日々のルーチン作業は『オークファンロボ』でミスなく効率的に!

野中 真規子 [PR]

株式会社ワイビーエー
常務取締役 兼 モーターサイクルパーツ統括事業部 事業本部長
唯 孝 氏

株式会社オークファンの『オークファンロボ』は、受注処理や請求書処理などの単純作業をパソコン内のロボットに引き継いで実施できるRPAツール。
手軽に導入できるコストでありながら、社内の基幹システムにアクセスしたり、エクセルやメールなど複数のソフトを操作しながらの作業も可能なので、定型業務の人的なミスをなくし、より効率よく終わらせたい人はぜひ注目したい。
今回は導入事例として、バイク部品の販売サイト等を運営する株式会社ワイビーエーの唯孝氏に『オークファンロボ』によって改善されたことや、使いやすさ、コスト、サポート体制などについてお話を伺った。

オートバイ本体の販売からスタートし、部品、用品のPB商品をECでも急成長!

――株式会社ワイビーエー様の事業概要を教えてください。

オートバイ本体と部品を販売する会社で、創業して30年以上になります。
スタートはオートバイの販売店を始め、18年前にECでの販売を始めました。

バイクパーツセンター(株式会社ワイビーエー)千葉ロジッスティックセンター

最初は店舗での修理や交換で不要となった中古部品をヤフオク!で販売していましたが、思いのほか値段が高くついたため、同様の価格でPB商品を販売すれば売れるのでは?と言うことで販売する事になりました。まず最初に全国のバイク販売店への卸売りも開始。当時は卸しといえば、部品商の営業が販売店を回って売るのが一般的でしたが、弊社ではコストと手間を省くため、カタログを作って販売店に送付し、ファックスやネットで受注するスタイルをとりました。さらにヤフオク!での販売を皮切りに、自社サイト「バイクパーツセンター」、Yahoo!ショッピング、楽天市場、Amazonでの販売も始めました。

ちなみにAmazonは、当初バイクカテゴリはありませんでしたが、弊社のヤフオクでの実績を見ていただいた結果、バイクカテゴリの新設で先方から出店にお声がけいただいた経緯があります。Amazon出店から弊社の売り上げも年々3倍の勢いで伸び、現在パーツ事業部の販売の半分がAmazonとなっています。

企画、輸入、物流まで自社で行う中、システム化の課題が浮き彫りに

――『オークファンロボ』導入前には、どのような課題をお持ちでしたか。

弊社はPB商品の制作を中国、台湾、ベトナムの委託工場で行っていますが、企画から委託、販売までは自社で手掛けており、また輸入や倉庫業務も自社で行っています。
おかげさまで昨年はコロナ禍でもECの需要が伸び、またバイク需要増えた事により売り上げが伸び続け、近年では最高の売上となりましたが、出荷量増加に伴い人員が必要になりましたが、世の中が大きく変化した時だからこそ仕組みを変え効率化の必要性を強く感じていました。

話はさかのぼりますが、ECの立ち上げと同時に、棚卸しや出荷のための実在庫管理のみの販売管理システムを、さらに3年後にはECサイトから自動的にデータを吸い上げて、送り状を一気に出すシステムを導入し、5年ほどはやりくりしていましたが、8年目には1日の発送数が1日の発送数が1000件から4000件にまで伸び、限界を迎えてしまいました。

そこでオークファンさんのグループ会社であるスマートソーシングさんの『タテンポガイド』を導入。APIによる受注処理の自動化が可能となりました。ただその時に独自機能を入れるため、数千万円をかけてフルカスタマイズしていたのです。このため使い勝手は良かったのですが、保守と維持にかかる運用コストや人件費がかさむようになりました。
またタテンポガイド自体は進化していくのに、弊社のシステムだけが取り残される状態でした。

トライアル期間があることや、導入しやすいコストが決め手に

そこで昨年、オークファンさんに相談したところ、『タテンポガイド』の進化版である『タテンポガイドネクスト』に移行し、カスタマイズで補足していた機能をRPAを使って行う方法が、コスト的にも柔軟性でもベストだというご提案をいただきました。

RPAは、オークファンさんの『オークファンロボ』のほか、NTTの『Win Actor』や外資系企業の『Ui Path』も検討しましたが、『Win Actor』は1年契約で、月10万円でも120万円を一括で支払う必要があり、『Ui Path』は最低限の機能なら無料で使えるものの、専門知識や英語、ある程度のプログラミング技術が必要とわかり、いずれも弊社での導入は難しいと感じました。

オークファンさんの『オークファンロボ』は無料トライアル期間が1ヶ月あり、費用も月額払い。インストールしたら本環境と同様の使用ができるので、試してみることにし、効果を実感して継続、今に至っています。

無人でできることが増え、休日でも滞りなく業務が進むように

――具体的にどのような作業をRPAで行っているのですか。

「何月何日の何時に、何の作業をする」といったことを設定できるので、無人で対応できることが増えました。

たとえば『タテンポガイド』のフルカスタマイズ版から『タテンポガイドネクスト』に移行して、足りなくなったのは、ヤフオク!での評価に関する機能です。
ヤフオク!のお客様はこの評価を非常に重要視されていて、店側は評価すべき取引を見極めて、きちんと1対1で評価することが大切です。このため、まとまった時間に大量の評価を行うようなことも問題とされてしまいます。

