DM発送代行とは？利用するメリット・デメリットや代行可能な種類と選び方のポイント

2021/12/19

ECのミカタ編集部

顧客へのDM発送業務を委託できる「DM発送代行」。EC運営を行う中で、顧客に対して商品やキャンペーン等を通知する際に用いるDMやカタログの発送業務を、代行業者に依頼したいと考える担当者もいるのではないだろうか。

今回は、DM発送代行の概要や委託できるDM発送業務の内容の他に、発送代行を利用するメリット・デメリット、代行が可能なDMの種類と料金相場などを紹介する。代行サービスを選ぶ際の参考にしてほしい。

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DM発送代行とは

「DM発送代行」とは、顧客に対してDM（ダイレクトメール）を送る際に必要となる、広告の印刷や封入作業、宛名のラベル貼り、最終的な発送といった作業の一部または全部を請け負うサービスのことだ。大量のDMを取り扱う企業の場合には、DM発送代行の活用を検討する場合もあるだろう。DM発送代行サービスを行う業者は複数あり、対応可能な部数や料金設定は業者ごとにそれぞれ異なる。そのため、発送までのスピードや対応の柔軟性といった、企業のニーズに応じた代行業者を選ぶことが重要だ。

委託できるDM発送業務の内容

DM発送代行では、「印刷」「保管」「封入」「発送」の4種類の業務を委託できる。それぞれの工程で、どのような業務を委託できるのか詳しく確認していこう。

印刷

印刷の工程では、DMの印刷はもちろんのこと、断裁や加工、製本といったさまざまな工程に対応しているサービスもある。中にはDM業務そのものを代行し、企画・デザイン構成から請け負うプランもあるため、必要に応じて検討するとよいだろう。また、DMの印刷以外にも、顧客の宛名シールの作成に対応していることも多い。

保管

保管業務は、定期的な発行対応が必要なDMを保管し、必要に応じて発送手続きを進めていくサービスだ。DM発送代業者の中には、保管業務に対応している場合もある。保管スペースが限られている、定期の発送までの業務をスムーズに行いたいといった要望がある場合に向いている。

封入

封入は、DMやカタログなどの印刷物を指定の封筒に封入・封緘し、宛名のラベルを貼る工程だ。紙の印刷物以外にも、オリジナル商品の「販促品」などを同封するために、手作業の封入作業に対応していることもある。

発送

DM発送代行業者の多くは、作成したDMをメール便等を利用して発送している。そのため、実際の発送業務は発送を請け負う業者にDMを引き渡すことろまでだ。その際に、郵便料金の割引を受けるための広告郵便申請に対応している業者もある。

DM発送代行を利用するメリット

DM発送代行を利用することで得られるメリットについて、詳しく確認していこう。

作業時間の削減と業務効率化

最も大きなメリットは、自社での工数削減と業務効率化だ。DM発行業務は、発行する部数が多いほど自社の人手や作業時間を必要とする。DMの発行業務に慣れていないスタッフが対応した場合、ミスが生じたり本来の業務が滞ったりする可能性もある。DMのノウハウを持った発送代行業者に委託することで、作業時間自体を削減できるため、本業に専念できる。また、迅速かつ正確に業務が進むため、結果的に業務効率化や新規顧客獲得につながるケースも考えられる。

依頼から発送までの対応が早い

代行業者によって依頼から発送までにかかる期間は異なるが、専用機器の利用により、「受付当日の配達可」といったスピードを売りにするサービスも存在する。多くの業者では、インターネットからの見積依頼に対応していることも、発送までスピード感のある対応が可能になる理由の1つだ。

DM発送を委託したいEC業者にとっても、複数の代行業者の見積もりを比較して、より自社のニーズに合ったサービスを判断できる。また、見積もりから依頼・発送までの全ての工程がインターネットで完結するため、余計な手間がかからないこともメリットと言えるだろう。

DM発送代行を利用するデメリット

便利な発送代行サービスだが、利用する上でのデメリットを押さえておくことも重要だ。どのようなデメリットがあるか、見ていこう。

コストの発生

DM発送代行を利用した場合、発送部数によっては必要以上のコストがかかるケースもあるため、注意が必要だ。発送代行を依頼する場合には、おおよその発送部数を確認した後、自社で対応した場合と代行業者に依頼した場合で、どちらがコストを抑えて対応できるのか、総合的に判断していく必要がある。依頼する業者に応じて、サービス内容や価格設定などが多岐に渡るため、複数の業者を比較して、より自社のニーズにマッチしたところを探していくことが不可欠だ。

