受注管理システムとは？機能や料金相場などの基礎を解説！

ECサイト運営において受注管理は重要な業務の一つです。特に自社での製品生産から販売までを管理している場合、生産と販売の連携がスムーズに行われなければ、業務の効率化や収益向上につながりません。

そこで、受注管理システムの導入をすることによって、効率よく受注管理の運用を行うことが可能になります。本記事では、受注管理システムとはどのようなシステムなのか、基礎知識や導入にあたって知っておきたい情報、料金相場などを解説します。

■目次

・受注管理の仕事内容は？
・受注管理の業務でよくある課題
・受注管理の方法は？
・受注管理システムとは？できるの機能の紹介
・受注管理システムの種類と料金相場
・受注管理システム導入によって実現できること

受注管理の仕事内容は？

受注管理の仕事内容は、顧客からの注文を受け、受注したデータを元に在庫や納期の管理、データ作成などを行います。どのようなフローがあるか具体的にご紹介します。

受注管理の業務フロー

受注内容の確認
顧客から注文が発生したら、まず注文内容を確認します。商品の種類、数量、価格、納期などの注文情報を記録します。

生産計画の立案
注文情報をもとに、必要な生産量、生産スケジュール、資材や人員の確保などを考慮し生産計画を立てます。

資材や部品の調達
生産に必要な資材や部品を調達します。在庫管理システムを活用して、必要な資材や部品の在庫数を把握し、不足している場合は発注をかけます。

生産の開始
必要な資材や部品が揃ったら、生産を開始します。生産ラインの稼働状況や生産進捗を確認しながら、計画通りに生産を進めます。

検品・梱包・出荷
生産が完了した商品について、品質検査を行います。品質に問題なければ商品を梱包し、出荷指示を出します。

請求書の発行
商品が出荷されたら請求書の金額や納期、支払い方法などを明確に記載し、請求書を顧客に発行します。

受注管理の業務でよくある課題

受注管理ではこのように複数の業務が関わっています。そのため手動で管理することによって下記のような課題がよく挙げられます。

受注ミス

受注管理において、データ入力ミスや在庫切れなどの問題が発生することがあります。数量や、商品番号、価格などに誤りがある場合や、注文先や配送先の情報が不足していることで起こり、これらのミスが発生すると商品の出荷が遅れたり顧客からのクレームが発生する可能性があります。特に、エクセルや紙で管理を行っている企業は、ヒューマンエラーが発生しやすいと言われています。

在庫管理の難しさ

商品のラインナップが多様化している場合、在庫管理が複雑になりがちです。例えば同じ商品でも色やサイズが異なる場合、在庫数を把握するだけでも、大変な作業となります。シーズン性のある商品の場合、時期によって在庫数を考慮する必要や、前年度の売れ行きを見て判断する必要があるので、売れ行きのデータを元に予測を立てるので管理作業に手間がかかります。

納期の調整

既製品の販売ではない業態では、納期の調整が必要となる場合があります。
生産ラインの稼働率や部品の調達状況など、様々な要因で納期に遅れが出る場合があるので、製品の納期を調整することが難しい場合があります。また、顧客の要望や急な変更などがあった場合にも、納期の調整が必要となります。

このような課題があることと、対面との販売と違いECは顧客に見えない部分が多く対応品質は課題となりがちなので、顧客に届くまでのフローを可能な配位で可視化する必要があることが重要であると言われています。

受注管理の方法は？

このように様々な課題を抱えている受注業務ですが、一般的にどのように受注管理を行っているのでしょうか。

エクセルで管理

一般的な方法として、エクセルのような表計算ソフトを利用しての管理が挙げられれます。エクセルは一般的なビジネスマンなら使用経験のある人が多いツールな上、追加のソフトウェアを購入する方法もなく、社内で導入しやすい特徴があります。しかし手作業での管理ではミスが発生しやすく、データを管理できる容量もデバイスに依存してしまうので大規模の運用や、長期での運用には向きません。

受注管理システム導入

エクセルの他にも、受注管理システムを導入する方法があります。受注管理システムは、オーダーマネジメントシステムを略してOMS(Order Management System)と呼ばれており、在庫管理、製造、発送、支払いなどの機能を包括的に管理することが可能なシステムです。

OMSは、ビジネスの規模やニーズに合わせて様々な種類のシステムが存在しており、カスタマイズ可能なシステムも多くあります。受注管理システムの導入によってデータ入力ミスの軽減や業務の効率化が可能になります。

そのためビジネスの効率性を向上させ、顧客サービスの質の向上やコスト削減も可能なので、エクセルで管理するよりもシステムを導入することがおすすめです。

受注管理システムとは？できる機能の紹介

では、受注管理システムにはどのような機能があり、どのような事が作業効率化させるのか詳しく紹介していきます。

出荷管理機能

受注管理システムには、受注した商品を正確かつ効率的に出荷することが可能になる出荷管理機能が搭載されています。詳しく説明すると、在庫管理情報と受注情報を紐付けて出荷に必要な情報を自動的に作成し、出荷する商品の種類や数量、出荷先の情報、配送業者の情報などを管理することができる機能です。

