日々の店舗業務において、「業務効率化」は必須課題の1つ。それはコスト削減だけでなく、利益向上にもつながるため、店舗運営者としては継続的に取り組まなければならない課題です。しかし、膨大な業務のうち、どこから着手すればよいのか判断が難しいというのも現実ではないでしょうか。 今回は、店舗業務の効率化のカギとなる「オペレーション改善の三原則」と、それに連なる「情報機器の見直しポイント」についてご紹介します。

店舗の業務を効率化する「オペレーション改善の三原則」

業務効率化を図りやすい箇所はどこでしょうか。「日常的なオペレーション業務＝ルーチンワーク」はその一つです。 商品の仕入れから品出し、販売、補充までの役割分担毎の業務、日々のデータ入力や月次報告書作成、随時行うラベル発行作業などは、効率化を目指してルーチン化されていることが多いと思います。

しかし、ルーチンワークは、その作業自体が目的になってしまいがちで、改善という視点が生まれにくくなります。単なる“作業＝慣習”化してしまうと、いつの間にか現場の作業にそぐわなくなり、非効率を招く原因になることも…。業務効率化にとって、ときに仇となってしまうのです。

日常的なオペレーション業務の中に、改善点が潜んでいませんでしょうか？それを考える際にとても便利なシンプル発想法が「オペレーション改善の三原則：やめる・へらす・かえる」です。

●第一原則「やめる」…目的がぼやけている業務、わからない業務を「止める」こと。

日常業務の大半は、いつの間にか“作業＝慣習”化で行われてしまうことが多いものです。業務目的や期待効果を改めて問い、見直すことで「止めるべきオペレーション業務」が見つかるかもしれません。

例えば…
[毎日作成している書類][活用されていないデータの入力][ムダな会議]など

●第二原則「へらす」　…業務過多になっているルーチンワークを見つけて業務を「減らす」こと。

業務を見直した上で、完全に全てを止めることができなければ、次は部分的に止める＝「減らす」ことを検討します。回数、時間、数量など数値化できるオペレーション業務は、全て「減らす」対象にできます。

例えば…
[電話の頻度][毎週処理するデータ]など

●第三原則「かえる」　…「止める」「減らす」ことができない業務を「変える」こと。

オペレーションを変えることで、改善効果を得られる場合があります。順序を入れ替えたり、別のもので代替したり、集約したり、分散したりと、その方法はさまざまです。

例えば…
[ルール][担当者][担当店舗][物の置き場所]


以上のような三原則にのっとってオペレーションを見直すと、改善点が発見しやすくなります。「やめる・へらす・かえる」をぜひ繰り返し唱えて、実行してみてください。

オペレーション業務を支える情報機器も「三原則」で見直しを

店舗業務の効率化につながるのは、人のオペレーション業務だけではありません。店舗内やバックヤードには、大きな調理機器から、パソコン、複合機、ラベルプリンターなどの事務機器まで、多くの機器があります。人のオペレーション業務を支えるこれらの機器も、業務効率化のカギ。そして、情報機器の見直しにも「三原則」が役立ちます。

●情報機器の見直しポイントは…？

1) 使いやすいか？→使いにくい機器の使用を「やめる・へらす・かえる」
2）汎用性があるか？→汎用性のない機器の使用を「やめる・へらす・かえる」
3）大きさは？→設置や動線に支障がある機器の使用を「やめる・へらす・かえる」
etc…

たとえば、ラベルプリンターを見直す場合

・「作成できるラベルのレイアウトやサイズ、使用できる消耗品が限られている…」
→汎用性がない
自由なレイアウトで作成できるソフトウェアが付属していて、希望のサイズや形状の消耗品が使える…そんなラベルプリンターに「変える」ことを検討できそうですね。

・「店舗ごとに複雑で面倒な商品ラベルデータの登録作業があり、大変…」
→使いにくい
有線/無線LANでネットワークにつながり、本社の商品管理システムと連携できるラベルプリンターに「変える」。そして店舗での面倒なラベルデータの登録作業は止める、ということが検討できそうです。

普段使用する情報機器も、このようなポイントで見直せば、さまざまな改善点が見つかります。情報機器の場合、故障などのトラブルがない限りなかなか見直さないものですが、業務効率化を考える際に、機能や運用面をチェックされてはいかがでしょうか？