おすすめの電話代行サービスまとめ！会社ごとの特徴と強みも紹介

2022/12/29

ECのミカタ編集部

業務中の電話対応が負担になっており、なかなか業務効率があがらないと悩んでいる事業者の方も多いのではないでしょうか。そのような悩みを解決できるのが電話代行サービスです。電話代行サービスを利用すれば、事業者に代わって受電への対応をしてもらえるほか、休業日や営業時間外の電話注文などにも対応できます。この記事では、電話代行サービスの概要や利用するメリット、おすすめの電話代行サービスについて紹介します。

電話代行サービスとは

電話代行サービスは、個人事業主や企業への電話を代行会社のオペレーターが代わりに対応するものです。サービスの名称は代行会社によって異なりますが、サービスの内容としては基本的に同様です。

秘書代行サービスとの違い

電話代行サービスと混同されやすいのが、秘書代行サービスです。秘書代行サービスのなかには、電話代行が含まれているものもあります。そのため、電話代行サービスと秘書代行サービスが同じものと認識している方もいるでしょう。

しかし、電話代行サービスが着電への対応をメインとするのに対し、秘書代行サービスの場合、電話対応はあくまでもサービスの一部にすぎず、あらゆる秘書業務を提供します。秘書代行サービスは、電話対応のほかに、スケジュール管理や商談の予約なども対応できるため、電話代行サービスより仕事の幅が広いといえます。

また、近年では完全オンラインで秘書業務をこなすオンライン秘書サービスも人気です。

電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスを利用すると、業務効率の改善や人件費の削減につながります。しかし、実際にはどれくらいのメリットがあるのでしょうか。

以下では、電話代行サービスを利用するメリットについて解説します。

業務効率を改善できる

業務のなかでは、たくさんの企業や個人と電話をする機会があります。一日に数十件の電話対応をしなくてはならない方もいるはずです。

しかし、電話がくるたびに業務を中断していては業務効率が大幅に下がってしまいます。そこで電話代行サービスを利用すれば、みずから電話対応する手間がかからず、ほかの仕事を集中的に進められます。

業務や取引に関わる電話であれば直接対応する必要がありますが、個人事業主や企業にかかってくる電話のうちには、新規の提案や営業などの着電なども少なくありません。営業側はすこしでも話を聞いてもらおうとするため、営業電話に無駄な時間がかかりやすくなります。

また、電話代行サービスでは商品の受付窓口としての電話応対も外注可能です。そのため、電話注文を受け付けている個人事業主や小規模企業にもおすすめです。限られたリソースを効率よく活用できるよう、電話対応はアウトソーシングしてしまうのも一つの手です。

人件費を削減できる

電話代行サービスを利用することは、人件費の削減にもつながります。たとえば、自社で電話対応を中心とする事務職を採用するには、採用費や人件費がかかるうえ、教育コストも負担しなければいけません。

さらに採用や教育には時間がかかるため、人材不足に悩んでいる企業にとっては難しいともいえます。一方、電話代行サービスを利用すればコストの問題を解消できるうえ、電話応対のレベルが上がるメリットもあります。

電話代行サービスを選ぶ際のポイント

電話代行サービスを導入する際、どの代行会社を選ぶべきか迷う人もいるでしょう。導入後にミスマッチが起こらないようにするには、検討段階で自社に合うサービスを慎重に選定することが大切です。

以下では、代行会社を選ぶ際にチェックすべきポイントについて解説していきます。

稼働時間帯

まず、電話対応を依頼したい時間帯は事前に考えておきましょう。たとえば、平日の9時から18時を営業時間としている場合、営業時間内は必須で対応してもらう必要があります。

一方、営業時間は社内で対応しており、営業時間外の電話対応を外注するケースもあるはずです。平日の早朝や夜間、土日祝日の問い合わせに対して、機会損失を防ぐ目的で代行サービスを導入するケースです。
代行会社によって規定の時間内で稼働時間帯を選ぶ業者、24時間稼働可能な業者などがあるため、稼働可能な時間帯は事前に確認しておきましょう。

オペレーターの対応品質

オペレーターは、企業の社員の代わりに電話対応を行いますが、電話の相手からは社員であると認識されます。そのため、オペレーターの対応品質は、企業の評価に直結します。

オペレーターの対応品質が悪いと、企業のイメージを落としてしまう可能性もあるのです。そのため、電話代行サービスを利用する際には、事前に代行会社の実績や評判を調べておくのがおすすめです。

