基幹システムという言葉を知っているでしょうか。これは、簡単に説明すると企業のもっとも根幹となる業務をシステム化したもののことで、効率化や負担軽減を目指して導入されます。事業を行うのであれば、どのようなものか理解しておきましょう。ここでは、基幹システムの概要はもちろん、引き合いに出されることが多い情報系システムやERPなどとの違いについても説明します。

基幹システムとは？

基幹システムとは、文字どおり企業の基幹となる重要な業務をコンピュータで管理するシステムのことです。基幹システムというカテゴリの中に複数のシステムが含まれ、さまざまな情報を管理しています。一般には、以下のシステムを指すことが多いです。

・生産管理システム
・販売管理システム
・在庫管理システム
・受注管理システム
・財務管理システム
・勤怠管理システム

たとえば、在庫管理システムがあれば、これまで従業員が時間をかけて行っていた数の確認が数値を入力するだけで済むようになるなど、大幅に作業時間を短縮できます。基幹システムとは、経営情報を管理し、業務を標準化することで効率化をはかるものなのです。

在庫管理システムが停止すると、適切な管理ができなくなり不良在庫を大量に抱えるなど大きな損失をもたらす恐れがあります。財務管理システムが機能しなければ、会計処理ができないなどの問題が起こるでしょう。このように、基幹システムとは、その機能が止まると企業活動まで停止しかねない重要なものです。ただし、特定の枠組みやパッケージがあるわけではなく、企業によって何を基幹とするかは異なります。たとえば、小売業では仕入れ管理システムも基幹システムの1つです。

基幹システムが止まってしまわないようにするためには、適切に活用することが大切です。従来は、前述した基幹システムはそれぞれ部門ごとに独立し、異なるデータフォーマットで運用されることが一般的でした。部門ごとに最適化を進めることで、業務効率を向上させることができていたのです。しかし、消費者のニーズや商品、サービスが多様化し、処理すべきデータが増加するにつれ、従来の方法は通用しなくなりつつあります。基幹システムは部門ごとではなく全社的に適用されるべきものだからです。

情報系システム・ERPとの違い

企業のシステムには、上述の基幹システムのほかに情報系システムやERPなどもあります。ここでは、これらの違いを説明します。

情報系(業務系・部門別)システムとの違い

情報系システムとは、社内外の人とコミュニケーションをとったり企業の意思決定を支援したりする際などに使われるシステムのことです。事務処理を効率化する目的で使われるものもあります。たとえば、次のようなツール、システムです。

・メールソフト
・グループウェア
・スケジュール管理ツール
・チャットシステムなどの社内SNS

情報系システムは、業務系システムや部門別システムと呼ばれることもあります。

これらのシステムは、仮に突然使えなくなってしまっても、不便ではあるものの企業活動を停止するほどの影響は及ぼしません。たとえば、社内SNSが使えなくなると連絡をとりづらくなるなどの問題は起こりますが、電話を使うなどして代替え可能で、業務そのものは進められます。基幹システムとはこの点で大きく異なります。

・基幹システム：ないと困るもの
・情報系システム：なくてもよいがあると便利なもの

情報系システムはあると便利なため、基幹システム同様、導入してうまく活用すれば業務効率の向上が見込めます。業務への影響がさほど大きくないため、基幹システムよりも導入しやすいです。

なお、上記のシステムは一般には情報系システムに分類されますが、企業によっては経営に大きな影響を及ぼすものもあります。その場合は基幹システムとされることもあります。

ERPとの違い

ERP(Enterprise Resource Planning：経営資源計画）とは、経営効率を向上させるための概念であり、そのための管理手法を指します。これは、もともとは生産管理や在庫管理を最適化するために用いられてきた管理手法である、MRP(Material Resource Planning)の概念を拡張させて生まれたものです。MRPは1970年代に誕生した管理手法で、資材や部品の管理を行い、生産計画を立てて適切なタイミングで発注したり生産する資材の量を決定したりすることで在庫管理や生産管理の最適化を目指すものでした。

1980年代に入ってMPRはMRP2に発展します。MRP2では、資材や在庫のほかに人材や設備、資金（ヒト・モノ・カネ）といった生産に必要な複合的な要素も管理するため、単一ITシステムへの統合を目指すようになりました。さらに時代が進むと、社内全体の情報を管理することの重要性が重視されるようになります。そして、MRPやMRP2を拡張して生産管理の現場だけではなく、社内全体に適用してコントロールしようとするようになったのです。このための手法がEPRです。企業全体をコントロールするものなので、EPRは基幹システムと情報系システムを統合したITシステムととらえることができます。

基幹システム導入のメリット

基幹システムの導入は、企業にさまざまなメリットをもたらすものです。たとえば、売上状況や債務状況など重要な経営情報が可視化され、リアルタイムで把握できて管理しやすくなる点が挙げられます。従業員ごとに管理していた各種データや情報が一元化され、リアルタイムで状況の把握・分析ができるため、変化の速いビジネス環境にも素早く対応できるようになります。

業務が標準化され、効率化が図れるのもメリットの1つです。部門によっては、特定の人のみが担当しその人がいなければ進め方がわからないといった業務があるものです。また、日々の業務や会計処理のなかには、ムダが多いものもあるでしょう。基幹システムの導入によってこのような業務が標準化されれば、効率化につながります。企業活動において生産や販売、受注、会計といった一連の業務は、切り離せないものです。統合型の基幹システムを導入すれば、連携してデータ管理ができるようになり、経営効率がアップします。これも大きなメリットです。

ERPを導入した場合のメリットについてもみていきましょう。ERPは基幹システムと情報系システムが統合されているため、人材や資金などの経営資源の動きがより把握できるようになります。一元的に管理することでデータの重複といったムダがなくなり、業務効率のさらなるアップも望めるでしょう。販売や受注などのデータを在庫管理の適正化に活かせ、不要な資材を発注せずに済むなど、コストの削減にもつながります。さまざまなデータが生産管理に活かせるため、生産工程の管理や適正化も図れます。

基幹システム導入の際のポイント

基幹システムの導入は、企業にさまざまなメリットをもたらします。とはいえ、既存の重要な業務フローをシステム化する必要があり、大幅な変更が求められるため、便利であるとわかっていてもなかなか気軽に導入しづらいものです。また、基幹システムには、一連のシステムがパッケージ化されているものや特定の業務に特化したもの、ERPなど複数の種類があり、それぞれ特徴が異なります。導入するからにはそれぞれの特徴を知り、自社にもっとも適したものを選ぶことが必要です。

なお、基幹システムにはオンプレミス型とクラウド型とがあります。オンプレミス型は、自社のサーバーにインストールして使用するタイプです。初期費用はかかりますが、機能が充実しているものが多くカスタマイズ性にも優れています。クラウド型は、インターネットを通じて利用できるサービスです。オンプレミス型より機能性やカスタマイズ性で劣ることが多いものの、初期費用を抑えられます。どちらにするかは、自社の状況をよく考慮して決めましょう。

新しいシステムで業務効率化を！

基幹システムを中心に、企業経営に大きな影響を与えるシステムについて紹介しました。基幹システムやERP以外にも、経営の効率化を図るシステムは数多く存在します。システムを最大限に利用するためには、自社にもっとも適したシステムを見極めて導入することが大切です。「ECのミカタ」では、EC業界の最新トレンドや役立つ情報を数多く発信しているので、ぜひ参考にしてください。