メール配信における業務改善が期待できる、メール対応代行サービス。メール配信における業務改善に向けてサービスを導入したいと考える一方で、どのようなサービスを選んだらよいのか悩むこともあるだろう。今回は、メール対応代行に依頼できる内容や導入のメリット、サービスを選ぶ際のポイントなどを紹介する。最後に、メール代行サービスおすすめ4社の特徴を紹介するので、導入時の参考にしてほしい。

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目次

●メール対応代行に依頼できること
●メール対応代行を導入するメリット
●メール対応代行の料金相場
●メール対応代行サービスを選ぶポイント
●メール対応代行サービス4社比較
●まとめ

メール対応代行に依頼できること

メール対応代行とは、メールの作成や送信、それ以外の周辺業務を代行してくれるサービスのこと。メール対応代行サービスを検討するにあたり、まずは、依頼可能な業務内容について把握しておこう。

メール受信・返信

メール対応代行の基本業務は、顧客からの問い合わせや注文といったメールを受信後、内容に応じて返信を行うことだ。メール対応代行では、特に迅速な対応が求められる「問い合わせメール」や「クレームメール」にも対応している。選択する代行サービスによっては、プロのオペレーターが24時間365日サポートするため、スピーディーかつ充実した顧客対応が実現できるだろう。

コンテンツ制作

他にも、「営業メール」や「メルマガ」といった、メールコンテンツ制作の支援業務も依頼できる。営業メールやメルマガは、新規顧客やリピーターの獲得という利点がある一方で、必ずしもメールをチェックしてもらえるとは限らない。そのため、効果的な文章作成や顧客のニーズに沿った配信が不可欠だ。顧客のリストアップや文章作成、送信などを一括に依頼することで、効果が実感できる可能性も高まるだろう。

効果測定や改善提案

同サービスでは、メール配信効果を高めるための、効果測定や改善提案にも対応している。配信したメールの開封率やクリック率の分析のほか、メール配信後の状況に応じた運用サポートの実施も可能だ。数値分析や改善施策は、専門的な知識がないと自社運用は難しい。効果の高いメール配信を維持したい場合、自社で運用可能な体制作りをサポートしているケースもあるため、確認してみるとよいだろう。

メール対応代行サービスを導入するメリット

メール対応代行サービスを導入するメリットを確認していこう。

生産性向上

メール対応代行サービスを利用すれば、メール配信やコンテンツ制作にかけていた時間を大幅に削減し、従業員がコア業務に集中できる。本来取り組むべき業務に注力できることで、生産性の向上も期待できるだろう。

コスト削減

自社が行う業務をスリム化すれば、新たに社員を雇用したり育成したりする費用を抑えられるため、コスト削減が可能だ。ノウハウを持つ経験豊富なスタッフが業務を代行することで、短期間に質の高いメール配信も実現できるだろう。

また、ボタン一つで送信できるメール配信は、封入作業や個別の送信作業が必要な郵送やファックスを利用するDMに比べて、送信コストも抑えられる。コスト削減をしつつ、顧客開拓が行えるメリットは大きいだろう。

コンバージョン率の向上

自社にノウハウがない場合、自社でコンテンツを作成する場合と比較しメールの開封率やコンバージョン率の向上も期待できる。さらに、メール内容やコンテンツ制作にかかる時間の短縮になるため、施策の改善速度の向上にもつながるだろう。

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メール対応代行の料金相場

メール対応代行サービスで発生する費用は、「月額基本料」「メール受信料」「メール送信料」「オプション料」の4項目に分かれる。それぞれの項目の内容や平均的な料金相場について確認していこう。

・基本料｜5,000円～15,000円/月
月額基本料は、送受信したメールの件数に関わらず、毎月定額で発生する費用だ。月額基本料の中には、オペレーターの人件費以外にも、対応した件数に応じたレポート費、代行会社の管理費、研修費などが含まれる。一般的な月額基本料の相場は、5,000円から1万5,000円前後だ。

・メール受信料｜200円～400円/件
メール受信料は、受信したメールを宛先のアドレス別にフィルタリングしたり、メールの内容を確認し返信の有無の必要性を判断したりする際に発生する費用だ。一般的な相場は、メール1通につき200円から400円前後で、サービスよっては月額基本料に組み込まれているケースもある。

