はやめに考えておきたい一元管理導入のタイミングとは？

株式会社スマートソーシング タテンポガイド事業部 サービス推進グループ マネージャー 岡野 康子氏

ECサイトや事業の規模が大きくなるにつれて、運用担当者の業務負担も大きくなっていく。商品登録や受注管理、在庫管理、配送管理、顧客管理……これら一つ一つを手作業で行っていたら、かなり手間だ。ECサイトを複数展開するなら、さらに負担がかかってしまう。

もし、担当者を悩ませる多くの作業を、ひとつの管理画面で行えるとしたら。
もし、手作業でしていた業務を、できる限り自動化できるなら。

そんな業務効率化を叶えてくれるのが、一元管理ツールだ。しかし一元管理ツールは、どんなタイミングで導入するべきなのだろうか？ 導入することで、何ができるようになるのか？ 同サービスを提供する株式会社スマートソーシングのタテンポガイド事業部 サービス推進グループ マネージャー、岡野康子氏に話を伺った。

未来を見据えて、できるだけ早めに。一元管理ツールを導入するべきタイミングとは？

EC事業者のバックヤード業務は、商品登録やキャンペーン対応のためのページ差し替え、受注処理、在庫管理、発送指示など多岐にわたる。売上や事業規模が大きくなると、その分担当者の手間も増えていく。

現実問題、「とにかく目の前の作業をこなさなければ」とルーティン作業に必死になっているEC事業者が多い。売上を伸ばす施策を考えるのは、二の次になってしまうのだ。そんななか、いつ一元管理ツールを導入するべきなのか、判断するのが難しいだろう。

導入のタイミングについて、岡野氏はこう話す。

「一元管理ツールを導入するべきなのは『受注件数が増えてきたタイミング』です。月の注文数が100~200を超えてくると、一元管理ツールの導入を考え始める事業者さまが多いですね。

また、『ECサイトを複数展開するタイミング』も導入する良い機会といえるでしょう。モールや独自ドメインの店舗をいくつか展開すると、それぞれ別の管理画面で作業をしなければなりません。在庫や商品も、店舗ごとの管理画面にログインし、各ECサイトごとに登録しなければならないのです」

「受注件数が増えてきたタイミング」「ECサイトを複数展開する（している）タイミング」は、ツール導入のわかりやすい指標だ。ただ、ECサイトを成長させる未来を見据えているのなら、できるだけ早めに備えておくのが大切だと言う。

「一元管理ツールは、利用できる機能が多いため、事業規模が小さいうちは必ずしもすべての機能を使いこなす必要はないかと思います。『一部機能しか使わないから、今は一元管理ツールではなく、在庫管理だけできるツールを導入しよう』と考えるEC事業者さまも多いでしょう。

しかし、いずれ成長したら、さまざまなバックヤード業務を効率化する一元管理ツールを必要とするときが来るはず。『今まで使っていた在庫管理ツールから乗り換えて、新しく一元管理ツールを導入しよう』となると、切り替え作業が手間になってしまうのです。

結局は、一元管理ツールを使う可能性が高い。それなら、早いうちから導入しておいて、成長に合わせて使う機能を増やしていくほうがラクです」

そして、岡野氏は続ける。

「一度、ツールの管理画面に商品などの情報を登録しておけば、そのデータをもとに各ECサイトへ展開していけます。つまり、新規出店における業務の手間が減り、ECサイトを複数展開するハードルが低くなる。一元管理ツールは、スピーディに成長していくサポートもしてくれます」

サービスによって特徴はさまざま！ 一元管理ツールの選び方

一元管理ツールとは、その名の通り、ECサイト運営における業務を“一元”して“管理”できるツールだ。複数店舗で発生するさまざまなバックヤード業務を、ツールの管理画面でまとめて処理できるため、作業の効率化を叶えてくれる。

そうはいっても、サービスごとに使える機能は違う。では、一般的な一元管理ツールは、どこからどこまで対応可能なのだろうか？

「一般的な一元管理ツールには、受注管理・在庫管理・商品管理の機能が備わっています。あとは、各サービスによって追加機能がある場合もあります。

弊社が提供する『タテンポガイドネクスト』は、受注管理・商品管理・在庫管理・顧客管理・入金管理・配送管理・発注管理・仕入れ管理・集計分析の9つの機能がそろっています」

サービスによって特徴が異なる一元管理ツール。導入しようと思ったとき、どのようなツールを選べば良いのだろうか。

「弊社も一元管理ツールを提供していますが、自社の状況や普段の運用に合わせて、一番適しているツールを導入するべきです。

弊社サービスを例に挙げると、対応しているモールや独自ドメイン店舗が多いため、ECサイトをいくつも展開している事業者さまと相性が良い傾向があります。API機能が付いていないECサイトからも自動的に受注データを取り込めるので、そういったECサイトを利用しているEC事業者様にも喜んでいただいてますね。

『普段の運用で困っているポイント』『多店舗展開など、現在の状況や今後の戦略』を洗い出してみて、条件を満たせるようなツールを導入するのがベストでしょう」

「タテンポガイドネクスト」が選ばれるポイント！ “変換テンプレート”で商品登録を効率化

前章でも触れたように、一般的な一元管理ツールと比べて多くの機能を提供している「タテンポガイドネクスト」。電化製品を扱う事業者や、車のパーツを扱う事業者、アパレルや小物を扱う事業者など、導入ECサイトのジャンルはさまざまだ。規模も、大手企業から中小企業、個人事業主まで幅広い。

そんな「タテンポガイドネクスト」、選ばれるポイントはどこにあるのだろうか？

「弊社サービスの強みは、商品登録の手軽さです。商品データと画像を基に変換テンプレートを適用することで、各ECサイト用のデータを作成し、且つ一括で各ECサイトへ反映させることができます。

例えば、ひとつの商品データを登録するのに各店舗で5分かけていたら、5店舗で合計25分かかります。しかし、『タテンポガイドネクスト』の“変換テンプレート”を使えば、かかるのは5分程度。効率化で業務に余裕がでるため、売上アップの戦略立てに時間を使えるようになります」

また、導入のためのサポートが手厚いのもポイントだと、岡野氏は話す。

「無料アカウントを発行していただいたら、チャットツールでデモ画面を見せながら、EC事業者の運用に合わせた機能のご説明を1時間ほどしています。せっかく利用していただくなら、隅々まで使って効果を実感していただきたいので。頭で理解するのと、実際に機能をものにするのとでは違います。なので、わからないことが出てきたら、気軽にご連絡いただきたいですね」

販売管理費が28％下がった事例も！ 最適なプランで事業拡大を

中古アパレル関連のECサイトでは、導入してから販売管理費が28％下がったのだそう。車やバイクのパーツを販売するECサイトからは、毎日約2時間～3時間の業務短縮に成功したという声も挙がっている。

実際に導入しようと思ったら、基本的には「ライトプラン」「スタンダードプラン」「プロフェッショナルプラン」の3つがある。一番手軽な「ライトプラン」は月額39,800円だが、その他に、EC事業者と相談しながら作り上げる「オリジナルプラン」も。

最後に、岡野氏は「基本プラン以外にも、お客様に合わせた最適なプランを組ませていただくので、まずはご相談していただけたらと思います。今後は、今ある機能をブラッシュアップしながら、さらなる自動化を実現していくつもりです。弊社のサービスを通して、EC事業者さまの事業拡大をサポートできたら、これほどうれしいことはありません」と締めくくった。