含まれている。

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件名：【○○（店名）】ご注文ありがとうございました
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●●●●●●●● 様

この度は、○○（店名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

お客さまからのご注文を以下のとおり承りました。
ご確認いただき、内容に誤りなどございましたら、お早めにお問い合わせくださいますようお願いいたします。

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【ご注文内容】
ご注文番号：●●●●●●●●●
ご注文日：●●●●●●●●●
ご注文者：●●●●●●●●●様
支払方法：●●●●●●●●●

商品名：●●●●●●●●●
価格：●●●●円
個数：●●●●個
小計：●●●●円

送料（税込）　：●●●●円
手数料（税込）：●●●●円
ポイント利用　：●●●●ポイント
合計金額　　　：●●●●円

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商品ご送付先：
〒●●●-●●●●
●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●様
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

受注確認メール

発送準備が始まることを伝え、商品代金の入金を促そう。購入者が選択した支払い方法によって発送準備のタイミングが異なるため、注文の確定と合わせて、注文内容と入金方法について確認するよう伝えるとよい。

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件名：【○○（店名）】ご注文確定メール
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●●●●●●●●● 様

この度は、○○（店名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

お客様よりご注文いただきました商品の在庫確認がとれましたので、
本メールにてご注文を確定させていただきます。

今後の流れは、お支払方法ごとに異なります。
注文内容と入金方法についてご確認をお願いいたします。

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【ご注文内容】
ご注文番号：●●●●●●●●●
ご注文日：●●●●●●●●●
ご注文者：●●●●●●●●●様
支払方法：●●●●●●●●●

商品名：●●●●●●●●●
価格：●●●●円
個数：●●●●個
小計：●●●●円

送料（税込）　：●●●●円
手数料（税込）：●●●●円
ポイント利用　：●●●●ポイント
合計金額　　　：●●●●円

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商品ご送付先：
〒●●●-●●●●
●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●様

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【ご入金方法】

【クレジットカード決済　を選択いただいた方】
発送の準備をさせていただきます。
クレジットカード会社より、お買上げ合計金額を後日請求させていただきます。

【ID決済・キャリア決済　を選択いただいた方】
発送の準備をさせていただきます。
ID決済ご登録のクレジットカード会社または携帯電話会社より、お買上げ合計金額を後日請求させていただきます。

【代引き決済　を選択いただいた方】
発送の準備をさせていただきます。
自商品受領の際、合計金額を配達員にお支払いをお願いいたします。

【コンビニ決済　を選択いただいた方】
お近くのコンビニエンスストアにて、ご注文コードをお持ちの上、レジにてお買上げ合計金額のお支払いをお願いいたします。

※お支払い手数料は、お客様負担となります。

当店でご入金の確認がとれ次第、発送の手配を進めさせていただきます。

【銀行振込　を選択いただいた方】
お買い上げ合計金額を指定の銀行口座にお振込みをお願いします。

銀行名：○○銀行
支店名：○○支店
口座種別・番号：普通○○○
口座名義：株式会社○○

お振込み確認後、発送の手配を進めさせていただきます。

【後払い決済　を選択いただいた方】
決済会社所定の審査がございます。
審査の商品が取れ次第、発送の手配を進めさせていただきます。

入金確認メール

入金が確認できた旨と合わせて、入金のお礼と、発送日など商品到着までの今後の流れを伝えるとよい。購入者に丁寧さが伝わり、予定も把握できるため安心だろう。

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件名：【○○（店名）】入金を確認しました
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●●●●●●●●● 様

この度は、○○（店名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。
本日、お客様からのご入金を確認いたしました。

これより商品発送の準備を進めてまいります。
商品の発送が完了しましたら、伝票番号と合わせて改めてメールでお知らせをいたします。

ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせくださいませ。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

購入後のフォローメール

商品レビューを記入してもらうなど、購入者が気になったところを伝えやすい環境を作ることで、ショップ運営の改善点やサービス内容を確認できるメールでもある。また、クーポン配布などの工夫をすることで、リピーター獲得も期待できる。

商品が到着してから1週間を目安に送信すると、商品を開封・使用していることが多いため、購入者も感想を抱きやすいだろう。

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件名：【○○（店名）】商品についてご意見・感想はございませんか？
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●●●●●●●●● 様

この度は、○○（店名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

先日お送りした商品やに当店のご利用について、なにか気になる点や感想などありましたら、ぜひお聞かせください。
【ご意見・感想はこちら】
URL

また、商品について気になる点やよかった点などあれば、レビューを投稿いただけますと幸いです。
【商品レビューの投稿はこちらから】
URL

この度は当店をご利用いただき、誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ちしております。

ネットショップのメールテンプレート【個別対応用】

次に、個別対応用のメールテンプレートを紹介しよう。今回は、以下の4つだ。

・重複注文確認メール
・最短お届け日の案内メール
・未入金督促メール
・発送および配送遅延のお詫びメール

重複注文確認メール

同一人物から近い時間に複数の注文があった場合、重複注文の可能性もある。重複注文になっていないかを伝え、重複している場合は「いずれかをキャンセルする」などの対応が必要かなど、確認後の対応も記載があると未然にトラブルを避けられるだろう。

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件名：【○○（店名）】重複注文のご確認
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●●●●●●●●● 様

