初心者向け！ECサイトで重要な仕入管理のキホン

2022/06/10

ECのミカタ編集部

ECサイトの仕入れ管理は売上にも関わる重要な工程のため、入念な管理やチェックが求められます。この記事では「ECサイトの仕入れ管理の方法が分からない」「効率の良い運用方法が分からない」というEC担当者の方へ向けて、初心者の方でも分かる仕入れ管理の基礎からおすすめのツールを解説します。

仕入管理とは

仕入れ管理とは第三者に売るための商品を購入し、在庫管理を行う流れを指します。商品を第三者に売るためには材料を購入、加工し、販売計画を立てなければいけません。仕入れはサイトの売上に繋がる重要な工程であるため、入念な管理とチェックが求められます。仕入れ管理を徹底して行うことで、商品を適切なルートと価格で仕入れることができ、スムーズにECサイトの運営を行うことができます。

仕入管理の業務内容

仕入管理の業務内容は大きく6つに分かれています。
ここからは具体的な業務内容について説明します。

見積依頼

いくらで仕入れることができるのか、複数の企業に見積依頼書を出します。原材料の高騰などにより突然金額が上がる場合もあるので、そのような時は既存顧客との取引がある場合でも、新規の企業へ複数見積依頼をしましょう。調達する企業を見極めるポイントとしては、品質、価格、納期の項目を特に抑えて選定を行うと良いでしょう。

品質
その商品がどのようなプロセスで製造されているのか、原材料は何を使っているのか、産地などを確認します。実際にECサイトで販売する際も顧客へより正確な情報を訴求することができたり、品質の良さを商品のポイントの1つとすることが可能です。

価格
扱う商品によっては時期に応じて価格が変動する場合もあります。1年を見越してどのくらい価格が変動する可能性はあるのか、また量を多く仕入れると1個あたりの単価が安くなる場合もあるのかなど、併せて確認してみましょう。

納期
仕入先企業の生産能力が異なる場合もあるため、毎回決まった時期に納品が可能なのか、変動する可能性はあるのか確認しましょう。予定していた販売スケジュールを後ろ倒しにすることによって新たな発注経路を確立する手間が発生したり、売上に大きく影響がでるため重要な項目です。
　

購買契約の締結

仕入先企業が決定したら、購買契約の締結に移ります。各部門の在庫管理担当者が購買依頼書を作成し、購買担当者へ送ります。購買契約の際は特に次の項目を重要視しましょう。

・保証
・機密保持
・契約期間
・解約条件
・支払いの締め日
・支払日
・支払方法

発注業務

仕入先に対し、製品やサービスの発注を行う業務です。納品までにかかる日数や在庫状況、需要量に注意しながら進めていきます。

入荷/検収業務

商品が届き次第、検収業務を行います。仕入れた商品の数量や種類に問題ないかを確認します。

仕入記帳業務

検収業務が完了したら仕入れ伝票を作成し、経理部に提出しましょう。扱う商品によって消費期限を記載したり、項目が異なるため注意が必要です。

支払業務

仕入先へ代金を支払います。単発での受注であれば毎度請求書を受け取り、継続型の受注であればまとめて支払うこともあります。
請求書に従い、速やかに支払いを済ませます。

仕入商品の管理方法

仕入れた商品を問題なくスムーズに販売させるために、適切な管理を行います。商品の一般的な管理方法には、Excel、仕入れ管理システムがあります。それぞれ特徴を抑えていきます。

Excel

Excelはコストがかからず誰でも使用ができるため導入をしやすい点がメリットとして挙げられます。ECサイトの立ち上げ時期や、扱う商品が少ない小規模の場合はExcelで管理をしても良いかと思いますが、全て手入力で行い入力漏れなどの人的ミスも発生しやすいデメリットも持ち合わせています。またデータの保管に手間がかかるため、閲覧性が良いとは言えず効率の悪い運用となってしまう可能性が高くあります。

仕入れ管理システム

仕入管理システムとは、届いた商品を発注データと照らし合わせて仕分け入力や検品などの業務を自動で行ってくれるシステムです。またどの商品がどれくらいのペースで売上を出したのかという売上分析や、在庫管理などにも対応可能な点が特徴です。システム化によって人的ミスを防いだり、適切に在庫をコントロールし過剰在庫を防ぐ役目を担っています。