商品管理システムとは？種類や選び方まで詳しく解説！

2023/06/14

ECのミカタ編集部

「在庫があるのに多めに仕入れてしまった！」「在庫が沢山余ってしまった！」という経験を、ECサイトを運営している方は一度はあるのではないでしょうか。実は、商品管理システムを導入すればそのようなことが簡単に防げます。この記事では、商品管理を効率よく運営する方法やシステムを導入する際の選定のポイントまでご紹介するので、ミスやトラブルを失くし、商品管理の効率を上げたい担当者の方は必見です。

そもそも商品管理とは

そもそも、商品管理とは何を指すのでしょうか？商品管理とは、在庫管理を含む社内の物品を管理する業務を指します。例えば、製造業の場合は商品を構成する部品の納入から在庫の管理、取引先への納入までが商品管理と言え、小売業であれば商品の仕入れ、在庫管理、その管理状況から、顧客のニーズに対してどのようにして販売するのかというフローを意味します。商品管理の方法

商品管理の方法

一般的に、商品管理の方法には2つが挙げられます。

エクセルで管理する

1つめはエクセルで管理する方法です。エクセル上に商品の情報を入力し、その在庫や販売データの管理を行いながら売上の分析をしていきます。これらの作業をすべて手作業で入力するので、リアルタイムで更新していく必要があります。

エクセルは一般的にどの企業でも活用されているため、導入がしやすいというメリットがある反面、膨大な企業データを管理するとなると、動作が遅くなってしまったり、利用容量がデバイスによって決まってしまうというデメリットもあります。また、全て手作業で行うため、ヒューマンエラーが起こりやすいという課題も挙げられます。

商品管理システムで管理する

2つめは、商品管理システムで管理する方法です。エクセルのように、馴染みのあるツールではないので、導入時にコストがかかるのはデメリットですが、商品の登録や分析をエクセルのように手作業ではなく、自動で行うことができるので、人為的ミスが減りコストの削減に繋がります。また、複数の人が同じタイミングで作業をすることも可能なので、データの一元化が可能で管理がとても楽になります。

商品管理システムの機能

商品管理システムにはECには欠かせない販売管理、在庫管理、購買管理、在庫分析の4つの機能があります。

販売管理機能

販売管理機能は、見積もりから売上、受注管理や請求管理まで運用する機能です。他のシステムからのデータ取り込みも可能なため複数のECサイトを運用している場合でも情報の情報化が可能です。

在庫管理機能

在庫管理機能は入荷、出荷、在庫管理から棚卸しまで管理することが可能です。特に棚卸し機能は、データと現物の数が一致しているかどうかの確認を簡単に確認することが可能なので、業務コストを大幅に削減できます。

購買管理機能

発注の管理から仕入、債務管理まで運用する機能です。システム内で検索するだけで、債権回収漏れが確認できたりエクセルの限定的な情報検索機能ではなく、幅広い情報を簡単に確認ができるという優れた機能で日々の業務の効率化を目指せます。

在庫分析機能

在庫分析機能は、在庫の数量や動向を把握するための機能です。この機能を使うことで、在庫の状況をリアルタイムで確認し、需要の高まりや過剰な在庫を把握することができます。また、過去の売上データや予測データをもとに、将来の在庫需要を予測することも可能です。これにより効率的な在庫管理ができ、在庫不足や過剰在庫によるコストの削減に繋げることが可能となります。

商品管理システムのメリット

業務の効率・正確化を実現

商品管理システムを導入すると、商品名や商品コードでデータを管理するためのデータ呼び出しがすぐにできるので社内でのデータ共有が簡単になり、業務を効率的かつ正確に行うことができることがエクセルとの大きな違いです。