この度は、○○（店名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

今回のご注文につきまして、ご確認がございます。

○月○日の○○：○○、○○：○○に、お客様と同一のお名前、商品、個数の注文が当店に届いております。
何らかの手違いにより、ご注文が重複している可能性はございませんでしょうか。

もし、ご注文が重複している場合は、お手数でございますが、
一度全てのご注文をキャンセルいただき、再度正しい内容にてご購入手続きをお願いいたします。

ご不便をおかけして大変申し訳ございませんが、ご確認およびご対応のほどよろしくお願いいたします。

最短お届け日の案内メール

商品の受注から配達までに数日以上待たせてしまう場合に、最短で到着する日を案内するメールだ。最短お届け日を知らせることで、クレームやトラブルの防止につながる。なお、受注後、即日発送できる場合は送る必要はない。

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件名：【○○（店名）】最短お届け日のご案内
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●●●●●●●●● 様

この度は、○○（店名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

先日ご注文いただきました商品の最短お届け日が確定しましたので、お知らせいたします。

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最短お届け予定日：○月○日（○）

※天候や配送会社のトラブルにより、多少お日にちが遅れることもございます。
あらかじめご了承くださいませ。

未入金督促メール

購入者の入金期限が迫っている場合に送付するメールだ。入金期限を忘れている場合もあるため、事前にメールを送ることで、キャンセルを防げるだろう。

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件名：【○○（店名）】お支払い期限が迫っています
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●●●●●●●●● 様

この度は、○○（店名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

先日のご注文に関しまして、○年○月○日時点でお客様からのご入金が確認できておりません。
恐れ入りますが、ご入金がまだの方はご入金をお願いいたします。

下記のご入期限を過ぎますと、ご注文が自動キャンセルとなってしまいますので、ご了承をお願いいたします。

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ご入金期限：○年○月○日
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【ご注文内容】
ご注文番号：●●●●●●●●●
ご注文日：●●●●●●●●●
ご注文者：●●●●●●●●●様
支払方法：●●●●●●●●●

商品名：●●●●●●●●●
価格：●●●●円
個数：●●●●個
小計：●●●●円

送料（税込）　：●●●●円
手数料（税込）：●●●●円
ポイント利用　：●●●●ポイント
合計金額　　　：●●●●円

何かご不明な点がございましたら、当店までお気軽にご連絡くださいませ。

発送および配送遅延のお詫びメール

事前にお知らせした納期より、発送や配送の予定日が遅れた場合に送信するメールだ。発送・配送の遅延はショップにマイナスな印象を与えやすいため、お詫びと理由を明確に伝えよう。

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件名：【○○（店名）】商品発送（配送）遅延のご連絡とお詫び
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●●●●●●●●● 様

この度は、○○（店名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

今回ご注文いただきました下記商品の発送（配送）日につきまして、
先日発生しました【○○（地震や大雪など理由を記載）】の影響により、
○○方面への発送（配送）遅延が発生しております。

ならびに、配達日時をご指定いただいているお客様につきましても
ご希望の配達日時に荷物をお届けできない可能性が高くなっております。

お急ぎのところ、発送（配送）をお待たせしてしまい、誠に申し訳ございません。

その他、ご不明な点がございましたら下記までお問い合わせくださいませ。
問い合わせ先：●●●●●●●●●（メールアドレスや電話番号を記載）

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【ご注文内容】
ご注文番号：●●●●●●●●●
ご注文日：●●●●●●●●●
ご注文者：●●●●●●●●●様
支払方法：●●●●●●●●●

商品名：●●●●●●●●●
価格：●●●●円
個数：●●●●個
小計：●●●●円

送料（税込）　：●●●●円
手数料（税込）：●●●●円
ポイント利用　：●●●●ポイント
合計金額　　　：●●●●円

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商品ご送付先：
〒●●●-●●●●
●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●様

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メール作成のポイントや注意点

ネットショップで送信するメールテンプレートを作成する際、どのような点に気をつけるとよいのだろうか。簡潔にわかりやすく伝えるための、ポイントや注意点を紹介する。

文章の表記ルールを決める

文章の表記ルールを決めることで、読み手全員に伝わりやすいメールにしよう。具体的には、使用する装飾線を1つにしたり、数字の表記を半角にしたりなど、全体的に統一感があると読みやすくなる。

このとき、「1文を短くすること」「改行や漢字を多用しないこと」を意識すると、より読みやすくなるだろう。

どの端末からも見やすくする

メールを作成する際、どの端末からも見やすくすることもポイントだ。パソコンだけでなくスマートフォンで見る人も多いため、文字化けや装飾線の乱用には注意が必要である。依存機種文字の使用は避け、各端末でどのように見えるかチェッカーを使うなどして、読みやすさにつなげよう。

スパムメールと間違われないようにする

スパムメール（迷惑メール）と間違われてしまうと、メールの開封率が下がる可能性もある。現在、スパムメールの判定基準は厳しくなっており、気づかないうちにスパムとみなされてしまうこともある。

件名には「【○○】商品を発送しました」など「ショップ名と用件」を載せて、購入者がひと目でわかりやすいものにしよう。過剰な色付けやさまざまなフォントサイズの使用は、スパムメールとして判断されやすいため、改行やスペースなどの利用がおすすめだ。