新型コロナウイルス感染症の影響で、外出自粛の流れが到来し、企業はテレワークに移行するようになった。しかし、BtoBの販売を行う事業者の多くは、テレワークを100％実現するのが難しい。なぜなら、「受注処理業務」「物流業務」「決済処理業務」を進めるにあたり、出社しなければならない状況にあるからだ。

では、BtoB販売の事業者が在宅勤務に移行するためには、どのように業務のあり方を変えるべきなのだろうか。株式会社Dai 鵜飼智史氏、株式会社ロジレス 足立直之氏、MF KESSAI株式会社 岡本創氏に話を伺うと「バックオフィス業務の自動化を進めるべき」と答えが返ってきた。

BtoB事業者がテレワークに移行できない理由とは？

ーー新型コロナウイルス感染症によって、BtoB販売の事業者の、バックヤード業務の進め方は変わりましたか？

Dai 鵜飼：弊社サービス「Bカート」のユーザー様にアンケートを取ったところ、新型コロナウイルス感染症（以下、コロナ）による外出自粛の流れを受け、約3分の2の事業者がなんらかのテレワークを実施していました。ただ、テレワークを100％実現するのは難しく、担当業務によっては出社しなければならないのが現状です。

Dai 鵜飼：テレワークができない理由のTOP3が、「自社拠点で行っている出荷業務がある」が48.57％、「注文がFAXで会社に届く」が34.29％、「請求書を紙で印刷して郵送している」が30.00％でした。

ロジレス 足立：確かに、1つ目の理由の「自社拠点で行っている出荷業務があるから、テレワークが実現しない」という話はよく聞きますね。BtoB販売の事業者は、自社で物流業務を担当しているパターンが多くあります。

なぜなら、BtoBには「A社の注文には、1個おまけをつける」「食品の注文を大ロットで受けたら、すべて同じ賞味期限でそろえなければならない」といった、人付き合いによる独自のルールがあるから。細かいルールをなかなか標準化できず、人力で運用する必要があるため、物流業務が自社から手離れしないのです。

そんななか、コロナの影響で、物流倉庫ではソーシャルディスタンスを保って作業することが求められるようになりました。自社で物流業務を行っている事業者からは、「人数が限られているため生産性が下がり、そのうえ配送料の値上げで打撃を受けている」と声が上がっています。

Dai 鵜飼：テレワークができない理由の2つ目、「注文がFAXで会社に届く」ことも根強い問題ですよね。弊社のクライアントで、スタッフ30名で年間10億円を売り上げる事業者様がいまして。注文をFAXで受け付けていたので、FAX処理担当として7名のスタッフが毎日出社しなければなりませんでした。物流に関しても、自社倉庫で持っている在庫の発送は、担当スタッフが毎日出社して作業していたと聞いています。

私が最近お話しした方も、FAXでの対応に悩まれていました。コロナ禍で、マスクを企画・製造して販売をスタートさせたところ、かなりの注文数があったそうです。ただ、FAXで注文が入っていたので、「数字を打ち込むときに人的ミスをしやすい」「手間がかかる」と嘆いておられました。

MF KESSAI 岡本：あるあるですよね。テレワークができない理由の3つ目、「請求書を紙で印刷して郵送している」パターンもよく見かけます。決済処理業務まわりをアナログで進めていることで、経理担当者はわざわざ出社しなければなりません。

しかし、世の中ではテレワークに移行している会社も多く、請求書を紙で送っても、開かれないケースが増えました。これから先、郵送するという概念自体が成り立たなくなってくると思います。

このように、BtoB販売の事業者のテレワークが思うように進まないなか、政府は企業に「社員のテレワーク率を70％にすること」を要請しています。つまり、事業者は「自社拠点での出荷業務」「注文がFAXで会社に届く」「請求書を紙で印刷して郵送している」といった課題を解決し、テレワークを実現させる環境を整えなければなりません。

ロジレス 足立：「いきなり課題が降ってきた」と感じる方もいるかもしれませんが、コロナによるテレワークの流れで浮き彫りになった課題は、いつかやらなければいけなかったこと。手を付けるべきタイミングが早まっただけです。

