受注代行とは？サービス内容や料金相場を解説

受注業務における課題解決の手段として受注代行に注目しているEC担当者もいるでしょう。

今回は、受注代行サービスに委託可能な業務内容や費用、メリット・デメリット、検討する際のポイントなどを紹介します。

自社の受注業務を見直して、受注代行サービスの導入を検討してみてください。

受注代行とは、受注に関する事務処理全般の代行サービス

受注代行とは、受注処理や顧客からの問い合わせ対応など、商品・サービスの受注に関する事務全般の代行業務を指します。

受注代行業務を活用することで「業務効率化」や「顧客満足度の向上」などが期待でき、ECサイト運営においては次のような課題を持つケースなどで有効に活用されています。

• EC事業の拡大に伴い、自社のリソースでは足りなくなった
• 受注処理業務の担当者が退職してしまった
• 少人数でECサイトを運営しているため、繁忙期に対応が追いつかない
• 新規出店や自社ショップの開店など、出店初期にオペレーションを安定させたい

受注代行サービスに委託できる業務

代行会社によって提供しているサービスの範囲はさまざまです。ここでは、受注代行サービスに委託可能な業務を「基本サービス」と「応用サービス」に分けて紹介します。

基本サービス

まずは、多くの代行会社が提供する基本サービスについて見ていきましょう。

受注管理・処理業務

受注業務とは、商品の注文受付から発送手続き処理を行うまでの作業を指します。出店しているショッピングモールやカートによって、注文の受付方法やポイントの承認方法などが異なります。多店舗展開している場合は、特に慎重な対応が必要です。

発送管理業務

発送管理業務は、商品発送に必要な出荷指示データの作成に加え、出荷後に顧客へ発送通知メールを送るなどの作業が該当します。発送管理業務を行う際には「物流倉庫」との連携が重要です。

応用サービス

近年では、上記で述べた基本サービス以外にも、対象業務を広げている代行会社が多く見られます。ここからはオプションプランとして提供されることも多い「応用サービス」を紹介します。

返品・交換管理業務

返品・交換管理業務とは、商品発送後の返品・交換依頼に応じる業務です。ECサイトでのショッピングでは、実際に現物を確認しないまま購入されるケースも多く、返品や交換を求める顧客も一定数見受けられます。返品の場合は、返金の手続きを行いますが、クレジット決済や代引きなど決済方法によって異なった対応が必要であることを知っておきましょう。

顧客対応業務

顧客対応業務とは、ECサイト利用者からの問い合わせに対する窓口業務です。カスタマーサポート業務と呼ぶこともあります。近年では受注業務・発送管理業務とつながりの深い「顧客対応」も、受注代行業務としてサポートしているケースが多いです。

入金管理業務

入金管理業務とは、振込の支払いに対する「消し込み作業」のことを指します。ECサイトでの主な決済方法にはクレジットカードや代引き、振込などが挙げられますが、入金管理業務は「振込で支払いが行われる場合」に限って必要な作業となります。着金確認後に出荷する手順となるため、確認漏れなどのトラブルがないようスムーズな対応が求められます。

在庫情報管理業務

在庫情報管理業務とは、在庫情報を正確に管理する業務です。在庫管理を疎かにしていると、売り越しや欠品が起き、運営上問題となってしまいます。物流部門が保有している在庫情報を、受注担当者が把握しECサイトに反映することでトラブルを避けられるようにしましょう。

商品情報管理業務

商品情報管理業務とは、ECサイトに商品の情報を反映する業務です。例えば、新商品販売時や商品リニューアル時などに、新たな商品登録作業が必要となるでしょう。多店舗出店している場合などは、それぞれの店舗での作業が必要となります。

受注代行サービスに委託する場合の料金相場

受注代行サービスを利用する場合は、毎月費用を支払うケースが多いです。費用の計算方法は主に2種類あり、「従量課金制」と「月額固定制」があります。

1つ目の「従量課金制」は、「扱った受注処理件数」または「売上高」によって最終支払金額が決められるのが一般的です。売上高を基準とする場合は、売上高の5～10％が費用相場です。

2つ目の「月額固定制」は、その名のとおり、毎月固定で一定の費用を支払う方法です。扱う件数による料金変動はなく、基本的な平均受注件数や商品タイプによって月額料金が設定されるケースが多いです。ECサイトのサービス内容や受注件数により異なりますが、毎月1～10万円程度が費用相場となります。

さらに、上記のタイプを組み合わせた「毎月の固定費に加えて、従量課金を支払う」というタイプも、近年代行サービスで多く見られる料金体系です。

自社ECの受注代行を委託する際に、どの料金形態が合っているのか、迷う方も少なくありません。

ECのミカタでは、そのようなEC担当者さまに向けて、お悩みに合った受注代行サービスを完全無料で紹介しています。受注代行サービスの委託を考えている場合は、お気軽にご相談ください。