また関わる全ての部署にリアルタイムでデータが反映されるため、部署間の無駄な連携を防ぎ、経営の判断をスピーディーに行うことが可能になります。

コスト削減

特に食品や薬などの医療系の商品を扱う企業は賞味期限や使用期限の切れた在庫の処理コストが課題として挙げられますが、システムで正確に管理を行うことで、商品を余分に納品することや、在庫を余分に抱えることを防げるので、在庫を処分する際に必要なコストまで削減が可能になります。

さらに、情報更新の頻度が頻繁であればあるほど、エクセルでの管理は工数がかかり必要な人員も多くなりますが、システム化することでエクセルの入力等、これまで必要だった作業工程が短縮されます。

データが可視化され分析が可能

商品管理システムには、膨大な商品の管理データをインプットさせることができるため、登録された商品の在庫や売れ行きシーズンなどの分析が可能になり、ユーザのニーズを可視化することができます。

それにより、効果的な時期や場所に宣伝を行ったり、市場に戦略的な商品を展開することが出来るため、販売の機会を逃すことなく売上を促進することができるというメリットがあります。

属人化防止

システムを導入すると、商品管理業務の属人化を防止できます。システム化されていない商品管理の場合、担当者によって管理の方法が違うと属人化しやすくなります。さらにエクセル等での手入力では「注文したのに、数量が足りない」「入荷を忘れてしまい、売れ行きシーズンなのに、売り切れが続いてしまう」などのヒューマンエラーが起こりやすい運営になってしまいます。

システム化することによって、これまで手作業で行ってきた入力作業をバーコードの読み取りで行うので、担当者に依存せず、簡単に細かい入力のミス、在庫不足、請求漏れなどを防ぐことが可能です。

商品管理システムのデメリット

メリットだけでなく、デメリットも併せてご紹介します。

商品管理システムを導入する前にしっかりとデメリットを把握した上で導入を検討しましょう。

コストがかかる

導入時にシステムの購入費用や、カスタマイズ、導入作業などの初期コストが必要となります。また、システム導入後にそのシステムを運用する人員を捻出する必要があるので、人員コストと予算に負担を与えることになります。

さらに、エクセルのように、全社員が使い慣れているツールではないため、使い方やマニュアルの作成等の社員の教育コストも考慮する必要があります。

システム/カスタマイズの複雑さ

システムには様々な種類がありますが、その中でも企業や業種に併せてカスタマイズする必要があります。システム会社によっては、要望に応じた機能の追加が難しい場合があるので、自社の管理状況に合わせたシステムを選ぶことが必要となります。

また、機能によって金額に大きく差が出る可能性もあるので、何社か見積もりを上げて自社にあったシステムを導入することをオススメします。

データ精度の問題

最終的にデータ管理をするのは人間のため、従業員全員が正しい運用をすることが求められます。どこかでデータの入力が漏れていたりすると、正しいデータで運用ができずシステムの利用価値は下がってしまいます。このように商品情報の更新や自動化が行われない場合があるとデータの精度は落ちてしまうため、人間のミスを防ぐために適切なトレーニングや手順の整備、セキュリティ対策の徹底などが重要となります。

依存度の高さ

商品管理システムは、企業の運営フローに深く組み込まれるため、システムに対して依存性が高まります。例えば災害時の大型の停電で、出荷、入荷の管理が不可能になってしまったりする等の、システムのエラーや、運用に支障をきたす事象が発生した場合に業務が滞る可能性が大いにあります。日常的にバックアップを取得し、有事に備えて置く必要があります。

商品管理システムの種類・費用相場

商品管理システムの種類は大きく4つあり、各種類に併せてそれぞれ導入する際の費用相場をご紹介します。

オンプレミス型

オンプレス型の商品管理システムは自社内でサーバーを構築し、社内運用します。自社にあったセキュリティ対策が可能というメリットがあるので、気密性の高い情報を取り扱う企業やシステム管理を自社で行うことができる企業には、特におすすめの運用方法です。