・メール送信料｜200円～400円/件
メール送信料は、問い合わせ内容に応じてメール返信を行う際に発生する費用だ。代行会社の多くがサービスの利用量に応じて請求料金が変化する「従量課金制」を導入しており、配信数が多くなればなるほど、単価が安くなるケースが多い。一般的な相場はメール1通に対して200円から400円前後となる。

・オプション料｜300円～/件
オプション料は、オペレーターだけでの対応が難しい案件が発生した場合に、担当者の支持を仰ぐようなエスカレーションをしたり、対応マニュアルや返信メールのフォーマットを変更したりする際にかかる費用だ。依頼する業務によって、それぞれの費用に上乗せされる仕組みとなる。相場は、エスカレーション1件につき300円から400円前後。マニュアルやフォーマットの変更は、内容に応じて都度見積もりが発生するケースが多いだろう。

メール対応代行サービスを選ぶポイント

実際にメール対応代行サービスを選ぶ際のポイントを紹介する。

サービス内容と費用

まずは、依頼する業務の内容と予算に応じたバランスを確認していくことが重要だ。同サービスは、利用するサービスが増えるほどコストは高くなるため、事前に依頼業務の内容を整理した上で代行会社を選択しよう。なお、時期に応じて依頼業務量が変動する場合は、複数のプランがあり途中でプラン変更ができるサービスを選ぶと、長期的な運用ができるのでおすすめだ。

セキュリティ対策

同サービスは、顧客の住所や電話番号、氏名、クレジットカード番号といった個人情報を扱うため、セキュリティ対策については細心の注意が必要だ。代行サービスを選ぶ際は、プライバシーマーク（Pマーク）やISO14001（情報セキュリティ認証）を取得しているかしっかり確認しよう。

実績と事例

検討先の代行サービスが、実際にどのようなコンテンツを作成できるのか、どのような実績があるのかきちんとすることも大切だ。サンプルや参考資料を提示してもらい、自社の求めるものにマッチしているか確認していこう。

メール対応代行サービス4社比較

最後に、おすすめのメール対応代行サービス4社について特徴を紹介していく。導入先を選定するときの参考にしてほしい。

HELP YOU｜株式会社ニット

「HELP YOU」は、オンラインで完結するアウトソーシングタイプの業務代行サービスだ。専属のディレクターが窓口となり、依頼内容に応じて専門スキルを持ったアシスタントが担当する仕組みを取っているため、メール対応代行をはじめ、幅広い業務をまとめて依頼できる。料金は、月額10万円（6カ月契約・月の稼働時間が30時間以内・メール対応以外の業務依頼も可能）からとなっている。

公式HP：HELP YOU

テルシンク24｜株式会社アクスイリュージョン

「テルシンク24」のメール代行は、月額基本料金10,000円で利用可能だ。同社が強みとしている電話代行サービスと組み合わせることで、より充実した顧客対応も実現できる。365日24時間対応可能で、メールを受信してから10分以内に返信を行うといった迅速な顧客対応で見込み客のニーズにスピーディーに応えるという特徴がある。

公式HP：テルシンク24

メールの見張り番｜株式会社アゴラ・ステーション

「メールの見張り番」は、基本サービス料月額5,000円で利用可能なメール対応代行サービスだ。サービス内容はメールの送受信、フィルタリング、レポートがあり、オプションでメールマガジンやメールアドレス取得というサービスにも対応している。

公式HP：メールの見張り番

CasterBIz｜株式会社キャスター

「CasterBIz」は、メール対応以外にも日常業務から専門分野幅広い業務を委託可能だ。専門知識の豊富なアシスタントがチームでサポートする仕組みを取っている。料金は、12万円（6カ月契約・月の稼働時間30時間）となるが、カスタマイズした業務依頼可能なプランも提供している。

公式HP：CasterBIz

まとめ

従業員がコア業務に集中できる環境を整えながら、成果の高いメール配信業務を可能にするメール対応代行サービス。メール配信やコンテンツ制作以外にも、効果測定や自社運用に向けた体制作りのサポートまで行うケースもあるため、メール配信業務の質をより高めたいと考えている企業にもおすすめだ。サービスの選定時は、費用対効果や運用実績、セキュリティ面などにも注目しながら、メール対応代行サービスを検討してみてはいかがだろうか。

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