事前に調査した結果、口コミの評価が悪かったり、トラブルになっていたりする代行会社は避けましょう。

対応数に対する費用

電話代行サービスは、代行会社によってサービスの内容や料金体系が異なります。そのため、自社の求めるサービス内容を明確にしたうえで、提供サービスがマッチしている代行会社を選ぶことが大切です。

また、料金体系についても事前に確認して、どれくらいの費用になるか見積もっておくべきです。サービスを導入してから予算を超えてしまうようだと、負担になってしまうおそれもあります。

前述のとおり、電話代行サービスの導入は人件費の削減につながりますが、料金体系によっては人件費よりも高いコストが発生する可能性もあります。

【比較用】おすすめの電話代行サービス14選

電話代行サービスを提供する各社は、それぞれどんな特徴をもっているのでしょうか。

以下では、さまざまな電話代行サービスについて、5つのタイプに分けて紹介します。

品質が高い代行会社

前述のとおり、オペレーターは企業の評判を左右する要素です。そのため、オペレーターの対応品質は非常に重要なポイントです。

以下では、対応品質の高い代行会社について紹介します。

テレコメディア

https://www.telecomedia.co.jp/
株式会社テレコメディアは、インバウンド・アウトバウンドを含む、多言語コールセンター、電話秘書サービスなどを提供しています。マナー・プロトコール検定の受験や手話講習をはじめ、さまざまな場面で活躍できるよう、人材教育に力を入れている代行会社です。

創業38年を迎えており、電話代行サービスのなかでも老舗に分類される企業であり、それだけ実績も豊富です。

CUBE

https://www.cube108.jp/
CUBEは、株式会社大阪エル・シー・センターが提供する電話代行サービスです。顧客満足度の高さには定評があり、クライアントの99.2%が継続してサービスを受けている実績があります。

主なサービスの内容はネットショッピングなどの受付代行、通信販売などによる受付窓口の代行です。なお、サービスを利用して成果が見られなかった場合には、全額返金保証も展開しています。

秘書センター

https://x.gd/jOgdG
秘書センター株式会社は、主に電話代行・保守代行・受注代行のサービスを提供しています。年中無休で営業しており、24時間にわたって電話応対を代行できる点が最大の特徴です。

情報の管理についても徹底しており、クライアント側も安心してサービスを利用できるほか、従量課金制となっているため、電話対応の回数が少なければコストも低くなります。

秘書プラス

https://hisyo-plus.com/index.html
オペレーターの教育マニュアルや情報管理に力を入れており、導入事例も個人事業主を含め、さまざまな業界で利用されています。

基本の対応時間は平日の9時から18時となっていますが、オプションサービスを利用すると土日祝日の対応、18時から21時までの対応なども可能です。

格安で人気の代行会社

対応品質ももちろん重要な要素ではありますが、電話代行サービスにそこまでコストを割けない方もいるはずです。

以下では、低コストで利用できる業者のなかでも、サービスがしっかりしている代行会社について解説します。

インターコード

http://www.deolab.net/index.html
株式会社インターコードは、電話代行サービスはもちろん、ホームページの制作やWebコンサルティングなどの業務にも対応しています。格安電話対応プランを用意しており、20コールまでであれば月額費用2,900円から利用可能です。

また、起業から間もない事業者などで電話番号の取得ができない場合には、電話番号の貸し出しプランがあるのもポイントです。

MKサービス

https://kschannel.jp/
MKサービスは、株式会社ケイズプランニングが提供する電話対応サービスです。インターコードと同様、着電件数が少ない事業者向けのプランを設けており、20コールまでであれば1か月あたり2,960円から利用できます。

また、電話対応のあとに内容をメールやChatworkで連絡するサービスも提供しています。さらに別途料金を支払うことで、電話対応時のヒアリング業務も依頼可能です。

LINE・Slackに対応する代行会社

電話代行サービスを提供する業者のなかには、着電の内容を共有してくれるところもあります。とくにチャットツールで手軽に受けられると非常に便利です。

以下では、LINEやSlackに対応している代行会社について紹介します。

フォンデスク

https://www.fondesk.jp/feature/
フォンデスクは、Web申し込みを受け付けているうえ、必要書類などもなく導入しやすいサービスです。対応している連絡手段が豊富なことでも知られており、LINEやSlackはもちろんChatwork・Microsoft Teams・GoogleChat・LINE WORKS・Eメールなどがあります。