一般的に数百万円以上の初期投資が必要とされており、運用にも年間数百万円以上が見込まれます。

クラウド型

クラウド型は、クラウド上のサーバーにデータを保存、処理するタイプのシステムです。ユーザーはウェブ上で、システムにアクセスし、サービス提供者が運用管理します。

初期費用無料で月額の運用コストが980円と非常に低コストで導入できるシステムもありますが、セキュリティはサービスの運営企業に依存します。

保守、メンテナンスまで委託したい企業、費用を抑えたい企業やテレワークなど環境に依存せず利用をしたい企業におすすめです。

パッケージソフト

パッケージソフトはあらかじめ開発されたソフトを購入し、導入するタイプのシステムです。開発済みのソフトなので標準的な機能のみ使用が可能で、企業に合わせたカスタマイズに制限があることを抑えておきましょう。

一方で約10万円程度で販売されており初期のコストは安く運用費用はかからないというメリットがあります。パッケージソフトは、標準的な機能やプロセスを備えており、導入が比較的簡単でコストを抑えられるため、小売業や製造業などの小規模や中規模の企業におすすめです。

オーダーメイドソフト

パッケージソフトに反して、オーダーメイドのシステムが、企業のニーズに併せてカスタマイズされたソフトウェアを開発するタイプのシステムです。開発には時間やコストがかかりますが、カスタマイズが柔軟に可能なシステムなので、企業にあった活用しやすいシステムを構築することが可能というメリットがあります。

初期の費用は開発費用で数百万円〜数千万円かかるといわれています。さらに運用費用は、カスタマイズ内容や保守範囲、運用の規模によって大幅に左右されます。

オーダーメイドソフトは、企業固有の業務プロセスや要件に合わせて開発されるため、ヘルスケア業界や大規模製造業などの企業や高度な業務プロセスの変更や拡張を必要とする企業にオススメです。

商品管理システムの選び方

課題に対する機能が搭載されているか

商品管理システムを比較する際に必要なのは、課題に対する機能が搭載されているかということです。例えば、商品の自動発注が必要な企業は、自動発注の機能があり、リアルタイムで在庫を把握できるシステムが必要です。

このように、企業によって必要なサービス内容や必要なカスタマイズが違うので、自社の課題を解決してくれるシステムを導入しましょう。

費用対効果がありそうか

商品管理システムを導入することで費用対効果が期待できるか、とても大切になります。費用対効果を明確に知るということは、導入してみないとわかりませんが、システムを導入する前の人件費、在庫削減、作業効率の向上などの効果を具体的に捻出することは可能です。導入後にどのコストがカットされることで、どういった効果が得られるのかを定量的に効果測定をしてみると良いでしょう。

サポート体制が充分か

商品管理システムを運用するにあたって、サポート体制が整っているかどうかは、とても重要です。システムのトラブルシューティングやバグ修正、アップデートの適用などの技術的なサポートをどの範囲まで受けられるのか、システムの保守や監視、定期的な保守管理が行われるのかなど、突然のトラブルや、機能の拡張が必要になった場合の対応のサポートをどの程度うけられるか把握しましょう。

導入前にサポート体制に関する実績や評判を調べたり、契約の内容や料金を明確に確認しておくとよいでしょう。

まとめ

今回は、商品管理システムを紹介しました。商品管理システムとは、在庫管理を含む物品管理の幅広い領域をシステム化し、業務を効率化できるサービスです。

商品管理システムの種類は、オンプレス型、クラウド型、パッケージソフト、オーダーメイドソフトの4つがあり、自社の課題解決に繋がるか、費用対効果はどのくらい得られそうか、サポート体制が充分かの4点をポイントに比較しましょう。

導入前の様々なコストは必要ですが、商品管理システムを導入して自社の業務効率化を図り、日々の業務の課題を解決し、企業の成長を狙うことができます。自社の商品管理業務の課題に合ったシステムを選択することが大切ですので、この記事を参考に最適なシステムを導入してみてください。