“ルーティン作業”を自動化！ 24時間365日休まない「働きモノ」の導入で時間創出に成功！

株式会社きのした　代表取締役社長 ：木下 直人氏
株式会社きのした　取締役 ：木下 綾美氏

昭和13年に創業し、長崎県雲仙市の実店舗にて、衣料品と家具の販売をしている。
2009年には、跳ね上げ式収納付きベッド専門店「ベッド デザイン Kinoshita.net」というネットショップをオープン。約15,500点以上の品ぞろえと丁寧な顧客対応で人気を集め、株式会社Ｅストアーの「ネットショップ大賞」を3年連続で受賞。

EC担当者の頭を悩ませているものの一つに、データ入力などの定型業務に時間を要してしまうことではないだろうか。顧客が増えるごとに在庫情報の管理やメールの対応など、単純な業務も増加していく。作業が増加するにつれて人的なミスが発生し、クレームに繋がることも考えられる。

これを解決するために株式会社きのした（以下、きのした）が導入したのが株式会社FCEプロセス&テクノロジーのRPAツール「ロボパット」だ。その経緯や導入後の変化を、きのしたの3代目、木下直人氏に伺った。

ーーまず、ロボパットを導入した理由を教えてください。

木下氏：定型業務を効率化するためです。インターネット販売は薄利多売のビジネスなので、「人件費をはじめとした経費を減らす」という理由で従業員を雇っていません。私と妻の二人で、日々の業務をこなしている状況です。最初は問題なかったのですが、売り上げが伸びるにつれて手が回らなくなってしまいました。

また、「ベッド デザイン Kinoshita.net」では電話対応に力を入れていて、寝る時間が削られるほど、対応に時間を取られていることも理由のひとつです。ネットショップのトップ画面には個人の携帯電話番号を大きく掲載しており、よく問い合わせの電話がかかってきまして。夜中にくることもあり、時間問わず対応しています。

これを聞くと「電話ではなくメールにすればいいのでは」と思われるかもしれません。しかし、ネットショップは顔を合わせてコミュニケーションを取れない分、お客様に信用や安全を感じてもらう必要があります。だから、お客様とのコミュニケーションとして、電話対応を大切にしていきたいんです。

日々の定型業務を効率化して、その分「電話での問い合わせ対応」にじっくりと時間を使いたい。そんな思いもあって、ロボパットを導入することに決めました。

ーー夜中でも対応されるほど、電話でのコミュニケーションを大切にされているのですね。ロボパットを使い、どのような業務を自動化しているのでしょうか？

木下氏：ロボパットで自動化させている業務は2つあります。

1つ目は、メーカーから来た在庫を、ネットショップのシステムに1日3回アップロードする作業です。この作業は、私が担当しています。作業の時間は、8時・12時・16時。在庫は約6万点あるので、手動で作業をしていたときは1回につき30分ほどかかっていました。

2つ目は、受注メールをチェックし、管理表に記帳したりシステムに転記したりする作業です。この作業は、妻が担当しています。1日約200通届くメールを仕分けし、メールに記載されている内容から必要なデータだけを読み取るという流れです。昼夜問わずに届くメールを、ロボットが24時間常にチェックしてくれています。

ーー2つの作業を自動化し、時間はどのくらい削減されましたか？

木下氏：在庫をシステムにアップロードする作業は、1日あたり1から2時間ほど削減されました。現状、睡眠時間を削って仕事をしているので、自由に使える時間が2時間も増えるのはありがたいですね。
記帳や転記作業は、半日分の時間が削減されました。以前は業務が１日で終わらない日もありましたが、今はだいたい午前中には定型業務が終わっています。

ーー半日も削減ですか！かなり業務効率化できていますね。ロボパットを使ってみて、時間削減以外で感じるメリットはありますか？

木下氏：「ミスがなくなったこと」ですね。手作業だと、どんなに注意を払っていても人的ミスが発生してしまいます。管理表に入力する数字を1つでも間違えると、月末に数字を合わせる作業で丸2日ほどかかることもありました。だから、数字が合わないときは、ヒヤヒヤしながら数字を確認していましたよ。

しかし現在は、ロボットがミスなく完璧に仕事をこなしてくれています。「ミスしたらどうしよう」といった心配もなくなったので、精神的にもラクになり、ストレスがかからなくなりました。

あとは、「時間通りに作業をこなしてくれること」もメリットに感じています。以前、自分で在庫をアップロードしていたときは、本来であれば1日3回のところ、忙しすぎて朝の1回しかできないこともあって。

今は、ロボットが3回とも正確な時間に作業してくれています。在庫のアップロードは、時間に縛られた作業なので、ロボットが肩代わりしてくれることで柔軟に動けるようになりました。

ーー導入のハードルはどうでしたか？

木下氏：必要なのはパソコン1台だけだったので、導入ハードルは低かったです。
私は、日々の業務が忙しくて時間が取れなかったので、有償プランで担当の方にロボットを作ってもらいまして。できあがったロボットを自分で使うときも、スムーズに始められました。

専門的な知識はもっていないのですが、自分で微調整をしたりエラー対応したりできましたね。私はロボット自体は作っていませんが、調整をしてみた感覚だと、ほとんどの方は簡単に設定できると思います。

ーー「ロボットを作る」という言葉のイメージから、ハードルが高いツールだと感じたのですが。

木下氏：そんな方に私から伝えたいのが、まずは試してみたほうがいいということです。自分で利用してみないと、「簡単さ」も「どんな業務が効率化できるか」もイメージが湧かないので。

私自身、ロボパットを使ってみて、自動化できる業務の幅広さに驚いています。試しに使ってみると、「こんなことも自動化できるんだ」と発見がどんどん広がっていくのではないでしょうか。

ーー木下さんにとって、ロボパットはどのような存在でしょうか？

木下氏：人を雇うよりも助かる存在です。なぜなら、ロボットだから24時間365日休まずに働いてくれるし、社会保険に加入する必要もありませんから。そもそも、どの会社も人手不足で採用するのも大変です。
無言で黙々と作業してくれる「働きモノ」のロボパット、導入して正解だったと感じています。

ーー今後、ロボパットを使って自動化したい業務はありますか？

木下氏：ネットショップを多店舗展開するにあたっての作業を、自動化していきたいです。ネットショップが1店舗では売り上げが頭打ちになってしまうので、Amazonや楽天といったECモールにもショップをオープンさせたいと考えていまして。
新たにネットショップを展開するには、商品登録などの細かくて膨大な業務が発生するので、ロボパットで自動化したいと思います。

ーーきのした様のさらなる事業拡大を楽しみにしています。

木下氏：ありがとうございます。
「ベッド デザイン Kinoshita.net」をオープンさせてしばらくは「0」が続き、売り上げが発生しませんでした。「0からの脱却」を目標にしていた時期もあります。しかし現在は、1日で200万から300万円ほど売り上げる日もあるくらい、おかげさまで売り上げが伸びました。今や年商数億円です。

売り上げ拡大の要因となったのが、「どうしたら売れるか」を考え続けて工夫を重ねたこと。夜な夜な商品登録をして商品数をとにかく増やしたり、ホームページのレイアウトをしっかりと考えたり。ほかにも、広告の量や広告を出すタイミングなど、あらゆる工夫を凝らしました。このように知恵を絞った結果が、今につながっているのだと思います。

これからもお客様に愛していただける店でいるためには、立ち止まらずに考え続けなければなりません。そのためには、時間の有効活用が生命線です。これからもロボパットを使って業務効率化を図り、時間を有効的に使いたいと思います。