個人情報流出の危険性

発送代行の依頼にあたり、顧客の個人情報を共有する必要があるため、情報漏えいのリスクが高まることも忘れてはならない。代行を検討する際は、情報漏えいが発生した場合、企業の信頼が損なわれ、多大な損失が生まれる可能性もあることを念頭に置いておくことが必要だ。個人情報の管理に重きを置いてサービス展開している業者を重要視することで、リスクを回避しやすくなるだろう。

代行が可能なDMの種類と料金相場

DM発送代行は、使用する素材や発行部数等に応じて料金が異なるのが一般的だ。手の込んだ加工が必要な場合や高価な素材を利用する場合にはコストが増す傾向にあるが、発送数が多いほど、1枚あたりのコストは抑えられる。一般的なDMの種類と主な利用シーン、料金相場は以下の通り。

ハガキ

ハガキは、シンプルな印刷で済むため最もコストを抑えて制作できる。情報を載せるスペースに限りがあるが、開封する手間がないため、受け取った相手が情報が確認しやすいといった、メリットもある。

＜料金相場＞
・1,000枚に対して、1枚約70円～
・10,000枚に対して、1枚約55円～
・30,000枚に対して、1枚約50円～

圧着ハガキ

圧着ハガキは、特殊な糊を使うことで紙面同士を貼り合わせて処理しているハガキのことで、2つ折り、もしくは3つ折りのタイプがある。顧客のプライバシーを守れる他、会員向けの特典やキャンペーン企画を掲載する場合に向いている。ハガキに比べ、多くの情報を掲載できるが、その分コストがかかる。

＜料金相場＞
・1,000枚に対して、1枚約90円～
・10,000枚に対して、1枚約60円～
・30,000枚に対して、1枚約55円～

レタータイプ

レタータイプは、封筒に複数枚のチラシを入れられるDMだ。情報量を多く掲載できる反面、開封率が下がるといったデメリットもある。ハガキに比べコストが高くなる傾向にあるため、新規顧客開拓ではなく、リピーター獲得を目的に効果的に利用したい。

＜料金相場＞
・1,000枚に対して、1枚約80円～
・10,000枚に対して、1枚約65円～
・30,000枚に対して、1枚約60円～

OPP封筒DM

OPP封筒DMは、透明や半透明の強度の高いフィルム状の封筒でカタログなどをそのまま送付できるDMだ。コストがかかる一方で、中身がある程度見えることで、受け取った相手が興味を引きやすく開封率を上げやすいというメリットもある。

＜料金相場＞
・1,000枚に対して、1枚約400円～
・10,000枚に対して、1枚約280円～

DM発送代行サービスを選ぶポイント

多様なDM発送代行業者が存在する中、選ぶ際にどのような視点を意識したらよいのだろうか。ここでは、発送代行サービスを選ぶときのポイントを紹介する。

費用

代行業者を比較する場合、「1枚いくらで対応してもらえるのか」という費用面は大切な比較ポイントだ。各代行業者の発送費用を比較するうえで意識したいことは「わかりやすさ」だ。料金設定の要素は、部数や配布エリア、代行業務（印刷や封入、宛名のラベル貼り）などさまさまである。どの工程にどのくらいのコストが発生するのかわかりやすく説明のある業者であれば、全体の見積もりだけではわからない、よりサービス内容を意識した依頼を実現しやすくなる。

発送証明や追跡調査の有無

費用をかけてDM発送代行を依頼しても、きちんと発送されていなければ意味がない。サービスを検討するときは、代行業者から運送業者へDMが渡された際に発行される「発送証明書」のコピーを送付してもらえるかを確認しておくことが重要だ。また、追跡調査が可能な代行業者であれば、配達できなかった場合などのトラブル回避にもつながりやすい。

個人情報の取り扱い

発送代行は顧客の住所や氏名といった個人情報を共有するため、依頼先の個人情報の取り扱いがどのようになっているのかチェックすることも、比較する上で重要だ。チェックする方法として「プライバシーマークを取得しているかどうか」を確認してもらいたい。プライバシーマークは個人情報の取り扱いに関して一定の基準を満たした法人のみが取得が可能なため、安全性の高い発送代行業者を検討する場合に役立つだろう。

まとめ

ECサイトのDM発送業務の効率化を図り、より良いサービスを提供するためには、DM発送代行を検討するのも1つの方法と言える。発送代行業者によって、サービス内容や料金設定が異なるため、委託したい業務に合ったプランがあるかを確認することが大切だ。追跡調査やプライバシーマークの有無などもポイントにしながら、自社に適したサービスを検討しよう。

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