ECの現場で「従業員を増やしても仕事が早く終わらない」を改善する方法

ECの現場で「従業員を増やしても仕事が早く終わらない」を改善する方法

ご覧いただいている経営者や管理者の方々の中には、「いつまで経っても仕事が終わらない。だから、従業員を増やしたのに、結局長時間労働が当たり前になってしまっている。どうやって改善すればいいのか分からない...」と、将来に対する不安を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

私自身、以前は食品メーカーで実店舗の展開業務と同時に複数のECショップを運営していました。当時は、各ECショッピングモールごとに担当者を配置し、なんとか夕方のヤマト運輸の集荷に間に合わせるために必死で受注業務をこなしていました。

しかし、その結果として土日明けの月曜日は受注管理から荷造りまでの作業が追いつかず、受注や荷造り担当者が追い詰められる状況でした。そこで、業務改善を試みるために荷造りと出荷の担当者を増員しましたが、結局オペレーションの数は減らず、残業が続く日々でした。

この時点では、私もまだそれに気づいていませんでしたが、仕事が終わらない原因は「計画性の欠如」と「非効率な作業方法」にあったように思われます。

アナログな方法で出荷伝票をプリントアウトし、書類や大量のレターケースで出荷日の管理を行う方法、ランダムに受け取る顧客からの問い合わせメールへの対応、アナログな管理のために出荷ミスが発生し、クレーム対応に追われるなど、まだまだこの悪循環に苦しむECショップは多く存在していると思われます。

そして、政府が進めている「働き方改革」の一環として、長時間労働の是正が目標とされていることからも、現代の日本社会において長時間労働は深刻な問題となっています。

問題解決のために

ECの世界における「仕事が終わらない問題」を一気に解決できる方法が存在します。それは、「EC管理システム」や「一元管理システム」を導入することです。

これらのシステムを導入すると、受注から入金確認までの作業や出荷日の管理、顧客へのメール送信、伝票の印刷など、ECの業務を一括で管理することができます。

さらに最近では、注文情報を取り込んでから、入金確認や、出荷までのメール送信対応、出荷日の管理などの受注管理業務全般を一元管理システムが行い、出荷日に伝票を印刷するだけと、業務を自動化する事が出来ています。

また、楽天スーパーロジスティクスなどの外部倉庫と連携すれば、出荷作業さえも自動化できるのです。

今の一元管理システムを、私が運営していた当時のECショップに導入した場合を想定してみました。私のショップは受注管理スタッフが6名、荷造り梱包スタッフが14名の合計20人のチームで、1日平均500～700件、最大で1500件の出荷を行っていました。

そこで、私たちの最新の「助ネコ」EC管理システムを導入したと仮定すると、まず受注管理スタッフは1人または2人で十分に対応できるようになります。

さらに、朝の出社時に助ネコが自動的に受注管理を進めてくれるため、朝一番で出荷伝票の印刷ができます。そのため、出社直後から荷造り作業に取りかかることができます。

こうすることで、従来は手数で間に合わせていた梱包作業に時間の余裕が生まれ、14名の梱包スタッフではなく8～10名で対応できるようになるでしょう。

また、一部の回転率の高い利益の取りやすい定番商品などは楽天スーパーロジスティクスを利用し、出荷までを自動化すれば、さらに出荷スタッフの削減が可能です。このように、効率化を図る際には、現在の運用を見直すことが重要と思われます。

余談ですが、先ほども話しましたが、私は以前ECショップの運営経験があります。今はその経験を活かして、日々EC一元管理システムの普及に取り組んでいますが、現在の最新のEC一元管理システムの利便性を知り、私は再びECの世界に戻りたいと思っています。

この助ネコEC管理システムを使えば、１人でもショップ運営が可能ではないかと考え、現在ECモールへの出店の準備を進めています。