そこで以前のフルカスタマイズ版では、決済が済んだ取引について、その後一週間後に自動的に評価する機能を実装していましたが、『タテンポガイドネクスト』に移行することで人力によるアナログ作業に戻ってしまったのです。1日の落札は500件ほどになることもあり、対応は難しい。そこで『オークファンロボ』を使い、1時間に10件ずつ評価を行えるようにしました。

また在庫更新や受注データの取り込みは、1日3回ほど人間がやっていましたが、担当の欠席や、作業にムラが出るなどの課題がありました。特に長期連休や土日は担当者も休んでいるため在庫が更新されず、受注が入っても『タテンポガイドネクスト』に連動せずに空売りしてしまうこともありました。そこで、『オークファンロボ』で60分に一回データ取り込みを行うなどの決まりを作り、休みの日もミスなく対応することが可能となりました。

RPAに「何月の何日にこの作業をする」と記録してしまうと、より早く作業を始めたい時など融通が聞かなくなるというイメージもあるかもしれませんが、「メールを受信したらこの作業をする」など行動に基づいた設定をしておくことで、都合に合わせた実施が可能となります。応用することで、本当にいろいろなことを『オークファンロボ』に任せることができると思います。

オークファンロボの資料を見る

会計処理やリスト作成などにかかる手間も大幅に削減!

『オークファンロボ』の、画面からデータを読み取り、テキスト化する機能も助かっています。PayPayからは会計データを落とせないのですが、画面上には映るので、『オークファンロボ』で読み取り、テキスト化することで処理の手間を大幅にカットできました。

記録ボタン押してから行った作業を覚えて実行してくれる、WEB記録機能も活用しています。たとえば画面上で決済情報を見る際、その月の20日まで詳細をみてから月の一覧に戻り、次に21日のところに行こうとしても、1日の部分に戻ってしまい、手動で21日の部分に移動するというしんどい作業がありましたが、『オークファンロボ』で順番通りに移動できるよう記録することで、作業がスムーズになり、8時間かけて行っていた作業が、15分に短縮できました。

またこれまではカタログを送るために、人間が情報誌を見たり検索したりしてリストを作っていたものを、『オークファンロボ』でネット検索から住所、電話番号のデータを取り、エクセルでリストに還元する作業を行えるようにもなり、作業時間が80時間ほど削減できています。

さらに各モールの画面上から特定商品のレビューを吸い上げ、それをエクセルに貼り付けることで商品ごとのレビュー一覧も作成。自社商品開発や業務の改善に役立てたり、競合のレビューデータを取ってマーケティングにつなげることが可能となりました。

単純作業の効率と正確性が格段にアップ! 社員は先を見据えた行動ができるように

――『オークファンロボ』を日々使用されてのご感想をお聞かせください。

弊社は現在の売り上げ規模で、受注処理担当者は3人。パーツ事業部の社員ほとんどは倉庫の入荷、出荷作業要員で、システム、データを全て自動連携している関係上、受注、営業などの内勤社員はほとんどおりません。そうした中で、CSVデータの取り込みなど、人間がやっている単純作業はほぼ『オークファンロボ』に任せられるため、効率と正確性が格段に上がりました。

これまで人間が必死で行なっていた業務を『オークファンロボ』がやってくれるので、どうしても手薄になってしまっていた管理業務を優秀な社員に行なってもらうなど、人間が先を読んだ業務に注力できるようになったことは大きな収穫でした。

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少人数で大きな利益を生み出したい企業の、頼れる戦力に

――『オークファンロボ』はどんなEC事業者さんにおすすめでしょうか。

EC事業は小規模でも大きな利益を生み出せることがメリットですが、『オークファンロボ』はまさにそうした少人数の企業を支える戦力となると思います。

特に現在一元管理ツールで管理していて、+αでデータを収集する仕組みが欲しいという企業で、カスタマイズまではしたくないという場合などにおすすめです。

ちなみにカスタマイズしてしまうと、たとえばA店舗からB店舗へは自動化できても、A店舗からC店舗へはカスタマイズがさらに必要となり、それに伴う膨大なコストや手間がかかります。RPAならコストをかけずに自分で変更できるようになります。

『オークファンロボ』は、専門知識がなくても、マニュアルや豊富なFAQ、無料のスクリプトなども充実しているので、学びながら活用していくうちに、どんどん応用が効くようになっていきます。月1回のサポートや、メールでの問い合わせもできるので安心です。

1ヶ月の無料トライアル期間でも、ある程度の結果は出せると思うので、その上で決済をとられるのもよいのではないでしょうか。

――最後に、オークファン様へのリクエストがあればお聞かせください。

RPAは、マニュアルも大事ですが、動かしてみないとわからないこともありますので、今後もRPAに関するサポートは引き続き強化していただきたいです。

オークファンさんのQAサイトには過去の事例や、サンプルロボットのスクリプトもあるので、ゼロから作るよりだいぶ楽にできて助かっています。お金を取ってもいいのでは?と思うほど役立っていますが(笑)、こうしたスクリプトをもっと増やしていただけるとありがたいですね。これからもよろしくお願いいたします。


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記者プロフィール

野中 真規子

ライター。著書(電子書籍)『片付けられない、という「思い込み」をなくして、今すぐ片付けるための本』(ハウスキーピング協会)が好評発売中。ECのミカタにおいては、ECサービスのお話から伝わる本質的なメッセージを受け取り、拡散することが歓びです。

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