ただし、夜間と休日の電話代行には対応していない点に注意しましょう。

ハートフルコールセンター

https://www.heartful.cc/
ハートフルコールセンターは、対応品質の高さを強みとする電話代行サービスです。課題解決力94%、継続率99%と高い評価を獲得しており、オペレーターのなかにはビジネス検定などの資格保有者も多いのが特徴です。

対応している連絡手段は、LINE・Slack・Chatworkの3つになります。ミニマムの料金もリーズナブルに設定されており、月額4,000円から利用可能です。

また、30日間無料のお試し期間があるため、気軽に試しやすいのもポイントです。

渋谷オフィス

https://www.shibuya-office.co.jp/
渋谷オフィスは、電話代行専門の企業としてサービスを提供しており、12,000社以上の対応をしてきた実績があります。対応品質の面でも、オペレーターは入社後6か月にわたる研修を行っており、電話対応のスキルを身につけています。

また、対応内容は録音保存したうえで連絡してもらえるため、先方とのコミュニケーションを正確に把握することが可能です。連絡手段についても電話・メール・チャットツールから選べる仕組みとなっており、チャットツールはLINE・Slack・Chatworkの3つです。

24時間対応できる代行会社

多くの電話代行サービスは、一般的な就業時間である平日の日中をメインとしていますが、夜間や深夜に対応しなければいけないケースもあります。もし夜間や深夜の代行利用を検討している場合は、24時間対応できる代行会社もチェックしておくとよいでしょう。

以下では、24時間対応できる代行会社について紹介します。

オフィスジャパン

https://www.officejapan.tv/
オフィスジャパンは、18,000社以上の対応実績のある代行会社です。応対方法やヒアリング業務をはじめ、あらゆるニーズに柔軟に対応できる点が特徴です。

電話対応後の報告手段としては、メールとFAXが主な手段となっており、緊急時においては電話での報告にも対応しています。

テルシンク24

https://tel-think.com/wp/
テルシンク24は、年中無休で24時間電話・メールの代行業務に対応できます。スタートプラン・スタンダードプラン・ネクストプランは初期費用無料に加えて、1か月間のトライアルを利用できます。

e秘書

https://www.tas.bell24.co.jp/
e秘書は、24,000社以上の対応実績がある代行会社です。電話対応の品質はもちろん、情報の管理やコンプライアンスに関しても研修などを実施しているため、機密情報を扱う事業者でも安心して利用できます。

料金は時間帯ごとに細かく分かれており、それぞれ必要な時間帯のプランを選べる仕組みです。たとえば、24時間365日電話対応をしてほしい方向けのプラン、夜間や早朝などの時間帯に対応して欲しい方向けのプランなどがあります。

固定費無料の代行会社

受電件数が時期によって大きく変動するビジネスの場合、固定費を抑えて必要な分だけ依頼したいケースもあるでしょう。

以下では、固定費無料で利用できる電話代行サービスについて紹介します。

teltol

https://www.teltol.net/
teltolは、24時間いつでも1コール500円で電話対応を依頼できるサービスです。短時間の利用にも対応しており、たとえばお昼に1時間だけの依頼をすることも可能です。

また、電話対応後の報告手段は、LINE・Slack・Chatwork・Microsoft Teams・メールに対応しています。10コール分の無償提供トライアルも実施しているため、試しに利用してみるのもよいでしょう。

Jream

https://jream.jp/index.html
Jreamの電話代行サービスは、固定費無料のプランと定額料金のプランの両方があります。固定費無料の従量課金制プランは1コール130円で利用できます。

電話代行の対応時間帯は、平日の9時から18時までです。なお、利用期間の縛りがなく、1日から利用できるのも魅力的です。

まとめ

電話代行サービスは、業務中に電話対応する負担を軽減できるうえ、無駄な人件費をかけずに外注できます。電話注文を受け付けていれば、営業時間外の着電に対応して機会損失を防ぐことにもつながるため、前向きに検討すべきサービスです。

また、最近ではチャットで電話内容を共有してくれるサービスなども各社からリリースされており、使い勝手がよくなっています。なかにはトライアル期間を設けている企業もあるため、一度試してみてもよいでしょう。

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