出荷指示とは？ 基礎知識からトラブルを防ぐポイントを解説
ECサイトで注文をしてから商品が届くスピードが早いほど、顧客の満足度も上がり結果収益が上がる可能性は大いにあります。だからこそ、ECサイト運営において出荷指示のスムーズ化は重要です。この記事では受注後、倉庫に出荷指示をスピーディーに出し効率よく発送するための方法を解説します。
出荷指示とは
出荷指示とは、ECサイト上で受注したあと、商品を顧客へ届けるために出荷業務を行うよう現場へ出す指示を指します。受注した後に行う最初の業務であるため、重要な役割を担っています。
出荷業務の流れ
受注後の出荷業務の流れをおさらいしましょう。このような工程で出荷業務が行われます。
出荷指示書の作成
まず受注後は、出荷指示書の作成を行います。出荷指示書とは、受注内容を元に作成される書類で、受注した商品のした品目、型番、単価、数量が記載されており、ピッキングリストとも呼ばれています。現場は出荷指示書の内容に従って出荷業務を行い、倉庫内で商品のピッキングを行ったり、梱包や検品なども合わせて行います。
各書類の作成
出荷指示書以外の書類の作成も必要です。商品の数量、配送先の住所、送日時を記録し、商品が注文通りに送付されていることを証明するための納品書や、顧客が商品を無事に受け取ったことを証明する受領書 、代金授与を証明する領収書など受注後に必要な書類は複数あります。
出荷～納品
製品と各書類の準備が完了したら、顧客の元へ製品を納品します。手配した配送業者のトラックへピッキングを終えた製品を積み込み、指定の日時に届けます。発送手続を完了した後は顧客からの受領証返送をもって納品が完了です。
売上伝票の作成
製品の納入を終えたら、続けて売上伝票を作成します。返送された受領証または納品書の控えをもとに製品の単価や数量、売上金額、日時、納入先の名称や出荷番号などを記入し経理部門へと引き渡します。この時点で売上が正式に計上され、一連の出荷作業が完了します。
このように受注後は細かい工程を経て顧客へ商品を届けるので、最初の出荷指示が適切でスピーディーに行えるかが肝心となってきます。
トラブルを防ぐための出荷指示のポイント
適切な出荷指示を行うことで出荷業務を行う現場の混乱も防ぐことができ、スムーズな発送ができます。顧客満足度のクオリティを担保するため、トラブルを最小限に防ぐための出荷指示のポイントを解説します。
カテゴリーに分けた分類別の出荷指示を出す
日々大量の商品を扱い、出荷指示書をエクセルなどで作成している場合は人的ミスも起こりやすくなります。ミスを最小限に抑えるために、商品別や顧客別、納期別に分類をして出荷指示を出すなどの工夫ができます。またこのように細かく分類されていることによりピッキングを行う現場も効率よく業務を行えます。
余裕を持ったスケジュール管理を行う
商品を受注した後は、なるべく早めに出荷指示を出しましょう。早めの対応により後からスケジュール管理がしやすくなり、納期遅れを防ぐことにも繋がります。
部分出荷の対策
一度に複数商品を受注した場合、内容によっては先に一部の商品を先に出荷する場合もあります。管理システムを利用している場合、まだ発送未の商品が残っているにも関わらずシステム上は発送済のステータスに処理されてしまうこともあります。
システムの設定を見直したり、運用フローを構築し、全体で共有できる仕組み作りを整えることが大切です。
出荷指示を効率よく運用するためには
受注後、エクセルで出荷指示書を作成し、FAXで送っていますか？出荷管理業務でエクセルを使用する従来のやり方を採用する企業も多くありますが、最近では出荷管理システムを導入する企業も増えています。
先述したミスを防ぐことや、効率よく運用するためには受注〜発送を自動で対応するシステムを導入することで、生産性アップにも繋がるので「自社はまだエクセルで対応している」という方はシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
システムを導入するメリット
エクセルやスプレッドシートで行うと、都度入力に手間がかかったり人的ミスが発生しやすい状況になりますが、システムだとリアルタイムで常に最新の情報を照会でき、受注データを一元管理することができます。
そのため、在庫状況の確認や追加注文やキャンセルが発生した場合にすぐに対応ができます。またクラウドのシステムであれば、各部門や複数拠点で情報共有ができるため連携ミスや作業漏れを防止することにも繋がります。
おすすめの出荷指示システム
導入することで、効率よく出荷指示が行える人気のシステムをご紹介します。
ロジクラ
小規模の企業へもおすすめできるロジクラは、出荷業務の効率化が図れるシステムです。
PCだけではなくスマートフォンでも操作ができるので、どこにいても倉庫の担当者に出荷指示を出す事ができます。
また、いかに在庫を素早く探し出しピッキングするか、出荷する商品を間違いなく正しく届けるか、追跡番号などの記録をどのようにすれば工程の中で簡単に記録できるのかなど出荷業務全体のフローをスムーズにするためのシステム設計となっています。
ロジクラを活用したことで誤出荷が0になった実績もあります。
オープンロジ
引用：https://service.openlogi.com/
物流アウトソーシングプラットフォームを提供しているオープンロジは、入庫から在庫、出荷まで全てオンライン上で管理し、物流作業を自動化することが可能です。さらに在庫データは24時間で自動更新され、設定された在庫数を下回った際にアラートをあげて知らせてくれるので在庫管理の手間がかかりません。
また、梱包や発送のアウトーソーシングをするサービスもあるので一括して物流業務を任せることができます。
ZAICO
12万人以上の利用実績があるZAICOはなんと無料から利用することができるシステムです。
在庫データをリアルタイムで確認できるだけではなくスマートフォンやパソコンで複数人で操作できたり、クラウド会計ソフトのfreeeに仕入と納品をデータ連携ができるなど、低コストにも関わらず充実した機能が搭載されています。複数拠点を設けている企業から特に評判が良いシステムです。
アラジンオフィス
引用：https://aladdin-office.com/
低価格ながら高性能機能のアラジンオフィス。業種、業態別に対応した機能が搭載されており、幅広い業界からの導入実績があります。またカスタマイズ性にも優れており、自社の体制やフローに併せて改良が可能です。自社の在庫管理や棚卸作業も効率化を図れることが可能です。
まとめ
出荷指示を効率よく運用することで、ECサイトにおける全体の業務がスマートになり、より売上を伸ばすためのコア業務に専任できたり、発送スピードが上がることで顧客満足度も高めることができます。
まずは自社の現在のフローや体制を見直すことから始めましょう。改善できる部分があればシステムなどを導入し生産性を上げるための体制を構築していきましょう。
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ECのミカタ編集部
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