電話注文をスムーズに！受注管理システムで業務効率アップする方法｜【助ネコブログ】

【業務効率化】電話注文における現状と課題を整理し、電話注文に対応したシステムの導入からメリットまで、幅広くご紹介します。

電話注文の現状と課題

電話注文の問題点

「オンライン注文」が当たり前になりつつある現在においても、電話注文は、高齢者の方や急ぎの注文などで、引き続き高い需要があります。

しかし、電話注文にはいくつかの課題があります。

■電話注文の課題
・注文内容の聞き間違いや記録のミスによる注文漏れや誤発送に繋げる
・電話中に在庫状況や顧客情報の確認を手作業で行うため、対応に時間がかかり、お客様を待たせてしまう
・電話注文を複数のスタッフで受ける場合、スタッフ間で情報が共有されていないと、引き継ぎミスや重複対応が起きてしまい、業務効率が下がってしまう

こうした課題を解決するためには、電話注文に対応した「受注管理システム」「在庫管理システム」の導入が効果的です。

もしかすると、「受注管理システムだけで良いのでは？」と思う方もいるかもしれませんが「在庫管理システム」も非常に重要です。

在庫管理システムが無いと、電話を受けながらの在庫情報の把握ができずに、電話対応中に注文キャンセルが起きたり、トラブルのリスクが高まってしまいます。

そこで、次に受注管理システムについての基本機能について詳しくご紹介し、電話注文の業務をどのように効率化できるか見ていきましょう！

受注管理システムとは？基本機能の紹介

受注管理システムとは？基本機能の紹介

そもそも、「受注管理システムとは何？」と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか？

受注管理システムは、電話やECサイト、実店舗など、様々なチャネルから入る注文を一元管理し、注文の受付～商品の出荷まで、受注処理の一連の流れを効率化するためのツールです。

主に、受注管理システムの機能は次のようなものがあります。

■注文入力・管理
電話やメール、ECサイトなど複数のチャネルからの注文情報を一元管理できます。
電話やメールであれば、注文者名やお届け先の情報、商品の情報などを、受注管理システムに入力して注文データを作成します。
ECサイト（モール・カート）からの注文であれば、API連携やCSV連携により、ECサイトから注文データを受注管理システムに自動で取り込むことができます。
そのため、手書きのメモや口頭での伝達ミスを減らすことができ、注文データの正確な管理ができるようになります。

■在庫連携
在庫管理システムも一緒に使う場合、注文データが取り込まれると同時に、商品の在庫数を自動で更新できます。
リアルタイムで在庫状況を把握できるため、欠品しているのに注文を受けてしまうというリスクを防ぎ、電話注文のお客様へ正確な情報を伝えられます。

■顧客情報の管理
顧客の基本情報や注文履歴をデータとして蓄積できるため、リピート注文時の特別対応やマーケティング施策に活用できます。

■出荷・配送管理
外部倉庫を利用している場合には、出荷指示を出すこともできます。
配送状況の追跡もできるので、発送ミスや遅延を早期に把握して適切な対処ができ、トラブルを未然に防ぐことにも役立ちます。

■レポート・分析機能
取り込まれた受注データを基にした「売上データ」をグラフや表で確認することができ、販売戦略の立案に活用できます。
特に電話注文に対応した受注管理システムは、操作性の高さが重要です。
電話中にすばやく注文内容が入力でき、同時に在庫状況を確認できるようなシステムがベストです。
また、複数のスタッフ間で情報を共有できるような仕組みがあると、スムーズな引き継ぎができたり、対応漏れを防ぐことができます。
受注管理システムは電話注文の課題を解決し、効率的な受注業務を実現するために欠かせない存在です。

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