Dai 鵜飼：この状況に気づいている事業者は、すでに「EC化」と「バックヤード業務の自動化」に取り組み、業務のあり方を見直し始めています。そして、デジタル化に取り組む事業者をサポートするべく、私たち3社のサービスはAPI連携をおこないバックヤード業務の自動化を実現しています。

BtoBカート×決済×物流。API連携でバックヤード業務を自動化

ーー株式会社Daiが提供する、BtoBの受発注業務をEC化するクラウドサービス「Bカート」。MF KESSAI株式会社が提供する、BtoBの後払い決済・請求代行サービス「MF KESSAI」。株式会社ロジレスが提供する、受注業務・出荷業務・在庫管理を自動化する物流代行システム「LOGILESS」。この3社のサービスがAPI連携することにより、何が実現するのでしょうか？

Dai 鵜飼：バックヤード業務の自動化です。まず「Bカート」によって、FAXでの注文からECサイトでの注文にシフトさせられます。次に、受注するタイミングで自動的に「MF KESSAI」にデータ連携されるので、決済処理業務の完全なアウトソーシングが可能。未入金があっても、100％保証してもらえます。最後に「LOGILESS」ともデータ連携されるので、出荷指示が自動的に提携倉庫に流れ、配送までの物流業務を完全にアウトソーシングできるようになります。

API連携によって、事業者は手をかけることなく、勝手にバックヤード業務が進んでいくのです。

ロジレス 足立：物流に関していえば、先ほどお話しした通り、独自のルールが存在して配慮するべきことが多くあります。

そこで「LOGILESS」は、独自の業務フローを再現できる機能をつけています。「商品サイズで配送方法を自動的に変更する」「商品におまけをつける」といったさまざまな条件に応じた対応ができるので、複雑な受注処理をしなければならない事業者も、自動化を実現することが可能です。

MF KESSAI 岡本：テレワーク化を進めなければならないこの状況で、バックヤード業務の自動化についてお話しすると、驚かれる事業者様が多いですね。FAX注文やアナログな決済処理業務、物流業務の自社負担を一気に解決できるので、利便性に評価いただいています。

Dai 鵜飼：コロナが流行する前から業務改善に取り組まれている事業者はおられます。すでに3社のサービスを導入してバックヤード業務の自動化を実現している実績もあるので、安心してご利用いただくことができると思います。

クラウドサービスで初期費用と手間を抑え、まずはスモールスタートを！

ーー「バックヤード業務を自動化したいけれど、うまく回るか不安」と悩んでいるBtoB販売の事業者に向けて伝えたいことはありますか？

Dai 鵜飼：「いきなりシステム開発から始めるのではなく、まずはスモールスタートしてみてほしい」ということですね。私たちが提供しているクラウドサービスであれば、初期費用と月額料金を大幅に抑えられるうえ、トライアル期間中に実際の動作を確認することも可能です。

皆様の業務フローがきちんと運用できるか確認してもらえたら嬉しいですね。

ロジレス 足立：バックヤード業務の自動化を進める際、自社でシステムを作ろうとする事業者を見かけます。ただ、BtoBカート・決済・物流をシームレスに自動化するシステムを一から作ると、かなりの労力と費用がかかるし、そもそも実現困難なのが現状です。

そう考えると、すでにあるサービスを利用して、今抱える問題をいち早く解決する方向で進めていくのが、テレワーク時代に合っているのではないでしょうか。

MF KESSAI 岡本：近年の配送会社による配送料値上げの影響により、事業者の利益率が上がりにくくなりました。では、利益率を上げるために、事業者は何ができるのか。そう考えたときに重要なカギを握るのが、デジタル化だと思います。

消費者が物販に求めるのは、欲しいものがきちんと届くこと。つまり、商品という「実在するもの」に価値を感じるのです。そのため、商品のクオリティを保ちながら、注文や支払い、発送といった「情報のやり取り」をデジタルによって最適化することで、利益率を上げていく。バックヤード業務の自動化は、BtoB販売の事業者が、事業を存続・成長させていくための戦略のひとつだと思います。