受注代行サービスに委託するメリット・デメリット

受注代行サービスに委託することで、どのようなメリット・デメリットがあるのかを見ていきましょう。

受注代行サービスに委託するメリット

受注業務を受注代行サービスに委託することで、次のようなメリットがあります。

• 対応品質・スピードのアップが期待できる
• 人員の採用・管理の手間を省ける
• コア業務に集中できる
• 受注管理に必要なコストが明確になる

受注代行サービスは受注業務のノウハウを持ったプロであるため、高品質な対応が期待できます。

受注業務に自社の人員を割く必要がなくなるため、採用や管理の手間が省け、コア業務に集中することも可能です。また、受注業務を委託することでコストを「見える化」でき、経費管理が容易となることもメリットです。

受注代行サービスに委託するデメリット

一方で、受注代行サービスに委託する場合には次のようなデメリットもあります。

• 自社にノウハウが蓄積できない
• 自社対応に比べて柔軟性が低くなる
• 個人情報流出のリスクがある

いずれ自社で受注業務を内製したい場合には、受注業務のノウハウを蓄積できないことがデメリットとなります。

また、顧客からの問い合わせや依頼があった際、代行の場合は臨機応変な対応が難しいことも考えられます。

さらに、受注業務は個人の氏名や住所などの個人情報を扱うため、代行会社への依頼が情報流出のリスクを伴うことも理解しておきましょう。

EC・ネットショップ事業者が受注代行サービスを検討する時のポイント

数多くある受注代行サービスの中で、どのように代行会社を選べばよいのか悩むこともあるかもしれません。

ここでは、受注代行サービスを検討する時のポイントを紹介します。

費用対効果

代行会社の料金体系はさまざまです。代行費用が適正であるかは、現状の受注処理業務にかかっている工数や費用を把握し、費用対効果を検証することで明確になります。

見積もりを確認する際は、自社にとって不要なサービスが含まれていないかをチェックすることも忘れないようにしましょう。

自社商品に合わせた対応が可能か

代行会社には、それぞれ得意分野と不得意分野があります。自社のECサイトが1つのジャンルのみを取り扱っている場合は、そのジャンルが得意な代行会社を選ぶとよいでしょう。

しかし、「食品」や「アパレル」など複数ジャンルを取り扱っている場合には、代行会社がこれらのジャンルに対応可能かどうかを確認することが重要です。

業務範囲や対応スピード

受注代行会社が提供するサービスの範囲や対応スピードも、選定時の大きなポイントとなります。例えば、受注業務だけでなく、発送管理や顧客対応、返品処理など、自社が必要とする業務を幅広くカバーできるかを確認しましょう。

特に繁忙期や緊急時における対応能力は、サービスの質に直結するため重要です。

セキュリティ体制

受注業務では、顧客の個人情報や取引データを扱うため、セキュリティ体制の確認は欠かせません。代行会社が情報管理に関してどのような仕組みを導入しているか、また、情報漏洩やトラブル発生時の対応策が整備されているかを事前に調べる必要があります。

契約内容の透明性

契約を締結する際は、解約条件や契約期間の縛りなどが明確であるかを確認してください。特に、柔軟に契約内容を変更できるかどうかは、事業状況の変化に対応する上で重要です。

また、基本料金以外に追加料金が発生する可能性についても、事前にしっかり確認しておくことで、予期せぬトラブルを回避できます。

EC・ネットショップに強い受注代行サービスを探すなら、ECのミカタに相談するのがおすすめ

受注業務代行サービスを活用することで「業務効率化」や「顧客満足度の向上」などが期待できます。

代行会社によって委託可能な業務や得意分野は異なるため、費用対効果を検証し、最適な代行会社を選ぶことが重要です。

受注代行のサービス内容を把握し、自社で行っている受注業務を今一度見直してみてはいかがでしょうか。

「ECのミカタ」が運営するマッチングサービス では、ECサイトに特化したメディアを運営する専門コンシェルジュが、丁寧なヒアリングを行った上で、最適な受注代行サービスを提供する企業をご紹介します。

そのため、受注代行サービスに関する知識が全くなくても、マッチ度の高いパートナー企業と出会うことができます。

希望する会社が決定すれば、最短1営業日で企業との商談のセッティングを行います。商談日や商談方法だけでなく、断りの依頼もすべてコンシェルジュに任せることができるため、じっくり選定に時間をかけることが可能です。

ぜひECのミカタのサービスをご利用ください。