画像化して読み取り、データ化して整理

クラウド会計ソフトとして知られるfreeeが領収書・請求書の添付機能「ファイルボックス」を、9月8日にリリースした。画像データにすることで整理や保管の煩わしさをなくし、申請漏れ・支払い漏れなどの人的ミスも防ぐことができる。

領収書や請求書の整理・保管はなかなか面倒で煩わしいものだ。人によってやり方は異なるが、多いのは「クリアファイルに挟んでおく」「専用のボックスに放り込む」「クリップで挟んで机の引き出しにしまっておく」といったところだろう。
しかし、本棚に立てたクリアファイルが落っこちて散乱すると目も当てられないし、ボックスに入れるといつの間にか混ざって、日付がごちゃごちゃになってしまう。クリップに挟んで机の引き出しにしまうと、だんだん紙が汚れて端が丸まったりする。
溜ってくるとますます処理するのが面倒になり、経理の担当者に急かされて、嫌々整理することになる。

その点、freeeに新たに加わった「ファイルボックス」は、領収書・請求書の整理に非常に有効だ。
やり方はスマートフォンで撮影するか、あるいはハンディスキャナ「ScanSnap／富士通」から取り込む。画像データにすることで、たまった領収書も、頻繁に受け取る請求書も、簡単にfreee に取り込むことが可能になる。

クラウドを活用するには、習慣づけも必要

freeeの「ファイルボックス」は便利だ。領収書・請求書の会計ソフトへの入力漏れや重複入力もなくなる。経費として処理することを忘れたり、受領した請求書の支払いを遅らせたりするミスも防ぐことができる。

しかし、使いこなすには日頃からクラウドに慣れる必要もありそうだ。

たとえば、「この領収書は何を買ったときのものだっただろう？」と思い出すのに苦労することはしばしばあるが、撮影時の位置情報やカレンダーの情報を参照して会計データに登録すれば、悩む必要はなくなる。
ただし、そのためには、買ったその場でスマートフォンを使って撮影し、「ファイルボックス」にアップしておかないとならない。

クラウドの恩恵を受けるには、それを生かすための習慣をつけることも求められる、ということだ。