また、出荷情報を配送業者に自動的に送信し、出荷の進捗状況を確認することができるので、顧客にも出荷の進捗状況を通知することができ、クレームの回避の運用が可能です。

受注時のフローだけでなく、出荷管理機能によって請求書・納品書の作成が自動的に処理されたり、出荷データを基に配送業者の選定やコスト削減などの経営戦略に役立てられます。

在庫管理機能

在庫が過剰になると、倉庫スペースの無駄遣いになったり、試用期間や消費期限のある在庫には処理費用も必要となり経費が増加するリスクにも繋がりますが、在庫管理機能を使用することで、在庫数が不足している場合は自動的に発注依頼を行うことができるため、在庫切れを防止し、過剰在庫を避けることができます。
また、商品の販売状況を把握することができるので、商品の販売状況を把握することで、人気商品を把握し需要に応じた発注が可能になります。これにより、在庫のムダを防ぎ、顧客ニーズに合わせた商品の供給を実現できます。

見積もり機能

見積もり機能は、必要な原材料の種類や量、人件費、輸送費などを考慮した正確な見積もりの作成を自動で算出してくれます。この機能は製品やサービスの提供に必要なコストを算出し、顧客に提示することまでできるため、顧客に対して比較や検討のポイントを具体的に提示することが可能となります。その結果、営業業務の効率化にも役立てる事ができます。

また、見積もりに基づいた価格設定により、収益性の向上や受注率の向上にも繋がるので、見積もり機能は受注管理フローの他にも幅広く効果的な機能です。

受注管理システムの種類と料金相場

受注管理システムの料金相場は、導入方法によって異なり、システムの種類は大きく3種類に分類できます。料金がそれぞれ異なるので初期費用と導入費用に分けてご紹介していきます。

システムの種類

　
受注管理システムは、フルスクラッチ型、ハーフスクラッチ型、SaaS型(クラウド型)、の3つに大きく分類できます。

フルスクラッチ型
フルスクラッチ型の受注管理システムは、一からオリジナルのシステムを開発することを意味します。自社の業務に合わせた機能を持ったシステムを構築できるため、自由度が高く柔軟性があります。しかし、開発に必要な時間やコストがかかるため、中小企業などでは採用されることは少なくなっています。

1からオリジナルでシステムを開発するため、初期費用は数百万円から数億円にもなります。また、維持費用についてはインフラやサポート体制によって変動します。

ハーフスクラッチ型
ハーフスクラッチ型は、基本的なパッケージに加え、必要に応じて一部の機能を追加開発する形式のシステムです。既存のシステムにカスタマイズを加える形式で、開発時間やコストを抑えながら、自社の業務に合わせた機能を追加することができます。ただし、システムのバージョンアップなどにより、追加開発した機能が使えなくなる可能性があるため、メンテナンスには注意が必要です。

基本パッケージがある上、業務に合わせて一部の機能を追加開発するため、初期費用や運用費用は規模により異なります。

SaaS型(クラウド型)
SaaS型(クラウド型)は、基本的なパッケージの機能のみを利用し、必要に応じてプランのアップグレードやオプションの追加で機能を追加する形式のシステムです。
クラウドサービスを利用するため、システムの導入やメンテナンスにかかるコストが比較的低く、スケーラビリティに優れています。

また、セキュリティ面やバージョンアップのリスクなども管理してくれるため、運用管理にかかる負担も軽減されます。しかし、カスタマイズが難しいため、自社の業務に完全に合わせたシステムを構築することはできません。

基本パッケージの機能のみを利用し、初期費用は無料から始めることができます。また、維持費用については、月額980円〜と低価格で利用が可能です。

受注管理システム導入によって実現できること

業務効率の向上

受注管理システムは、社員の手作業を大幅に削減やヒューマンエラーのリスクを低減することが可能なことから、業務効率の向上が期待されます。業務プロセスを自動化することによって社員は生産性の高い業務に集中することができ、業務内容のスリム化を測ることが可能です。

顧客満足度の向上

業務プロセスを視える化できることが受注管理システムのメリットなので、受注から出荷までのスムーズな業務運営により正確な納期や品質の確保が可能になります。進捗状況や遅延状況などもリアルタイムで把握し、関わる顧客へすぐ周知させることができるので、顧客に対するサービスレベルを向上させることにも繋がります。

コスト削減

手作業によるデータの入力作業が減るため業務フローの削減が可能になる上、人件費の削減に繋がります。それだけでなく、手作業によるヒューマンエラーのリスクが低減される期待ができるので、誤発注や発送ミスが削減されたり、在庫の調整の自動化などで余分な在庫の調整や在庫処理費用の削減も可能です。

さらに受注管理に関するフローをWeb上で行うので、紙でやり取りをしている企業はペーパーレス化が可能になり、コストの削減が可能になります。業務を効率化させることで、大幅なコスト削減が見込まれます。

まとめ

今回は受注管理システムの基礎をご紹介しました。受注管理システムは、受注から出荷までの業務プロセスを自動化し、業務効率化や顧客満足度を高め、コスト削減につながる効果があります。

エクセルでの管理に比べ、正確な情報の共有や作業の自動化が可能であり、業務の効率化を目指すことができるので、効率的な受注管理を目指す企業は現状の課題に沿った受注システムを導入することをおすすめします。